Jest! Koniec sagi! Epopei wręcz!
Rekrutacja po nowemu! Czyli właściwie jak?
23 czerwca ogłoszono przepisy zmieniające Kodeks pracy i wprowadzające nowe zasady dotyczące rekrutacji.
📌 Kandydat ma dostać informacje o proponowanym wynagrodzeniu.
Ale uwaga! Właściwie trzy uwagi…
1️⃣ Kandydata informujemy o wynagrodzeniu w rozumieniu art. 18[3c] par. 2 kp – czyli szerokie rozumienie wynagrodzenia (a nie tylko wynagrodzenie zasadnicze).
Zgodnie z tym przepisem kandydat ma się dowiedzieć o wynagrodzeniu obejmującym wszystkie składniki wynagrodzenia, bez względu na ich nazwę i charakter, a także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub w innej formie niż pieniężna.
2️⃣ Podajemy informację o początkowej wysokości tak rozumianego wynagrodzenia lub o jego przedziale.
3️⃣ Kandydat ma od nas otrzymać informacje o odpowiednich postanowieniach UZP lub regulaminu wynagradzania – jeśli takie u pracodawcy obowiązują. Chodzi zatem o te zapisy układu/regulaminu, które dotyczą pracownika na stanowisku, którego dotyczy rekrutacja.
💬 Ważna zmiana! Kandydat ma dostać szeroką informację o naszej ofercie płacowej. Nie tylko o wynagrodzeniu zasadniczym, ale o wszystkim (total reward) i to jeszcze z „wyciągiem” z regulaminu wynagradzania.
📌 Informacje te mamy przekazać w postaci papierowej lub elektronicznej.
Tu uproszczenie, bo ustawa nie mówi o „formie”, tylko o „postaci”.
➡️ Nie muszą być to zatem informacje podpisane przez pracodawcę. Wystarczy, że będą utrwalone na papierze. Kopia będzie ok.
➡️ Wystarczy też zwykły mail czy skan przesłany mailem (nie jest wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny).
📌 Informacje przekazujemy z odpowiednim wyprzedzeniem, by umożliwić kandydatowi zapoznanie się z ofertą. Chodzi o zapewnienie mu prowadzenia świadomych i przejrzystych negocjacji nad wynagrodzeniem.
No i tu przepis mówi, kiedy taka informacja mogłaby być przekazana:
1️⃣ w ogłoszeniu,
2️⃣ jeśli nie było ogłoszenia albo ogłoszenie było bez tej info – przed rozmową kwalifikacyjną,
3️⃣ jeśli nie było ogłoszenia, ogłoszenie było bez „widełek” albo nie było info przed rozmową – przed nawiązaniem stosunku pracy.
💬 Nadal uważamy, że nowe przepisy nie wprowadzają obowiązkowych widełek w ogłoszeniach.
💬 Ważna zmiana! Informacje mają być przekazane w postaci, która jest „utrwalalna”. Nie wystarczy zatem przekazać ich ustnie podczas rozmowy.
📌 Ogłoszenia rekrutacyjne oraz nazwy stanowisk muszą być sformułowane w sposób neutralny pod względem płci. Cały proces rekrutacyjny ma być niedyskryminacyjny.
💬 Brzmienie i umiejscowienie przepisu wskazuje, że chodzi o nazwy stanowisk stosowane w rekrutacji. By nie wskazywać preferowanej płci kandydata.
📌 Kandydata nie pytamy o to, ile zarabia(ł) u poprzednich pracodawców.
📌📢 Ustawa wchodzi w życie za pół roku.
Odliczanie do 23 grudnia 2025 – czas start❗❗
Jeśli nowe wymagania powodują po Państwa stronie jakiekolwiek wątpliwości – służymy wsparciem.
DYREKTYWA WS. RÓWNOŚCI WYNAGRODZEŃ – CZYLI NADCHODZĄCA TRANSPARENTNOŚĆ WYNAGRODZEŃ W PYTANIACH I ODPOWIEDZIACH
Transparentne zasady wynagradzania, widełki w ogłoszeniach o pracę i ich możliwa rozpiętość, kryteria wyceny stanowisk i struktury wynagrodzeń – to coraz głośniejsze tematy. Wszystko za sprawą dyrektywy o równości płac, zwaną też dyrektywą o jawności wynagrodzeń czy dyrektywą o luce płacowej. Dyrektywa już obowiązuje i już z samej jej treści wynikają określone obowiązki dla pracodawców.
Dodatkowo, 9 maja Sejm przyjął ustawę (tzw. jasne zarobki), która reguluje część tematów objętych dyrektywą, a dotyczących etapu rekrutacji. Także resort pracy pracuje nad kompleksowym projektem, informując nas o postępach prac oraz o własnych wnioskach i sposobie interpretacji dyrektywy.
