Nowe uprawnienie dla rodziców – uzupełniający urlop macierzyński od 19 marca 2025 r.

Posted on by Kancelaria

Od 19 marca 2025 r. wchodzi w życie nowy rodzaj urlopu dla rodziców dzieci wymagających dłuższej hospitalizacji po narodzinach – uzupełniający urlop macierzyński. Uprawnienie to zostanie dodane do Kodeksu pracy na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2024 r., poz. 1871), a uregulowane będzie w nowym przepisie art. 1802 KP. Ma ono na celu wyrównanie czasu spędzanego z dzieckiem przez rodziców, niezależnie od stanu zdrowia noworodka.

Kto skorzysta z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego?

Uprawnienia to przysługuje nie tylko matce czy ojcu dziecka, ale także rodzicom adopcyjnym i zastępczym, pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów dotyczących daty porodu oraz masy urodzeniowej dziecka. W przeciwieństwie do urlopu rodzicielskiego, uzupełniający urlop macierzyński udzielany jest w jednej części, bez możliwości jego podziału między rodziców.

Uzupełniający urlop macierzyński będzie przysługiwał pracownikom, których dzieci:

  1. urodziły się przed 28. tygodniem ciąży lub z masą poniżej 1000 g:
  • tydzień dodatkowego urlopu za każdy tydzień pobytu w szpitalu
  • maksymalnie 15 tygodni

2. urodziły się między 28. a 37. tygodniem ciąży z masą powyżej 1000 g:

  • tydzień dodatkowego urlopu za każdy tydzień hospitalizacji
  • maksymalnie 8 tygodni

3. urodziły się po 37. tygodniu ciąży, jeśli hospitalizacja trwała min. 2 dni (od 5. do 28. dnia życia):

  • tydzień dodatkowego urlopu za każdy tydzień hospitalizacji
  • maksymalnie 8 tygodni

W przypadku urodzenia więcej niż jednego dziecka przy jednym porodzie, przy ustalaniu wymiaru uzupełniającego urlopu macierzyńskiego należy uwzględnić wagę dziecka o najniższej masie urodzeniowej oraz okres pobytu w szpitalu dziecka najdłużej hospitalizowanego. Niepełny tydzień pobytu w szpitalu zaokrągla się w górę do pełnego tygodnia. Przy udzielaniu uzupełniającego urlopu macierzyńskiego tydzień odpowiada 7 dniom kalendarzowym. Za okres korzystania z nowego urlopu przysługuje prawo do zasiłku macierzyńskiego w wysokości 100% podstawy wymiaru zasiłku – ten okres nie jest uwzględniany w tzw. deklaracji zasiłkowej i nie może być naliczany w wysokości 81,5% podstawy wymiaru zasiłku.

Jak skorzystać z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego?

Aby skorzystać z uzupełniającego urlopu, pracownik musi złożyć wniosek w formie papierowej lub elektronicznej nie później niż 21 dni przed zakończeniem podstawowego urlopu macierzyńskiego. We wniosku należy wskazać datę zakończenia dotychczasowego urlopu oraz określić liczbę tygodni, na jakie ma być udzielony urlop uzupełniający. Pracodawca nie może odmówić jego udzielenia.

Do wniosku należy dołączyć:

  • zaświadczenie ze szpitala o tygodniu ciąży, masie urodzeniowej i okresie hospitalizacji,
  • oświadczenie o braku zamiaru korzystania z urlopu przez drugiego rodzica.

W przypadku niewykorzystania urlopu uzupełniającego bezpośrednio po podstawowym urlopie macierzyńskim uprawnienie to przepada – nie będzie możliwości wykorzystania go w innym, późniejszym terminie.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej

Nowe przepisy wpłyną również na dokumentację pracowniczą i system zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych. Wniosek o uzupełniający urlop macierzyński będzie przechowywany w aktach osobowych (część B), a w zgłoszeniach do ZUS pojawią się nowe kody: 341 (zasiłek macierzyński za okres uzupełniającego urlopu) i 342 (wyrównanie zasiłku).

Przepisy przejściowe

Rodzice dzieci urodzonych przed 19 marca 2025 r. także będą mogli skorzystać z nowego urlopu, jeśli w dniu wejścia w życie ustawy będą przebywali na urlopie macierzyńskim lub urlopie na warunkach macierzyńskiego. W ich przypadku wniosek musi być złożony najpóźniej w ostatnim dniu podstawowego urlopu macierzyńskiego, co oznacza, że już w wypłatach za marzec 2025 r. może pojawić się konieczność rozliczenia nowej absencji. Nowe przepisy nie obejmą jednak osób, które w tym dniu będą już na urlopie rodzicielskim.

Podsumowanie

Nowe przepisy wprowadzają istotne zmiany dla pracodawców, wymagając dostosowania polityki kadrowej do nowych uprawnień rodziców. Warto już teraz przeanalizować wpływ tych zmian na zarządzanie zespołem, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie firmy oraz spełnić nowe wymogi prawne przy jednoczesnym wsparciu pracowników w wyjątkowych sytuacjach życiowych.

Racjonalizacja zatrudnienia jako przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie stosunku pracy

Posted on by Kancelaria

Prowadzenie racjonalnej polityki kadrowej jest jedną z podstawowych i niepodważalnych prerogatyw pracodawcy. Jej realizacja polega na zatrudnianiu i zwalnianiu pracowników w oparciu o obrane przez pracodawcę cele gospodarcze czy organizacyjne. W tym wymiarze wypowiedzenie stosunku pracy stanowi podstawowy środek polityki kadrowej służący racjonalizacji zatrudnienia. Jak wskazuje Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 9 maja 2024 r. (II PSKP 67/23), pracodawca racjonalizując zatrudnienie może oceniać pracowników pod względem efektywności, rentowności czy wpływu ich pracy na atmosferę w pracy, a założenie, że nowy pracownik wykona daną pracę lepiej od dotychczasowego może być wskazany jako przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie. Warto przyjrzeć się ww. orzeczeniu i odtworzyć wskazane przez Sąd Najwyższy ramy, w jakich racjonalizacja zatrudnienia może stanowić przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie definitywne lub zmieniające.

Czym jest racjonalizacja zatrudnienia?

Racjonalizacja zatrudnienia jest jednym z podstawowych narzędzi służących przedsiębiorcy do efektywnego zarządzania zakładem pracy. Racjonalizując zatrudnienie pracodawca optymalizuje strukturę zatrudnienia poprzez dobór pracowników dających najlepszą gwarancję efektywności pracy. Racjonalna polityka kadrowa polega na wyborze pracowników, których kompetencje i potencjał odzwierciedlają aktualne potrzeby firmy.

Co oczywiste, nie zawsze racjonalizacja zatrudnienia możliwa jest do realizacji przy wykorzystaniu dotychczasowej kadry. Warto pamiętać, że równie istotnym elementem racjonalizacji zatrudnienia jest „negatywna” polityka kadrowa, która zazwyczaj wykonywana będzie poprzez identyfikację nieefektywnych pracowników lub niepotrzebnych stanowisk pracy.

Skupiając się natomiast na prawie pracy, nie powinien również umknąć naszej uwadze fakt, że racjonalizacja zatrudnienia jest w istocie jedną z zasadniczych prerogatyw organizacyjnych każdego pracodawcy. Jak wskazuje sam Sąd Najwyższy, pracodawca ma prawo do prowadzenia polityki kadrowej dostosowanej do faktycznych potrzeb przedsiębiorstwa. 

Racjonalizacja jako przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie stosunku pracy

Jak trafnie zauważa sam Sąd Najwyższy, wypowiedzenie stosunku pracy „jest zwykłym środkiem polityki kadrowej będącym jedynie instrumentem osiągania celów założonych przez pracodawcę” (II PSKP 67/23). Z tego względu przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie stosunku pracy nie musi być szczególnego charakteru. Istotne jest jedynie to by była ona faktyczna, konkretna i zrozumiała dla pracownika.

Przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie stosunku pracy może być również racjonalizacja zatrudnienia. Co istotne, w ocenie Sądu Najwyższego (II PSKP 67/23), przy rozwiązywaniu stosunku pracy z powodu racjonalizacji zatrudnienia pracodawca ma m.in. prawo do:

  1. „porównywania pracowników przez pryzmat wykonywanej przez nich pracy”;
  2. wypowiedzenia stosunku pracy pracownikowi, „w sytuacji., w której (chociażby z przyczyn niezawinionych) nie osiąga wyników osiągających standard, jaki reprezentuje inny pracownik” czy 
  3. „przyjęcia […], że nowy pracownik wykona lepiej te same obowiązki, których standard wykonywania przez zatrudnionego już pracownika” nie jest satysfakcjonujący.

Kryteria i przyczyny racjonalizacji zatrudnienia

Możliwość powołania się przez pracodawcę na racjonalizację zatrudnienia jako przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie stosunku pracy nie jest jednoznaczna z przyzwoleniem na arbitralne i uznaniowe decyzje kadrowe.

Z omawianego orzeczenia wynika bowiem, że pracodawca wypowiadając stosunek pracy z powodu racjonalizacji zatrudnienia, w celu spełnienia obowiązku wskazania faktycznej, konkretnej i zrozumiałej dla pracownika przyczyny, w piśmie zawierającym oświadczenie woli o wypowiedzeniu stosunku pracy powinien wyjaśnić pracownikowi motywy racjonalizacji zatrudnienia oraz kryteria, w oparciu o które podjęto decyzje o zwolnieniu konkretnego pracownika.

Jak wskazuje Sąd Najwyższy, pracodawca kierując się racjonalizacją zatrudnienia przy wypowiadaniu stosunku pracy może powołać się na założenie, że nowy pracownik zatrudniany w miejsce dotychczasowego będzie w bardziej efektywny w realizacji powierzonych obowiązków. Naturalnie w takim przypadku założenie, którym kieruje się pracodawca powinno mieć charakter umotywowany konkretnymi okolicznościami (np. lepszymi wynikami, kwalifikacjami i doświadczeniem nowego pracownika).

Pracodawca może również porównywać pracowników pod względem efektywności ich pracy i prowadzić politykę kadrową w oparciu o kryterium wpływu poszczególnych pracowników na rentowność, efektywność, funkcjonalność czy nawet atmosferę w miejscu pracy.

Zdaniem Sądu Najwyższego, racjonalizacja zatrudnienia niekoniecznie musi zawsze wiązać się z wdrożeniem kompleksowych zmian w strukturze zatrudnienia. W ocenie Sądu Najwyższego, także w przypadku jednostkowej decyzji kadrowej racjonalizacja zatrudnienia może stać się przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie stosunku pracy, „jeśli okoliczności sprawy dają podstawę do założenia, że wymiana taka poprawi funkcjonalność pracodawcy, efektywność czy rentowność, czy choćby tylko atmosferę pracy, które pośredni może przekładać się na wynik ekonomiczny”. Incydentalny charakter racjonalizacji zatrudnienia zazwyczaj przynosi wymierne skutki w przypadku zmian w ramach kadry kierowniczej, której odpowiedny dobór w bezpośredni sposób przekłada się na efektywność przedsiębiorstwa.

Warunki formalne

Nie ulega wątpliwości, że racjonalizacja zatrudnienia nie może być wykorzystywana przez pracodawców do uzasadniania arbitralnych decyzji. W dalszym ciągu należy mieć na uwadze, że przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie stosunku pracy musi być faktyczna i konkretna oraz opisana w sposób zrozumiały dla zwalnianego pracownika.

W piśmie wypowiadającym stosunek pracy z powodu racjonalizacji zatrudnienia pracodawca powinien w wyraźny sposób wskazać:

  • okoliczności, które uzasadniły podjęcie działań racjonalizatorskich;
  • potrzeby i cele przedsiębiorstwa, które powodują konieczność racjonalizacji zatrudnienia;
  • fakty i kryteria, ze względu na które stosunek pracy danego pracownika został objęty racjonalizacją zatrudnienia.

Warto również pamiętać, że w przypadku, w którym racjonalizacja zatrudnienia bazować będzie na przyczynach niedotyczących danego pracownika (tj. gdy nie będzie się wiązała np. z negatywną oceną efektywności pracy) istnieje ryzyko, że konieczne stanie się zachowanie reżimu ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Wnioski dla pracodawców

  • Racjonalizacja zatrudnienia może stanowić dostateczną przyczynę wypowiedzenia stosunku pracy także w przypadku incydentalnych decyzji kadrowych.
  • Pracodawca ma prawo porównywać pracowników pod względem efektywności ich pracy oraz wpływu na funkcjonalność zakładu pracy i przedsiębiorstwa.
  • Pracodawca ma prawo wymieniać pracowników kierując się uzasadnionym założeniem, że nowa kadra będzie w bardziej efektywny sposób realizowała powierzone obowiązki.
  • Racjonalizacja zatrudnienia nie pozwala pracodawcy na prowadzenie arbitralnej polityki kadrowej.
  • Racjonalizacja zatrudnienia jako przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie stosunku pracy powinna stanowić faktyczną i konkretną przyczynę uzasadniającą zwolnienie.
  • Pracodawca w piśmie uzasadniającym wypowiedzenie stosunku pracy racjonalizacją zatrudnienia powinien wskazać konkretne okoliczności i kryteria, w oparciu o które racjonalizacja zatrudnienia stała się konieczna i obejmuje danego pracownika.
  • Racjonalizacja zatrudnienia może stanowić również przyczynę uzasadniająca wypowiedzenie zmieniające. 

    Znamy program kontroli PIP na 2025 rok

    Posted on by Kancelaria

    Na początku grudnia Główny Inspektor Pracy Marcin Stanecki przedstawił program działania Państwowej Inspekcji Pracy na lata 2025-2027. Inspektorzy PIP mają w 2025 roku przeprowadzić 55 tysięcy kontroli.