Wokół tych tematów narosło wiele mitów i przekonań, które zamiast ułatwiać pracodawcom przygotowanie się do nowych wymagań, powodują powstawanie kolejnych wątpliwości. Poniżej, w pytaniach i odpowiedziach, wyjaśniamy najczęstsze wątpliwości HR-owców.
JAKI JEST CEL TEJ DYREKTYWY?
Wbrew obiegowej nazwie, nie jest to dyrektywa, której celem jest wprowadzenie jawności płac.
Ta dyrektywa jest o dążeniu do równego wynagradzania kobiet i mężczyzn. Mówimy bowiem o dyrektywie PE i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów egzekwowania. Jawność wynagrodzeń ma być zatem narzędziem w zmniejszaniu luki płacowej. Narzędzi w samej dyrektywie przewidziano więcej.
ILE MAMY CZASU NA PRZYGOTOWANIE?
Polski ustawodawca ma czas do 7 czerwca 2026 r. na to, by zmienić / uzupełnić krajowe regulacje w zakresie wymaganym przez dyrektywę. Wydaje się, że mamy jeszcze dużo czasu i temat nie jest pilny. To mylne podejście.
Dlaczego w rzeczywistości czasu jest mniej?
Po pierwsze, krajowe przepisy mogą pojawić się wcześniej. Patrząc na aktywność Pani Ministry Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej stawiałabym, że przepisy mające na celu niwelowanie luki płacowej pojawią się raczej wcześniej niż później.
Po drugie, pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 pracowników będą musieli do 7 czerwca 2027 r. złożyć raport dot. ich struktury wynagrodzeń za 2026 rok. Zatem już cały rok 2026 powinien być uporządkowany i „gotowy do ujawnienia”. Czas mamy zatem do stycznia 2026 r., a nie do czerwca.
Po trzecie wreszcie, a co często się pomija to to, że pracownik będzie mógł zażądać informacji o swoim wynagrodzeniu w odniesieniu do danej kategorii pracowników. Wobec braku odmiennych przepisów szczególnych, przyjmuję, że pracownik będzie mógł zgłosić się po takie informacje już dzień po wejściu w życie przepisów (np. w lipcu 2026 r.), a ujęty w informacji „poziom wynagrodzenia” (zgodnie z definicją ujętą w dyrektywie) powinien być określony jako roczne wynagrodzenie brutto i odpowiadające mu wynagrodzenie godzinowe brutto. Zatem w 2026 r. będziemy korzystali z informacji z 2025 r. (!!!)
Zmiany zasad wynagradzania, zwłaszcza w dużych organizacjach, zawsze są czasochłonne i nie warto czekać na ostatnią chwilę. Jeśli mamy coś do uporządkowania, to czasu robi się zdecydowanie mniej.
KOGO DOTYCZĄ NOWE PRZEPISY?
Dyrektywa dotyczy wszystkich pracodawców, niezależnie od branży, sektora czy wielkości. Jeśli zatrudniacie pracowników, te przepisy będą dotyczyć także Was.
Zróżnicowanie pojawia się przy poszczególnych obowiązkach. Im większy pracodawca, tym więcej / częstszych obowiązków jest na niego nałożonych.
Mały spoiler dla dalszych pytań:
- nowe obowiązki związane z rekrutacją – wszyscy pracodawcy
- dostęp dla pracowników do struktur wynagrodzenia – wszyscy pracodawcy
- odpowiedź na indywidualne zapytanie pracownika – wszyscy pracodawcy
- obowiązki sprawozdawcze i inne z nimi związane – im większy pracodawca, tym więcej obowiązków; o losie pracodawców zatrudniających poniżej 100 pracowników zadecydują przepisy krajowe.
CZY CHODZI TYLKO O WYNAGRODZENIE ZASADNICZE?
Nie. „Wynagrodzenie” w dyrektywie to wynagrodzenie zasadnicze (godzinowe lub miesięczne) oraz „wszelkie inne świadczenia pieniężne lub rzeczowe, otrzymywane przez pracownika bezpośrednio lub pośrednio (składniki uzupełniające lub zmienne) od swojego pracodawcy z racji swojego zatrudnienia”.
Zatem mamy tutaj bardzo szerokie rozumienie wynagrodzenia. Wchodzi tu w grę poza samą płacą zasadniczą, wszystko, co pracownik dostaje z tytułu zatrudnienia. To na pewno będzie budziło wątpliwości.
Powtórzmy też, że gdy w dyrektywie mowa jest o „poziomie wynagrodzenia”, to chodzi o roczne wynagrodzenie brutto i odpowiadające mu wynagrodzenie godzinowe brutto. O takim wynagrodzeniu jest mowa w szczególności w przypadku prawa pracownika do uzyskania informacji o jego poziomie wynagrodzenia.