    Z informacji przedstawionych przez Głównego Inspektora wynika, że w tym roku PIP skupi się w dużej mierze na kontroli legalności pracy i pobytu cudzoziemców. W przypadku dużych grup zatrudnionych cudzoziemców inspektorzy PIP będą wspierani przez Straż Graniczną.

    Kontynuowane mają być też kontrole w agencjach zatrudnienia, w agencjach pracy tymczasowej, a także u pracodawców-użytkowników. Szczególnej weryfikacji mają podlegać podstawy zatrudnienia w tych podmiotach – PIP będzie sprawdzać, czy nie zawarto umów cywilnoprawnych w warunkach, w których charakter zatrudnienia świadczy o istnieniu stosunku pracy.

    Zapowiedziano także, że w dalszym ciągu prowadzone będą kontrole inicjowane sygnałami o naruszaniu przepisów prawa pracy przez konkretnych pracodawców. Główny Inspektor PIP poinformował, że takie kontrole będą wszczynane przede wszystkim w związku ze zgłoszeniami nieprawidłowości w zakresie wypłacania wynagrodzeń i innych świadczeń, a także w związku z naruszeniami przepisów o czasie pracy, stosunku pracy i warunkami pracy. Kontroli mają dotyczyć również przestrzegania przepisów dotyczących pracowniczych planów kapitałowych, wykonywania pracy zdalnej, mobbingu.

    Co ważne, mają rozpocząć się kontrole związane z ochroną sygnalistów, więc PIP prawdopodobnie będzie sprawdzać, czy wdrożone zostały odpowiednie regulacje wewnętrzne dotyczące zgłaszania nieprawidłowości.

    Inspektorzy będą także weryfikować poziomy wynagrodzeń kobiet i mężczyzn u pracodawców pod kątem tego, czy są oni wynagradzani za jednakową pracę (lub o jednakowej wartości) na takim samym poziomie. Program kontroli potwierdza, że pracodawcy są zobowiązani do wyrównywania wynagrodzeń już na podstawie samych przepisów Kodeksu pracy, bez względu na implementowanie do polskiego porządku prawnego tzw. dyrektywy o jawności wynagrodzeń, którą Polska powinna wdrożyć do czerwca 2026 r. i która nakłada obowiązek analizowania i ujawniania poziomów wynagrodzeń kobiet i mężczyzn zatrudnionych na danym stanowisku.

    Kolejną kwestią, na którą zwrócił uwagę Główny Inspektor PIP, jest temat uprawnień rodzicielskich – inspektorzy mają w tym roku badać, czy pracodawcy przestrzegają przepisów, które weszły w życie w kwietniu 2023 r. i które wprowadziły nowe uprawnienia dla pracowników-rodziców, w tym wydłużenie urlopu rodzicielskiego oraz korzystne dla pracowników zmiany w zakresie urlopu ojcowskiego.

    Inspekcja Pracy zrealizuje też w najbliższych latach kampanie prewencyjno-kontrolne, dotyczące:

    • zapobiegania wypadkom związanym z pracą w sektorze przemysłowym;
    • ochrony pracowników narażonych na działania czynników CMR (działanie czynników rakotwórczych, mutagennych lub reprotoksycznych) oraz przeciwdziałania negatywnym skutkom zdrowotnym związanym z ryzykiem narażenia na pył azbestu w miejscu pracy;
    • działań kontrolno-nadzorczych i prewencyjnych w obszarze legalności zatrudnienia, powierzania innej pracy zarobkowej oraz wykonywania pracy przez cudzoziemców.

    Warto mieć na uwadze powyższy program kontroli i przeanalizować, czy w Państwa organizacji mogą występować ewentualne nieprawidłowości w którejś z kwestii uwzględnionych w tym programie. Przygotowanie się na potencjalną kontrolę i odpowiednio wczesne wprowadzenie zmian może uchronić pracodawcę przed karami ze strony inspekcji pracy.

    Mobbing na produkcji – na co zwrócić uwagę?

    Posted on by Kancelaria

    Działalność produkcyjna znacząco różni się od działalności w handlu czy sprzedaży. Charakteryzująca produkcję dynamika procesu oraz zaangażowanie znacznych zasobów ludzkich mogą generować zwiększone ryzyko wystąpienia nieprawidłowości wywołujących określone skutki na gruncie prawa pracy. W jaki sposób pracodawca prowadzący działalność produkcyjną może zabezpieczyć się na wypadek wystąpienia zjawisk niepożądanych oraz zapobiec ich powstaniu?

    Przypomnijmy, że podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest obowiązek szanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika. Do tego dochodzą inne liczne obowiązki, których istota sprowadza się do przeciwdziałania negatywnym zjawiskom w środowisku pracy. W szczególności, pracodawca jest obowiązany przeciwdziałać mobbingowi oraz wszelkim przejawom dyskryminacji.

    Pracodawca nie może więc organizować pracy i sprawować kierownictwa w sposób całkowicie dowolny. Jakkolwiek podstawowym obowiązkiem pracownika jest wykonywanie pracy i realizacja poleceń przełożonych, pracownik ma prawo żądać od pracodawcy stworzenia takich warunków i atmosfery pracy, które umożliwią mu realizacje swojego zobowiązania w środowisku wolnym od patologii. Jest to szczególne wyzwanie dla pracodawców prowadzących działalność produkcyjną.

    Działalność ta wymaga zazwyczaj całodobowego funkcjonowania zakładów pracy oraz pracy zmianowej. Ta ostatnia sama w sobie znacząco obciąża organizm wykonującego ją pracownika. Dochodzące do tego tempo pracy oraz konieczność wykonywania pracy skooperowanej (w zespole, przy udziale innych współpracowników) mogą potęgować ryzyko konfliktów w pracy oraz nieprawidłowych relacji wewnątrz załogi.

    Na osobach kierujących pracownikami (na produkcji będą to najczęściej liderzy, brygadziści czy mistrzowie) ciąży szczególna rola w zapewnieniu zdrowego (wolnego od patologii) środowiska pracy. Tym bardziej pracodawcy powinni zadbać o właściwy dobór osób na te stanowiska. Kryterium doboru nie może ograniczać się wyłącznie do skuteczności (w zarządzaniu zespołem). Od osoby kierującej załogą pracodawca powinien oczekiwać nie tylko tego, że ten sprawnie rozplanuje prace oraz odpowiednio zareaguje na pojawiające się incydenty. Osoba ta powinna także realizować jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy – wpływać na kształtowanie zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy, a właściwie w społeczności zakładowej. Wnioski te płyną z dorobku Sądu Najwyższego, w szczególności z niedawno zapadłych orzeczeń. W wyroku z dnia 22 lutego 2023 r. sygn. akt I PSKP 8/22 Sąd Najwyższy wskazał:

    „Pracodawca powinien dobierać kadrę zarządzającą i określać jej kompetencje z poszanowaniem zasady zapobiegania mobbingowi, pouczając zatrudniane osoby o konieczności przestrzegania reguł mających przeciwdziałać niepożądanym relacjom międzyludzkim w miejscu pracy i negatywnych skutkach takich zachowań, a nadto ustanowić procedury pozwalające na szybkie ujawnienie i wyeliminowanie przejawów mobbingu”.

    W innych orzeczeniach Sąd Najwyższy wskazuje z kolei, że z pozoru legalne czynności kierownicze mogą zostać uznane w danych okolicznościach nawet za działania mobbingowe. Nieprzesadnym będzie wiec stwierdzenie, że przełożeni „na produkcji” powinni zachować szczególną ostrożność podczas bieżącego kierowania podległymi pracownikami. Nie chodzi jednak tylko o powstrzymywanie się od szykan, wyzwisk czy innego rodzaju dokuczania pracownikom.

    Przełożony kierując podległymi na produkcji pracownikami powinien kierować się względami obiektywnymi i unikać faworyzowania konkretnych pracowników. Ma to szczególne znaczenie, gdy w grę wchodzi uznaniowość decyzji kierownika. Tytułem przykładu, można wskazać kwestię przydzielania pracownikom konkretnych maszyn do obsługi. Poszczególne stanowiska pracy mogą cechować się bowiem większą lub mniejszą uciążliwością czy wyizolowaniem. Tym samym należy zadbać o to, aby pracownicy – w miarę możliwości sprawiedliwie rotowali między maszynami.

    Należy także zadbać o właściwe standardy w zakresie komunikacji. Pracownicy zasadniczo nie powinni być poddawani krytyce na forum, w obecności reszty załogi.

    Przedstawione powyżej, przykładowe czynności kierownicze, stanowiłyby działania służące zapewnieniu prawidłowej organizacji pracy. Jeśli jednak byłyby zwielokrotnione, obiektywnie naganne (nieuzasadnione, różnicujące) oraz wywoływały określone skutki względem pracownika mogłyby zostać zakwalifikowane nawet jako działania mobbingowe. Pracownik, któremu przydziela się nader często wyizolowane stanowiska pracy (umiejscowione z dala od innych tak, że pracownik nie ma kontaktu z innymi pracownikami) oraz który często doznaje niezasadnej krytyki może poczuć, że stał się w istocie ofiarą mobbingu.

    Najważniejsza jest prewencja – ciągłe podejmowanie działań ograniczających ryzyko wystąpienia mobbingu i innych nieprawidłowości. Biorąc pod uwagę charakter produkcji, wykonywanie pracy skooperowanej oraz istnienie innych czynników ryzyka – działania prewencyjne (np. szkoleniowe) powinny być dostosowane, w miarę możliwości nie do ogółu kadry kierowniczej, lecz z podziałem na poszczególne obszary działalności (administracja, produkcja, sprzedaż etc.).

    Jeśli jednak do pracodawcy wpłynie już zgłoszenie dotyczące potencjalnego mobbingu, należy niezwłocznie wszcząć postępowanie wyjaśniające na podstawie istniejących procedur lub doraźnie.

    Chcesz wiedzieć więcej na temat tego, jak przeciwdziałać mobbingowi w branży produkcyjnej? Otrzymałeś zgłoszenie mobbingu? Skontaktuj się z nami: kancelaria@szuszczynski.pl

    Zadaniowy czas pracy a nadgodziny

    Posted on by Kancelaria

    Nie można uznać, że samo nazwanie systemu czasu pracy „zadaniowym” (np. w umowie o pracę) pozwala na niestosowanie przepisów regulujących pracę w godzinach nadliczbowych. Tak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 27 stycznia 2016 r. (I PK 25/15).

    Stan faktyczny

    Pracownik był zatrudniony na stanowisku szefa kuchni. W treści umowy o pracę określono, że pracuje on w zadaniowym systemie czasu pracy. Miejscem świadczenia pracy przez pracownika był statek wycieczkowy, na którym w sezonie letnim odbywały się rejsy wypoczynkowe. Pracownik, poza obowiązkami szefa kuchni, wykonywał również czynności bosmana, m.in. przygotowywał statek do rejsu, czuwał nad bezpieczeństwem gości na statku, przeprowadzał szkolenia z zakresu bezpieczeństwa. Pracownikowi, oprócz wynagrodzenia zasadniczego, przysługiwał także ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej w wysokości 20% podstawy wynagrodzenia oraz premia uznaniowa.
    Po zakończeniu współpracy pracownik wniósł o zasądzenie od byłego pracodawcy kwoty 146.491,04 zł z odsetkami tytułem wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

    Stanowisko sądów

    Sąd I instancji w całości uwzględnił powództwo pracownika i uznał, że ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zapłaty pracownikowi wynagrodzenia za przepracowane ponad normę godziny, jeżeli ryczałt nie pokrył w całości należnego pracownikowi wynagrodzenia za nadgodziny. Ponadto, Sąd ten wyraził tezę, że mimo wpisania w treści umowy o pracę zadaniowego systemu czasu pracy, ten system nie obowiązywał, gdyż pracodawca nie określił z góry konkretnych zadań i sposobu ich realizacji przez pracownika.

    Sąd II instancji podzielił ustalenia prawne Sądu I instancji, jednak zasądził na rzecz pracownika kwotę 123.617,38 zł, gdyż po uzupełnieniu materiału dowodowego przyjął jako podstawę ustaleń faktycznych inne godziny wykonywania pracy przez pracownika. Sąd ten wskazał jednocześnie na brak istnienia przyczyn uzasadniających ustalenie dla pracownika zadaniowego systemu czasu pracy, gdyż nie mógł on elastycznie kształtować długości dnia pracy lub dni, w których świadczył pracę, gdyż w wykonywaniu swoich obowiązków był całkowicie zależny od potrzeb lub życzeń gości wypoczywających na statku. Wskutek skargi kasacyjnej byłego pracodawcy sprawa trafiła do Sądu Najwyższego, który uchylił wyrok zaskarżonej części i przekazał ją Sądowi II instancji do ponownego rozpoznania.

    Kodeksowa definicja zadaniowego systemu czasu pracy

    Omawiane orzeczenie porusza istotne zagadnienia związane z określeniem systemu czasu pracy, w jakim zatrudniony jest pracownik. Zgodnie z art. 140 k.p. przesłankami stosowania zadaniowego czasu pracy są rodzaj pracy lub jej organizacja albo miejsce wykonywania pracy. Niestety często wśród pracowników i pracodawców pokutuje wyobrażenie, że samo nazwanie systemu czasu pracy „zadaniowym” pozwala na niestosowanie przepisów regulujących pracę w godzinach nadliczbowych.