CZY W OGŁOSZENIU O PRACĘ BĘDZIEMY MUSIELI PODAWAĆ WIDELKI WYNAGRODZENIA?
Dyrektywa wymaga, by kandydat otrzymał informację o początkowym wynagrodzeniu lub przedziale wynagrodzenia, przewidzianego dla danego stanowiska. Informacja ta nie musi być przy tym ujęta w samym ogłoszeniu o pracę. Może zostać przekazana kandydatowi np. wraz z zaproszeniem go na rozmowę kwalifikacyjną.
Co istotne, w każdym przypadku informacja ta powinna zostać kandydatowi przekazana (z naszej inicjatywy, bez potrzeby zadawania przez kandydata pytania) tak, by zapewnić świadome i transparentne negocjacje dotyczące wynagrodzenia. Nie byłoby zatem prawidłowe informowanie o możliwych zarobkach dopiero podczas rozmowy rekrutacyjnej.
Warto też wiedzieć, że dyrektywa zakazuje zadawania pytania kandydatowi o jego wynagrodzenie w aktualnym lub poprzednich miejscach pracy.
UWAGA – w tym zakresie pewne odmienności mogą wprowadzić polskie przepisy.
CZY TERAZ WSZYSCY PRACOWNICY NA DANYM STANOWSKU BĘDĄ ZARABIAĆ TYLE SAMO?
Tyle samo mają zarabiać pracownicy wykonujący taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.
Praca taka sama to praca tego samego rodzaju.
„Praca o takiej samej wartości” to zaś praca innego rodzaju, ale „wyceniana” na tym samym poziomie.
Kryteria tej wyceny mają być obiektywne, neutralne pod względem płci i uzgodnione z przedstawicielami pracowników, o ile tacy przedstawiciele istnieją.
Dyrektywa wśród tych kryteriów wymienia:
- umiejętności (wprost wskazano także, że „odpowiednie umiejętności miękkie nie mogą być niedoceniane”)
- wysiłek,
- zakres odpowiedzialności,
- warunki pracy,
- a w stosownych przypadkach – także wszelkie inne czynniki, które mają znaczenie w danym miejscu pracy lub na danym stanowisku.
CZY PRACOWNIK BĘDZIE WIEDZIAŁ, JAK WYCENIAMY JEGO PRACĘ?
Pracownicy będą mieli łatwy dostęp do kryteriów, które pracodawca stosował do określania wynagrodzenia pracowników, poziomów wynagrodzenia i progresji tegoż wynagrodzenia.
Przepisy krajowe zdecydują, czy obowiązek dot. progresji będzie dotyczył także pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników.
CZY MOŻEMY ZAKAZAĆ PRACOWNIKOWI UJAWNIANIA WYSOKOŚCI JEGO WYNAGRODZENIA?
Nie możemy zabraniać pracownikowi rozmawiania o tym, ile on zarabia, jeśli miałoby to służyć realizacji prawa do równego i niedyskryminacyjnego wynagradzania. Już dzisiaj jest to niedozwolone. Dyrektywa także zawiera taką zasadę.
CZY DYREKTYWA UJAWNI WSZYSTKIE ZAROBKI?
Nie ujawni. Przepisy w żadnym miejscu nie przewidują, że pracownik będzie miał dostęp do informacji o zarobkach innych osób.
Obowiązki informacyjne lub raportowe przewidują przekazywanie informacji przeciętnych, odnoszących się do całej załogi / całego zespołu albo do danej kategorii pracowników.
Z jednej strony pracownik będzie mógł zwrócić się do pracodawcy po informację o tym, jaki jest jego własny poziom wynagrodzenia oraz jakie są średnie zarobki w jego kategorii, w podziale na płeć. Z drugiej strony pracodawca będzie miał sporo nowych obowiązków raportowania szerokich informacji dot. wynagrodzeń w jego firmie. One też nie dotyczą indywidualnych zarobków. Co więcej, dyrektywa zakłada, że prawo krajowe może wprowadzić mechanizmy dalej chroniące informacje o indywidualnych zarobkach poprzez ich przekazywanie wyłącznie przedstawicielom pracowników czy odpowiedniemu organowi, a nie bezpośrednio innemu pracownikowi.
CZEGO MOŻE DOWIEDZIEĆ SIĘ KAŻDY PRACOWNIK?
Pojawi się nowe uprawnienie pracownika. Każdy pracownik będzie mógł wystąpić do pracodawcy o informacje o swoim indywidualnym poziomie wynagrodzenia (rozumianym jako wynagrodzenie roczne) oraz o średnim poziomie wynagrodzenia, w podziale na płeć, w kategorii, do której pracownik należy (taką kategorię tworzą pracownicy wykonujący taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości).