    Istota zadaniowego systemu czasu pracy

    Sąd Najwyższy jasno wskazał, że cechą charakterystyczną zadaniowego czasu pracy jest samodzielna organizacja przez pracownika dnia pracy, poprzez wyznaczenie początku i końca dnia pracy, przy jednoczesnym uznaniu, że praca w godzinach przekraczających ustawowe normy czasu pracy nie jest uzależniona od zgody pracodawcy i nie jest zasadniczo wynagradzana jako praca w godzinach nadliczbowych. Ponadto, dla uznania, że obowiązuje „zadaniowy” system czasu pracy, konieczne jest konkretne i precyzyjne ustalenie zadań pracownika w aktach kreujących jego stosunek pracy np. w umowie o pracę, ponieważ co do zasady samoistnie nie spełniają tej funkcji obowiązki wynikające z zakresu czynności pracownika. Odmienna interpretacja prowadziłaby do absurdalnego stanowiska, że wszyscy pracownicy, którzy mają określone zakresy obowiązków, wykonują pracę w zadaniowym systemie czasu pracy.

    Jak określać zadania w zadaniowym systemie czasu pracy?

    W zadaniowym systemie czasu pracy zadania powinny być tak określone, by ich wykonanie było możliwe w ramach norm czasu pracy wynikających z k.p. Podkreślić należy, że w razie sporu to na pracodawcy spoczywa obowiązek wykazania, że zadania, które powierzał pracownikowi, były możliwe do wykonania w tym czasie. Pracownik zatrudniony w systemie zadaniowym nie może być pozbawiony roszczenia o wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach, jeżeli obiektywnie nie był w stanie zrealizować ich w ramach ww. ustawowych norm.

    Podsumowanie

    • Zastosowanie wobec pracownika zadaniowego systemu czasu pracy nakłada na pracodawcę szereg obowiązków, w tym precyzyjne określenie powierzonych pracownikowi zadań i czasu na ich wykonanie.
    • Samo nazwanie systemu czasu pracy „zadaniowym” nie oznacza, że pracownik jest w nim zatrudniony i tym samym nie może prowadzić do pogorszenia sytuacji zatrudnionego ani sprzyjać obejściu przepisów przez pracodawcę.
    • Mitem jest zatem określanie zadaniowego systemu czasu pracy jako systemu „nienormowanego”.

    Organizowanie praktyk dla małoletnich wymaga weryfikacji niekaralności pracowników

    Posted on by Kancelaria

    Choć tzw. ustawa Kamilka (czyli nowelizacja ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich) weszła w życie już 15 lutego 2024 r., wielu pracodawców nie zdaje sobie sprawy z tego, że ustawa ta nakłada na nich istotne obowiązki, a ich niewykonanie może skutkować odpowiedzialnością karną. Jakieś czas temu pisałam już o standardach ochrony małoletnich, które muszą być wdrożone przez pracodawców przyjmujących osoby niepełnoletnie. Tym razem omówię drugi z obowiązków takiego pracodawcy, tj. obowiązek weryfikacji niekaralności zatrudnionych osób.

    Kogo należy zweryfikować?

    Podmiot zatrudniający ma obowiązek dokonać weryfikacji niekaralności każdej osoby, która po wejściu w życie ustawy (tj. po 15 lutego 2024 r.) ma zostać przez niego dopuszczana do wykonywania zadań związanych m.in. z edukacją, rozwojem lub wychowaniem małoletnich (tj. osób, które nie ukończyły 18 roku życia). Nie ma przy tym znaczenia rodzaj umowy zawieranej z taką osobą, więc może to być zarówno pracownik, jak i np. zleceniobiorca. Weryfikacji podlegają też osoby, z którymi nie zawieramy żadnej formalnej umowy, a które będą dopuszczone do zadań związanych z małoletnimi. Ważne jest, że taka osoba ma wykonywać obowiązki związane z edukacją, rozwojem czy wychowaniem małoletnich, czyli osób do 18 roku życia. Należy zaznaczyć, że nie ma znaczenia też obywatelstwo osoby dopuszczanej do takich zadań – osoby z zagranicy również mają obowiązek przejść weryfikację.

    Osoby wykonujące zadania związane z edukacją, rozwojem czy wychowaniem małoletnich, to będą przede wszystkim osoby będące opiekunami praktyk i prowadzące zajęcia/szkolenia dla przyjmowanych praktykantów. W zależności jednak od tego, jak organizowane są praktyki, mogą to być także inni pracownicy (czy osoby zatrudnione na innej podstawie), którzy wydają praktykantom polecenia i weryfikują wykonywanie przez nich zadań. W każdym przypadku trzeba więc odrębnie przeanalizować okoliczności i ustalić, kto powinien podlegać weryfikacji.

    Osoby dopuszczone do zadań związanych z małoletnimi przed 15 lutego

    W związku z tym, że przepisy ustawy Kamilka, wprowadzające obowiązek weryfikacji niekaralności, weszły w życie 15 lutego 2024 r., przyjmuje się, że nie podlegają weryfikacji osoby, które przed tą datą zostały dopuszczone do wykonywania zadań związanych z małoletnimi.

    Trzeba więc pamiętać, że nawet jeśli pracownik/zleceniobiorca (czy osoba dopuszczona do wykonywania zadań na innej podstawie) był zatrudniony jeszcze przed 15 lutego 2024 r., ale dopiero po tej dacie w zakres jego obowiązków weszły zadania związane z edukacją, rozwojem czy wychowaniem małoletnich, to taką osobę również powinniśmy zweryfikować, ponieważ do powierzenia zadań dot. małoletnich doszło już po wejściu w życie ustawy Kamilka.

    Kiedy należy przeprowadzić weryfikację?

    Zgodnie z przepisami, weryfikacja niekaralności powinna być przeprowadzona przed dopuszczeniem do wykonywania zadań związanych z małoletnimi. W przypadku, gdy mamy zamiar zawrzeć umowę o pracę, w ramach której pracownik będzie wykonywał obowiązki związane z małoletnimi, weryfikacja powinna być przeprowadzona przed nawiązaniem stosunku pracy, więc jeszcze na etapie rekrutacji.  

    Jeśli jednak podmiot zatrudniający miał obowiązek zweryfikowania niekaralności, np. z uwagi na zawarcie umowy zlecenia w maju tego roku, a obowiązku tego wtedy nie wykonano, to należy ten obowiązek „nadrobić” i zweryfikować te osoby jak najszybciej mimo tego, że weryfikacja nie będzie przeprowadzona przed dopuszczeniem do wykonywania zadań.

    Jak przebiega weryfikacja?

    Weryfikacja niekaralności obejmuje zawsze uzyskanie informacji z dwóch polskich rejestrów: Krajowego Rejestru Karnego oraz Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym. Dodatkowo, osoba, która podlega weryfikacji, ma obowiązek przedłożyć oświadczenie o państwach (innych niż Polska lub państwo obywatelstwa), w których zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat. Jeśli kandydat do wykonywania zadań związanych z małoletnimi posiada obywatelstwo inne niż polskie lub wskazał w ww. oświadczeniu, że zamieszkiwał w innym państwie, to powstaje obowiązek przedłożenia także zaświadczeń z rejestrów zagranicznych. Dopiero gdy w danym państwie nie ma możliwości uzyskania odpowiedniego zaświadczenia, to osoba dopuszczana do pracy (czy innej działalności) powinna przedłożyć samodzielne oświadczenie o tym, że nie jest w tym państwie skazana prawomocnie za określone w ustawie przestępstwa.

    Kto uzyskuje informacje?

    Obowiązek weryfikacji jest podzielony na dwie części i obciąża zarówno kandydata do wykonywania zadań, jak i podmiot zatrudniający. Przedłożenie zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego (oraz ewentualnych zaświadczeń z innych państw) to obowiązek osoby zatrudnianej. Z kolei podmiot zatrudniający musi zweryfikować, czy dane tej osoby figurują w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym.

    Jakie są skutki niewykonania obowiązku weryfikacji niekaralności?

    Niewykonanie obowiązków przez podmiot zatrudniający lub przez osobę zatrudnianą może skutkować pociągnięciem do odpowiedzialności karnej. Nieprzedłożenie zaświadczenia z KRK przez osobę zatrudnianą czy dopuszczenie takiej osoby do wykonywania zadań bez weryfikacji w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym, może skutkować orzeczeniem kary aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny nie niższej niż 1000 zł.

    Osoba zatrudniająca nie powinna w ogóle nawiązywać stosunku pracy w zakresie dot. pracy z małoletnimi ani dopuszczać na innej podstawie do takich zadań osób, co do których uzyskano informacje o tym, że figurują w którymś z rejestrów. Dotyczy to także sytuacji, gdy weryfikacji nie przeprowadziliśmy (albo kandydat nie przyniósł zaświadczenia z KRK), ale z innych źródeł wiemy, że dane tej osoby znajdują się w rejestrze. Jeśli taka osoba zostanie dopuszczona do zadań związanych z małoletnimi, to osoba odpowiedzialna za przeprowadzanie weryfikacji po stronie podmiotu zatrudniającego może podlegać odpowiedzialności karnej i może na nią zostać nałożona kara aresztu, ograniczenia wolności albo kara grzywny nie niższa niż 1000 zł. Jeszcze surowsza kara może być nałożona na przedstawiciela podmiotu zatrudniającego, który dopuścił do wykonywania zadań związanych z małoletnimi osobę, w stosunku do której orzeczono zakaz wykonywania takich zadań (i który wiedział o tym, że taki zakaz obowiązuje).

    Równowaga płci na stanowiskach dyrektorskich w dużych spółkach giełdowych

    Posted on by Kancelaria

    W listopadzie 2022 roku przyjęto Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2381 w sprawie poprawy równowagi płci wśród dyrektorów spółek giełdowych oraz powiązanych środków („Dyrektywa”), której celem jest zapewnienie zrównoważonej reprezentacji kobiet i mężczyzn w organach spółek giełdowych. W Polsce chodzi o członków zarządu i rady nadzorczej / komisji rewizyjnej. Państwa członkowie powinny wdrożyć Dyrektywę do krajowych porządków prawnych do dnia 28 grudnia 2024 roku.

    Z kolei spółki, które są objęte Dyrektywą, muszą zapewnić równowagę płci w swoich organach do dnia 30 czerwca 2026 roku.

    Na początku września br. opublikowano projekt ustawy, która ma wprowadzać Dyrektywę do przepisów krajowych. Zmieniona ma zostać przede wszystkim ustawa o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych

    Podmioty zobowiązane

    Nowe przepisy mają znaleźć zastosowanie wyłącznie do spółek giełdowych, które mają swoją siedzibę na terenie RP oraz co najmniej jedna ich akcja jest dopuszczona do obrotu na rynku regulowanym. Co istotne, nie będą one stosowane do mikroprzedsiębiorców oraz małych i średnich przedsiębiorców w rozumieniu Prawa przedsiębiorców.

    Narzędzia zapewniające równowagę płci w organach spółek

    Projektowane rozwiązania zakładają, że walne zgromadzenie spółki będzie zobowiązane do przyjęcia, w drodze uchwały, polityki zatrudnienia w zarządzie oraz radzie nadzorczej spółki. Celem tej polityki będzie osiągnięcie równowagi płci w organach spółki.

    W polityce mają zostać określone wprost zasady procesu selekcji kandydatów na stanowiska w organach spółki. Ponadto, spółka będzie miała obowiązek udostępnić na swojej stronie internetowej, w miejscu przeznaczonym na komunikację z akcjonariuszami, politykę zatrudnienia oraz informację o sankcjach za niewykonanie lub nienależyte wykonywanie obowiązków.

    Dodatkowo, projekt ustawy zakłada by w zarządzie, jak i w radzie nadzorczej spółki przyznano 33% stanowisk osobom należącym do niedostatecznie reprezentowanej płci (tzw. osiągnięcie parytetu).

    Kryteria doboru kandydatów

    Projekt ustawy zakłada, że w procesie selekcji kandydatów będą musiały być stosowane jasne, neutralnie sformułowane i jednoznaczne kryteria. W oparciu o tak sformułowane kryteria, ma dojść do wyboru kandydata, z uwzględnieniem jego kwalifikacji oraz potrzeby zapewnienia równowagi płci. Kandydaci na stanowiska w organach spółki będą wybierani na podstawie oceny ich kwalifikacji.

    Dopiero w przypadku, gdy kandydaci będą posiadać równorzędne kwalifikacje, pierwszeństwo przyznane zostanie kandydatowi należącemu do płci niedostatecznie reprezentowanej. Jedynym wyjątkiem od tej zasady ma być sytuacja, w której za wyborem kandydata płci przeciwnej będą przemawiać inne zasady dotyczące różnorodności, określone w przepisach prawa lub w polityce zatrudnienia, oparte o kryteria niemające charakteru dyskryminacyjnego.

    Na żądanie kandydata, spółka poinformuje go o kryteriach zastosowanych w procesie selekcji, ocenie porównawczej i jej uzasadnieniu.

    Osoba, wobec której spółka naruszy wymogi formalne związane z transparentną selekcją kandydatów, będzie miała prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ustalane na podstawie odrębnych przepisów.

    Obowiązek sprawozdawczości

    Projekt ustawy ustanawia obowiązek sporządzania corocznego sprawozdania dotyczącego udziału przedstawicieli poszczególnych płci w organach spółki oraz środków podjętych w celu zapewnienia równowagi płci w tych organach przez zarząd spółki. Spółka będzie zobowiązana udostępnić sprawozdanie na swojej stronie internetowej. Dodatkowo, w terminie do dnia 15 marca każdego roku spółka będzie miała obowiązek przekazać sprawozdanie Pełnomocnikowi Rządu do Spraw Równego Traktowania.

    Jeżeli spółka nie będzie realizować ciążących na niej obowiązków lub będzie je realizować nieprawidłowo, Komisja Nadzoru Finansowego będzie mogła nałożyć karę pieniężną do wysokości kwoty stanowiącej równowartość 10% całkowitego rocznego przychodu wykazanego w ostatnim zbadanym sprawozdaniu finansowym za rok obrotowy.