Pracodawca będzie co roku informował pracowników o tym, że mają taką możliwość.
Pracodawca będzie miał max 2 miesiące na przekazanie pracownikowi tych informacji.
Uwaga! Z takiej informacji pracownik może dowiedzieć się o nierównym wynagrodzeniu podyktowanym także innymi przyczynami niż płeć. Np. pracownik z wieloletnim stażem dowie się, że zarabia poniżej średniej, którą zawyżają osoby zatrudniane później, w innych realiach rynkowych.
NA CZYM POLEGA OBOWIĄZEK RAPORTOWY PRACODAWCY?
Osobnym obowiązkiem pracodawcy będzie tzw. sprawozdawczość w zakresie luki płacowej.
Pracodawca będzie raportował o luce płacowej ze względu na płeć (także co do składników uzupełniających i zmiennych), o medianie tej luki, odsetku pracowników otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne, o odsetku kobiet i mężczyzn w każdym kwartylu wynagrodzenia, a także o luce płacowej w poszczególnych kategoriach.
Kalendarz:
- pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 pracowników – pierwszy raport składają do 7 czerwca 2027 r., a potem co roku, za rok poprzedni,
- pracodawcy zatrudniający od 150 do 249 pracowników – do 7 czerwca 2027 r., a potem co trzy lata, za rok poprzedni,
- pracodawcy zatrudniający od 100 do 149 pracowników – do 7 czerwca 2031 r., a potem co trzy lata, za rok poprzedni.
Co z mniejszymi pracodawcami?
- Czekamy na polskie przepisy by dowiedzieć się, czy pracodawcy zatrudniający poniżej 100 pracowników także będą musieli raportować.
Co istotne, informacje o luce płacowej w poszczególnych kategoriach, pracodawca będzie przekazywał także wszystkim swoim pracownikom i przedstawicielom pracowników.
Jeśli coś w informacjach od pracodawcy będzie niejasne, pracownicy, ich przedstawiciele czy wskazane organy będą mogły dopytywać o wyjaśnienia i szczegóły.
Jeśli raport wykaże określone różnice, których pracodawca nie będzie w stanie ich uzasadnić obiektywnymi przyczynami (tj. niezwiązanymi z płcią), to będzie musiał podjąć środki zaradcze we współpracy m.in. z przedstawicielami pracowników. Jak te środki nie pomogą, a luka będzie nieuzasadniona i będzie wynosiła ponad 5% w którejkolwiek kategorii, to obowiązkowe będzie rozpoczęcie kolejnego etapu – wspólnej oceny wynagrodzeń.
CZY DYREKTYWA PRZEWIDUJE SANKCJE DLA PRACODAWCY NARUSZAJĄCEGO SWOJE OBOWIĄZKI?
Tak. I to na kilku poziomach.
Poziom pierwszy: odszkodowanie dla pracownika.
Jeśli pracownik poniesie szkodę w wyniku JAKICHKOLWIEK naruszeń praw lub obowiązków wynikających z dyrektywy, będzie mógł dochodzić pełnego odszkodowania lub zadośćuczynienia. Świadczenia te mają nie tylko zapewniać rzeczywiste skuteczne odszkodowanie lub zadośćuczynienie za wszelkie szkody i straty (czyli bardzo szeroko!), ale także mają być odstraszające i proporcjonalne. Nie będzie górnego limitu wysokości.
W procesie związanym z omawianym naruszeniem będziemy mieć odwrócony ciężar dowodu. To pracodawca będzie udowadniał, że nie naruszył zasady równości płac.
Poziom drugi: nakazy.
Naruszenie przez pracodawcę zasady równości wynagrodzeń będzie wiązało się z możliwością wydania wobec niego nakazu zaprzestania naruszenia lub nakazu podjęcia środków zapewniających stosowanie prawa.
Powtarzające się naruszenia umożliwią wydanie nakazu powtarzalnej kary pieniężnej. Powinna ona działać na zasadzie automatu, tj. naliczać się okresowo do czasu usunięcia nieprawidłowości.
Poziom trzeci: kary
Grzywny za naruszenie zasady równości płac mają być skuteczne i proporcjonalne. Mają gwarantować rzeczywisty efekt odstraszający.
Wydaje się, że dotychczasowe grzywny z kodeksu pracy do 30.000,00 zł nie mają takiego charakteru; a na pewno nie mają go w stosunku do każdego pracodawcy. Czy czeka nas powiązanie wysokości grzywny z wynikami danego pracodawcy?
Poziom czwarty: wykluczenie z przetargów
Dyrektywa przewiduje możliwość wykluczenia jakiegokolwiek podmiotu gospodarczego z uczestnictwa w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli możliwe będzie wykazanie, że naruszył on swoje obowiązki w zakresie równości wynagrodzeń, związane z niezastosowaniem się do wymogów dotyczących przejrzystości wynagrodzeń lub z luką płacową wynoszącą więcej niż 5% w którejkolwiek kategorii pracowników (jeśli taka luka nie jest uzasadniona przez pracodawcę obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami).
Potrzebujesz wsparcia? Sprawdź, w jaki sposób doradzamy pracodawcom w obszarze równości płac >>.
Nagrody i premie pracownicze – jak je odróżniać i prawidłowo uregulować zasady ich przyznawania?
Kwestia premii i nagród dla pracowników wciąż budzi wiele wątpliwości – w naszej codziennej pracy widzimy, ile problemów sprawia pracodawcom (i pracownikom) rozróżnianie tych świadczeń. Jest to spowodowane w dużej mierze tym, że w obowiązujących przepisach prawa nie znajdziemy definicji ani premii, ani nagrody. Przepisy też zasadniczo nie regulują warunków przyznawania tych świadczeń, dlatego pracodawcy samodzielnie określają je w swoich wewnętrznych regulacjach. Często jednak regulacje te są nieprecyzyjne lub sprzeczne z poglądami sądów, co może powodować w praktyce wiele problemów, np. umożliwiać pracownikom sądowe dochodzenie świadczeń, które w zamyśle pracodawcy miały mieć charakter uznaniowy (czyli takie, których pracownik nie może co do zasady dochodzić przed sądem). Warto jest więc znać różnice między tymi świadczeniami, aby prawidłowo posługiwać się tymi terminami w wewnętrznych regulacjach.
Nagroda – świadczenie uzależnione od woli pracodawcy
Nagroda jest świadczeniem uznaniowym, czyli jej przyznanie zależy wyłącznie od woli pracodawcy. Bardzo ogólne zasady przyznawania tego świadczenia zostały zawarte w art. 105 kp, zgodnie z którym „pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia”. Ma to więc być forma docenienia pracownika, który wyjątkowo angażuje się w wykonywanie jego zadań, ma wyjątkowe osiągnięcia czy zasługi w pracy. Warunki przyznania nagród nie powinny być określane w regulacjach wewnętrznych – to pracodawca powinien samodzielnie w wybranym momencie decydować, że przyznaje nagrodę konkretnej osobie z wybranego przez pracodawcę powodu.
Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 09.07.2024 r. w sprawie o sygnaturze II PSKP 25/23 stwierdził, że nagrody i wyróżnienia mogą być przyznawane pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu pracy. Ze swej istoty nagrody nie mogą więc dotyczyć wszystkich albo większej liczby pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy. Nagroda powinna być przyznawana niejako wyjątkowo. Przyznanie jej wszystkim pracownikom czy większości pracowników jest niezgodne z założeniami takiego świadczenia i może skutkować tym, że świadczenie w rzeczywistości nie będzie miało charakteru uznaniowego.
Pracodawca nie musi nagrody przyznawać (co wynika z zawartego w art. 105 kp sformułowania „mogą być przyznane nagrody”), a pracownik może wymagać wypłaty nagrody dopiero wtedy, gdy dostał od pracodawcy informację o przyznaniu mu nagrody. Może to być informacja ustna, pisemna czy np. mailowa. Jeśli pracownik nie został poinformowany o przyznaniu mu nagrody, to co do zasady nie ma możliwości domagania się takiego świadczenia od pracodawcy. Nie można więc domagać się przyznania nagrody, ale można domagać się jej wypłaty, gdy nagroda została przyznana, ale nie została pracownikowi wypłacona.
Premia – świadczenie o charakterze roszczeniowym
Premia z kolei przyznawana jest wtedy, gdy pracownik spełni określone przez pracodawcę warunki. Takim warunkiem może być np. przepracowanie określonego czasu (premia stażowa), czy osiągnięcie określonego wyniku lub założonego celu (premia wynikowa). Premia może być też przyznawana pracownikom wtedy, gdy to pracodawca osiągnie określony wynik, np. realizując założoną liczbę zamówień czy osiągając założony wcześniej przychód. Z premią mamy więc do czynienia, gdy nabycie prawa do świadczenia uzależnione jest od sprawdzalnych kryteriów. W orzecznictwie Sądu Najwyższego wielokrotnie taki pogląd potwierdzono – przykładem jest wyrok z dnia 21.09.2006 r. w sprawie o sygnaturze II PK 13/06, w której stwierdzono, że pracodawca, ustalając spełnienie przez pracownika ocenianych warunków przyznania świadczenia, dysponuje pewnym zakresem swobody, lecz jeśli są to warunki konkretne i sprawdzalne, to świadczenie jest premią (bez względu na jego nazwę przyjętą u pracodawcy).