    Podsumowanie

    • Czas na wdrożenie postanowień Dyrektywy do krajowych porządków prawnych państwa członkowskie UE mają do 28 grudnia 2024 roku, tak by do 30 czerwca 2026 roku móc zapewnić w organach spółek równowagę płci.
    • Obecnie projekt ustawy, który dostosuje polskie przepisy do wymagań Dyrektywy, nie trafił jeszcze do Sejmu RP i jest w fazie opiniowania.

    Sztuczna inteligencja w HR

    Posted on by Kancelaria

    W związku z nieustannym rozwojem technologicznym oraz uchwaleniem i ogłoszeniem w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej tzw. AI Act (Artificial Inteligence Act) powstaje coraz więcej pytań i wątpliwości praktycznych co do użycia sztucznej inteligencji w HR. Jeszcze do niedawna rozważania te pozostawały wyłącznie w sferze abstrakcyjnej, zaś zapowiedzi Ministerstwa Cyfryzacji dot. podjęcia prac nad projektem ustawy, która pozwoli na stosowanie AI Act w Polsce, sprawiają, że temat jest obecny debacie publicznej.

    Obszary HR, w których możliwe jest wykorzystanie sztucznej inteligencji

    Dział HR to wyjątkowy i szczególny pion w strukturze pracodawcy, który tworzą ludzie i niejednokrotnie, przy właściwym ujęciu procesów, stanowią oni serce organizacji. Jednakże praca HR-owca skupia się także wokół wielu czynności administracyjnych, konieczności prowadzenia dokumentacji czy analizy danych. Sztuczna inteligencja może okazać się nieoceniona i wspomóc dział HR przy żmudnych, cyklicznych czynnościach takich jak np. tworzenie ogłoszeń rekrutacyjnych, analiza CV, wysyłanie automatycznych odpowiedzi, czy też dostarczenie spersonalizowanych treści na potrzeby onboardingu pracowniczego. Dodatkowo, w codziennym zarządzaniu AI może udoskonalić obszary takie jak śledzenie poziomu zaangażowania i zadowolenia pracowników, układanie spersonalizowanych ścieżek rozwoju pracowników, wykrywanie ryzyka wypalenia zawodowego czy też szacowanie ryzyka rezygnacji z pracy.

    Zagrożenia i ryzyka związane ze sztuczną inteligencją w HR

    Mimo wielu zalet, nie należy bagatelizować faktu, iż zastosowanie algorytmów sztucznej inteligencji w działach HR może prowadzić do kilku potencjalnych zagrożeń. Po pierwsze, istnieje ryzyko wystąpienia błędów i nieścisłości w działaniu algorytmów. Algorytmy opierają się na danych, a te mogą zostać od początku wprowadzone jako niekompletne i niekonkretne. To zaś może prowadzić do nieprawidłowych decyzji i ocen, co może mieć negatywny wpływ na pracowników. Dodatkowo, używanie sztucznej inteligencji jest obarczone ryzykiem, z powodu nieznajomości przez system kontekstu w jakim wykonywana jest praca oraz wszelkich niuansów jakie z tego wynikają jak np. potrzeb danej branży czy stosowanych modeli biznesowych. Po drugie, zastosowanie AI w HR może prowadzić do braku transparentności czy stronniczości. Algorytmy działają według określonych reguł i zasad, które mogą być trudne do zrozumienia dla pracowników oraz w najgorszym scenariuszu może dojść do dyskryminacji ze względu na płeć czy rasę. Ponadto, choć zastosowanie AI i obniżenie w związku z tym kosztów, może mieć wiele plusów dla pracodawców, to z drugiej strony może prowadzić to do nieuchronności utraty miejsc pracy przez pracowników. Fakt ten już na etapie debaty o sztucznej inteligencji może powodować strach i niechęć do tego typu narzędzi. Nie należy też pomijać okoliczności, że używanie AI musi być dokładnie zweryfikowane i zabezpieczone od strony technicznej tak by nie doszło do wycieku informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa lub danych osobowych pracowników.

    Prace polskiego ustawodawcy nad projektem ustawy

    Pomimo społecznej niepewności związanej z zastosowaniem nowych technologii na tak szeroką skalę, należy zauważyć, że nie bez przyczyny kwestie te na poziomie unijnym już są obwarowane przepisami prawa. Postanowienia AI Act obejmują m.in. wymogi dotyczące transparentności algorytmów, oznaczania treści generowanych przez sztuczną inteligencję oraz zasad zarządzania cyklem życia systemów sztucznej inteligencji. Celem unijnego ustawodawcy jest zapewnienie bezpiecznego oraz etycznego wykorzystania technologii sztucznej inteligencji, z uwzględnieniem praw obywateli przy jednoczesnym wsparciu innowacji technologicznych. Zgodnie z założeniem, systemy AI na europejskim rynku będą musiały spełniać ściśle określone standardy, co ma skutkować wysokim poziomem bezpieczeństwa obywateli i konsumentów, a także zwiększeniem zaufania społecznego do nowych technologii. Sekretarz Stanu w Ministerstwie Cyfryzacji – Dariusz Standerski wskazuje, że w Ministerstwie temat prac na krajową ustawą, która pozwoli zastosować Akt na terenie RP, jest obecnie priorytetem. Ministerstwo Cyfryzacji zapowiada także bliską współpracę m.in. z Radą ds. AI, instytucją unijną, która jest kluczowym organem doradczym utworzonym na mocy Aktu w sprawie sztucznej inteligencji.

    Wnioski

    • HR to ludzie, co za tym idzie, w kwestiach newralgicznych zawsze decydujący powinien być „ludzki” głos, jednak nie należy wykluczać i od razu spisywać na straty narzędzi, które mogą wspomóc procesy, zwiększyć efektywność oraz ograniczyć koszty.
    • Rozwój i postęp zawsze niosą za sobą cenę, którą trzeba ponieść, jednak nie należy się bać przyszłości. Regulacja ustawowa pomoże stosować postanowienia Aktu w sposób bezpieczny dla pracodawców i samych pracowników.

    Letnie obowiązki pracodawcy z zakresu BHP

    Posted on by Kancelaria

    Lato trwa w najlepsze, a co za tym idzie wysokie temperatury nie ustępują. Pracownicy niejednokrotnie muszą mierzyć się z utrudnieniami w wykonywaniu codziennych obowiązków z powodu upałów. Pracodawcy nie powinni zapominać o dodatkowych obowiązkach jakie ciążą na nich latem w związku z koniecznością zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

    „Kodeksowe” obowiązki pracodawcy

    Przepis art. 207 Kodeksu pracy stanowi, że na pracodawcy ciąży obowiązek zorganizowania pracy w sposób gwarantujący jej bezpieczne i higieniczne warunki. By zapewnić bezpieczeństwo pracownikom latem, należy w szczególności zadbać o odpowiednią temperaturę na stanowiskach pracy, przepływ powietrza oraz zabezpieczyć pracowników przed uciążliwymi warunkami cieplnymi, w tym nasłonecznieniem. Dodatkowo, wydane na podstawie kodeksu pracy rozporządzenie w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, mówi o tym, że pracodawca zapewnia pracownikom napoje w ilości zaspokajającej ich potrzeby, odpowiednio zimne lub gorące w zależności od warunków wykonywania pracy:

    • przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia powyżej 25oC,
    • na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28oC.