Gdy zrealizowane zostaną określone w umowie, regulaminie wynagradzania czy też układzie zbiorowym pracy wymagania, pracownikowi należy się premia i może domagać się jej wypłacenia przez pracodawcę. Oznacza to, że premia ma charakter roszczeniowy – jest więc wymagalna od momentu spełnienia warunków i pracodawca jest wtedy zobowiązany do jej wypłacenia, a jeśli jej nie wypłaci, to pracownik może wystąpić z pozwem o zapłatę takiego świadczenia.
Warunki premii niekoniecznie w regulaminie
Najbardziej „pożądanym” sposobem uregulowania premii (z perspektywy prawa pracy i samych pracowników) jest opisanie jej warunków w regulaminie wynagradzania czy regulaminie premiowania – zapewnia to największą przejrzystość zasad wynagradzania. Stąd możemy spotkać się z określeniem „premia regulaminowa” odnoszącym się do takiej premii, której została opisana właśnie w regulaminie. Nie jest jednak tak, że określenie zasad premii w inny sposób ma wpływ na możliwość dochodzenia jej przez pracownika.
Pracodawcy często zakładają, że jeśli warunki przyznawania świadczenia zostały ustalone poza regulaminem, np. w zarządzeniu albo przesłano je do pracowników mailowo, to taka premia ma „słabszy” charakter i pracownicy nie mogą już jej dochodzić od pracodawcy. Nic bardziej mylnego – dla roszczeniowego charakteru świadczenia nie ma znaczenia, gdzie uregulowano warunki przyznawania premii. Premia może nawet wynikać z przyjętego u pracodawcy zwyczaju, który nigdy nie został formalnie spisany. Co więcej, nie ma też znaczenia, czy wszyscy pracownicy zostali poinformowani o szczegółowych warunkach przyznawania premii. Ważne, że pracodawca takie warunki u siebie faktycznie określił, nawet jeśli są one znane np. tylko pracownikom zatrudnionym na stanowiskach kierowniczych. Jeśli więc przykładowo, pracodawca poinformował mailowo pracowników, że na podstawie oceny wykonywania obowiązków pracowniczych zostanie przyznana premia w maksymalnej wysokości 1.000,00 zł, ale konkretne zasady oceniania pracowników oraz zasady ustalania wysokości premii znane są tylko wąskiej grupie osób zatrudnionych, to taka premia ma charakter roszczeniowy bez względu na to, że większość pracowników zna tylko bardzo ogólne zasady przyznawania premii.
„Premia uznaniowa” – ułatwienie dla pracodawców czy jeszcze więcej problemów?
W regulacjach zakładowych dotyczących premii nierzadko można się spotkać z określeniem „premia uznaniowa”. W wielu przypadkach jest to związane z przekonaniem pracodawców, że zamieszczenie w regulacji dot. premii słowa „uznaniowy”, sprawi, że pracownik nie będzie mógł domagać się takiej premii na drodze sądowej. Jest to jednak całkowicie niewłaściwy pogląd. O charakterze świadczenia nie decyduje jego nazwa, a zasady jego przyznawania. Jeśli więc pracodawca ustali, że „premia uznaniowa” przyznawana jest w oparciu np. o ocenę sposobu wykonania obowiązków czy z uwagi na osiągnięcie założonych wyników (czyli mamy do czynienia ze sprawdzalnym kryterium), to takie świadczenie jest po prostu „zwykłą” premią, która ma charakter roszczeniowy i której pracownik może się domagać przed sądem. Takie stanowisko potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 18.01.2022 r., w sprawie o sygnaturze III PSKP/12, stwierdzając, że świadczenie pieniężne nazwane w zakładowych przepisach płacowych (albo w umowie o pracę) „premią uznaniową”, wypłacane pracownikowi systematycznie, w regularnych odstępach czasu, za zwyczajne wykonywanie obowiązków służbowych, a więc w szczególności za sumienne i staranne wykonywanie pracy, w oderwaniu od przesłanek nagrody określonych w art. 105 kp, jest składnikiem wynagrodzenia za pracę (w szczególności wynagrodzenia urlopowego), co oznacza, że pracownikowi przysługuje roszczenie o jego wypłatę.
Może być jednak tak, że pracodawca z uwagi na nieznajomość prawidłowego nazewnictwa przyjętego w prawie pracy, wprowadza w wewnętrznych regulacjach możliwość przyznania „premii uznaniowej”, w żaden sposób nie precyzując warunków jej przyznawania. W takim przypadku należy przyjąć, że świadczenie jest w rzeczywistości nagrodą, a nie premią. Takie świadczenie powinno więc mieć charakter indywidualny, czyli powinno być przyznawane jedynie niektórym pracownikom. Taki pogląd wyraził Sąd Najwyższy we wspomnianym już wyroku z dnia 09.07.2024 r., w którym stwierdzono, że powszechnie stosowana praktyka odbiegająca od reguły wyrażonej w art. 105 kp (czyli przyznawania nagrody w oparciu o szczególne osiągnięcia pracownika), polegająca na szerokim stosowaniu nagród, nagród „uznaniowych ”, czy „premii uznaniowych ” nie powinna być aprobowana.
„Nagroda” czasem nie jest nagrodą
Tak jak już zaznaczono powyżej, nazwa świadczenia nie decyduje o jego charakterze. Nie tylko pracodawcy mają problem z prawidłowym nazewnictwem (i określaniem charakteru) świadczeń – podobny problem ma nawet nasz ustawodawca. Przykładem jest nagroda jubileuszowa, która przysługuje na przykład pracownikom urzędów państwowych. Pomimo nazwy tego świadczenia, przysługuje ono w przypadku spełnienia przez pracownika konkretnego, łatwo mierzalnego kryterium, jaki jest przepracowanie określonej liczby lat. Skoro mamy do czynienia z tak wyraźnymi warunkami uzyskania świadczenia, to nie ma wątpliwości, że w rozumieniu prawa pracy nie jest to nagroda o charakterze uznaniowym, a premia o charakterze roszczeniowym. Jeśli więc pracownik przepracuje określony czas, a pracodawca nie wypłaci nagrody jubileuszowej wynikającej z danej ustawy, to pracownik ma pełne prawo do tego, żeby tego świadczenia dochodzić przed sądem.
Warto zweryfikować regulacje wewnętrzne
Prawidłowe określenie charakteru świadczeń przyznawanych przez pracodawcę jest bardzo istotne. Niezasadne zakwalifikowanie świadczenia jako uznaniowe może skutkować postępowaniami sądowymi o wypłatę przez pracodawcę należnych kwot, co wiąże się nie tylko z dodatkowymi kosztami po stronie pracodawcy, ale także z niepotrzebnym stresem, a nierzadko z konsekwencjami PR-owymi. Warto więc zweryfikować regulacje wewnętrzne (nawet te, które nie zostały spisane) i prawidłowo ustalić, które świadczenia mają jaki charakter – zwłaszcza w przypadku popularnych „premii uznaniowych”.
Jeśli mają Państwo wątpliwości co do tego, czy świadczenia dla pracowników są u Państwa prawidłowo uregulowane i wypłacane, chętnie Państwa wesprzemy w tej kwestii i zweryfikujemy poprawność przyjętych zasad wynagradzania.
Nowe uprawnienie dla rodziców – uzupełniający urlop macierzyński od 19 marca 2025 r.
Od 19 marca 2025 r. wchodzi w życie nowy rodzaj urlopu dla rodziców dzieci wymagających dłuższej hospitalizacji po narodzinach – uzupełniający urlop macierzyński. Uprawnienie to zostanie dodane do Kodeksu pracy na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2024 r., poz. 1871), a uregulowane będzie w nowym przepisie art. 1802 KP. Ma ono na celu wyrównanie czasu spędzanego z dzieckiem przez rodziców, niezależnie od stanu zdrowia noworodka.
Kto skorzysta z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego?
Uprawnienia to przysługuje nie tylko matce czy ojcu dziecka, ale także rodzicom adopcyjnym i zastępczym, pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów dotyczących daty porodu oraz masy urodzeniowej dziecka. W przeciwieństwie do urlopu rodzicielskiego, uzupełniający urlop macierzyński udzielany jest w jednej części, bez możliwości jego podziału między rodziców.
Uzupełniający urlop macierzyński będzie przysługiwał pracownikom, których dzieci:
- urodziły się przed 28. tygodniem ciąży lub z masą poniżej 1000 g:
- tydzień dodatkowego urlopu za każdy tydzień pobytu w szpitalu
- maksymalnie 15 tygodni
2. urodziły się między 28. a 37. tygodniem ciąży z masą powyżej 1000 g:
- tydzień dodatkowego urlopu za każdy tydzień hospitalizacji
- maksymalnie 8 tygodni
3. urodziły się po 37. tygodniu ciąży, jeśli hospitalizacja trwała min. 2 dni (od 5. do 28. dnia życia):
- tydzień dodatkowego urlopu za każdy tydzień hospitalizacji
- maksymalnie 8 tygodni
W przypadku urodzenia więcej niż jednego dziecka przy jednym porodzie, przy ustalaniu wymiaru uzupełniającego urlopu macierzyńskiego należy uwzględnić wagę dziecka o najniższej masie urodzeniowej oraz okres pobytu w szpitalu dziecka najdłużej hospitalizowanego. Niepełny tydzień pobytu w szpitalu zaokrągla się w górę do pełnego tygodnia. Przy udzielaniu uzupełniającego urlopu macierzyńskiego tydzień odpowiada 7 dniom kalendarzowym. Za okres korzystania z nowego urlopu przysługuje prawo do zasiłku macierzyńskiego w wysokości 100% podstawy wymiaru zasiłku – ten okres nie jest uwzględniany w tzw. deklaracji zasiłkowej i nie może być naliczany w wysokości 81,5% podstawy wymiaru zasiłku.