    Co istotne, napoje powinny być dostępne dla pracowników w ciągu całej zmiany roboczej, zaś pracodawca powinien zapewnić zachowanie odpowiednich warunków higienicznosanitarnych przygotowywania oraz spożywania napojów. Pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny, w razie nieskorzystania z udostępnionych napojów.

    Specjalne wymogi BHP stawiane są pracodawcom zatrudniającym pracowników młodocianych. Mogą oni bowiem pracować w temperaturze maksymalnie 30 oC i przy wilgotności powietrza na poziomie 65%. Dużą uwagę należy poświęcić także innym szczególnym grupom pracowników, tj. kobietom w ciąży i osobom starszym – czy osoby te odpowiednio się nawadniają i nie wykazują niebezpiecznych objawów np. przegrzania.

    Wypadek przy pracy

    Według ustawy wypadkowej wypadkiem przy pracy określamy zdarzenie, w którym pracownik doznał urazu stanowiącego zagrożenie zdrowia lub życia, przy czym istotne są 4 przesłanki: zajście to jest nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, oraz nastąpiło w związku z pracą. Jego skutkiem jest zaś uraz lub śmierć pracownika. Zatem, jeżeli wysoka temperatura stanowi swoisty czynnik sprawczy danego zdarzenia, można uznać ją za element wypadku przy pracy – przyczynę zewnętrzną. Co więcej, nie musi ona być jedyną przyczyną takiego wypadku, także samoistne schorzenia pracownika, jego choroby czy predyspozycje organizmu, które uaktywniają się w związku z takimi temperaturami otoczenia powodują, że spełniony jest warunek uznania określonego zdarzenia za wypadek przy pracy.

    Liczne orzeczenia sądowe potwierdzają zresztą, że wysoka temperatura może być przyczyną zewnętrzną wypadku przy pracy. Z tego powodu pracodawcy powinni podjąć szereg czynności pozwalających z jednej strony zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy pracownikom, a z drugiej minimalizować ryzyko wypadku przy pracy.

    Odpowiednia wentylacja i klimatyzacja

    Pracodawcy są zatem zobowiązani do zapewnienia odpowiedniej wentylacji pomieszczeń pracy. Choć klimatyzacja w biurach i zamkniętych pomieszczeniach powoli staje się pewnym standardem, to niestety wymaga także szczególnej uwagi pracodawcy. Taka wentylacja i klimatyzacja nie mogą powodować przeciągów ani wyziębień pomieszczeń pracy, a ich czystość i sprawność musi być na bieżąco kontrolowana. 

    Ochrona przed promieniowaniem słonecznym

    Pracownikom wykonującym pracę na zewnątrz na otwartej przestani, pracodawca powinien zapewnić ochronę przed promieniowaniem słonecznym. Może to polegać na dostarczeniu odpowiednich środków profilaktycznych, np. nakryć głowy z lekkiego, przewiewnego materiału, odzieży ochronnej, kremów z filtrem UV czy okularów przeciwsłonecznych. Nadto, pracownicy powinni mieć możliwość odpoczynku w miejscu zacienionym i zadaszonym. Istotny jest także czynnik organizacyjny – przełożeni powinni planować prace na zewnątrz w godzinach porannych lub wieczornych, kiedy poziom nasłonecznienia oraz temperatura nie są tak wysokie jak w południe. Pamiętajmy, że udar cieplny jest niezwykle niebezpieczny dla zdrowia i życia pracownika, tym samym może powodować wiele niekorzystnych skutków oraz dyskomfort na wiele dni po jego wystąpieniu. Dlatego, pracodawca dokonując oceny ryzyka zawodowego związanego z pracą wykonywaną na zewnątrz, powinien także uwzględnić w niej narażenie pracownika na promieniowanie słoneczne i wysokie temperatury.

    Skrócenie czasu pracy

    W okresie letnim, pracodawcy powinni monitorować warunki pracy, w tym temperaturę i wilgotność, by w razie znacznego przekroczenia norm, niezwłocznie podjąć odpowiednie działania. W ekstremalnych sytuacjach, gdy temperatura powietrza na stanowiskach pracy jest bardzo wysoka, warto by pracodawcy rozważyli skrócenie czasu pracy lub wprowadzenie dodatkowych, płatnych przerw. Pewnym rozwiązaniem może być także wprowadzenie rotacji na stanowiskach pracy. Celem tego jest umożliwienie pracownikom odpoczynku od temperatury i regeneracje sił.

    Edukowanie pracowników

    Pracodawcy powinni uświadamiać pracowników o zagrożeniach związanych z wysokimi temperaturami oraz o środkach ostrożności, które należy stosować. Edukacja dot. zasad nawadniania się, objawów przegrzania czy udaru cieplnego i postępowania w razie wystąpienia niepożądanych zdarzeń, jest kluczowa dla zapewnienia bezpieczeństwa. Dodatkowo, pracodawcy powinni monitorować, czy pracownicy korzystają z środków ochrony indywidualnej i w razie ewentualnych zaniechań dyscyplinować „niepokornych” w celu zapewnienia im bezpieczeństwa w wykonywaniu pracy.

    Planowana zmiana przepisów

    W obecnym stanie prawnym nie ma określonej maksymalnej temperatury, w której praca może być wykonywana (ustalona została jedynie minimalna wysokość, zależna od rodzaju pracy). W związku ze zmianami klimatycznymi i wzrostem temperatur, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wraz z Głównym podjęli temat stworzenia nowych przepisów określających obowiązki pracodawców dotyczące ochrony pracowników przed wysokimi temperaturami w miejscu pracy. Obecnie w naszym kraju trwają badania w temacie obciążenia cieplnego pracowników, które będą punktem wyjścia do dalszych prac ustawodawcy w tym zakresie.

    Wnioski dla pracodawców

    • Okres letni powoduje, że pracodawcy mają dodatkowe obowiązki, tj. zapewnienie pracownikom dostępu do zimnych napojów przez cały okres zmiany roboczej, przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia powyżej 25oC oraz na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28oC.
    • Zapewnienie dostępu do klimatyzacji czy wentylatorów, nie jest jeszcze obowiązkiem ustawowym, aczkolwiek z pewnością ułatwi wykonywanie pracy pracownikom oraz pozytywnie wpłynie na ich koncentrację.
    • Pracodawca, oprócz zapewnienia środków ochrony indywidualnej, powinien zadbać o edukację pracowników odnośnie zasad prawidłowego nawadniania się i postępowania w razie przegrzania lub udaru cieplnego.
    • Warto śledzić proces legislacyjny zapowiadanych nowych przepisów dot. ochrony pracowników przed wysokimi temperaturami w miejscu pracy – już niedługo na pracodawca mogą zostać nałożone konkretne nowe obowiązki w tym zakresie.