Jak skorzystać z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego?
Aby skorzystać z uzupełniającego urlopu, pracownik musi złożyć wniosek w formie papierowej lub elektronicznej nie później niż 21 dni przed zakończeniem podstawowego urlopu macierzyńskiego. We wniosku należy wskazać datę zakończenia dotychczasowego urlopu oraz określić liczbę tygodni, na jakie ma być udzielony urlop uzupełniający. Pracodawca nie może odmówić jego udzielenia.
Do wniosku należy dołączyć:
- zaświadczenie ze szpitala o tygodniu ciąży, masie urodzeniowej i okresie hospitalizacji,
- oświadczenie o braku zamiaru korzystania z urlopu przez drugiego rodzica.
W przypadku niewykorzystania urlopu uzupełniającego bezpośrednio po podstawowym urlopie macierzyńskim uprawnienie to przepada – nie będzie możliwości wykorzystania go w innym, późniejszym terminie.
Zmiany w dokumentacji pracowniczej
Nowe przepisy wpłyną również na dokumentację pracowniczą i system zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych. Wniosek o uzupełniający urlop macierzyński będzie przechowywany w aktach osobowych (część B), a w zgłoszeniach do ZUS pojawią się nowe kody: 341 (zasiłek macierzyński za okres uzupełniającego urlopu) i 342 (wyrównanie zasiłku).
Przepisy przejściowe
Rodzice dzieci urodzonych przed 19 marca 2025 r. także będą mogli skorzystać z nowego urlopu, jeśli w dniu wejścia w życie ustawy będą przebywali na urlopie macierzyńskim lub urlopie na warunkach macierzyńskiego. W ich przypadku wniosek musi być złożony najpóźniej w ostatnim dniu podstawowego urlopu macierzyńskiego, co oznacza, że już w wypłatach za marzec 2025 r. może pojawić się konieczność rozliczenia nowej absencji. Nowe przepisy nie obejmą jednak osób, które w tym dniu będą już na urlopie rodzicielskim.
Podsumowanie
Nowe przepisy wprowadzają istotne zmiany dla pracodawców, wymagając dostosowania polityki kadrowej do nowych uprawnień rodziców. Warto już teraz przeanalizować wpływ tych zmian na zarządzanie zespołem, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie firmy oraz spełnić nowe wymogi prawne przy jednoczesnym wsparciu pracowników w wyjątkowych sytuacjach życiowych.
Racjonalizacja zatrudnienia jako przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie stosunku pracy
Prowadzenie racjonalnej polityki kadrowej jest jedną z podstawowych i niepodważalnych prerogatyw pracodawcy. Jej realizacja polega na zatrudnianiu i zwalnianiu pracowników w oparciu o obrane przez pracodawcę cele gospodarcze czy organizacyjne. W tym wymiarze wypowiedzenie stosunku pracy stanowi podstawowy środek polityki kadrowej służący racjonalizacji zatrudnienia. Jak wskazuje Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 9 maja 2024 r. (II PSKP 67/23), pracodawca racjonalizując zatrudnienie może oceniać pracowników pod względem efektywności, rentowności czy wpływu ich pracy na atmosferę w pracy, a założenie, że nowy pracownik wykona daną pracę lepiej od dotychczasowego może być wskazany jako przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie. Warto przyjrzeć się ww. orzeczeniu i odtworzyć wskazane przez Sąd Najwyższy ramy, w jakich racjonalizacja zatrudnienia może stanowić przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie definitywne lub zmieniające.
Czym jest racjonalizacja zatrudnienia?
Racjonalizacja zatrudnienia jest jednym z podstawowych narzędzi służących przedsiębiorcy do efektywnego zarządzania zakładem pracy. Racjonalizując zatrudnienie pracodawca optymalizuje strukturę zatrudnienia poprzez dobór pracowników dających najlepszą gwarancję efektywności pracy. Racjonalna polityka kadrowa polega na wyborze pracowników, których kompetencje i potencjał odzwierciedlają aktualne potrzeby firmy.
Co oczywiste, nie zawsze racjonalizacja zatrudnienia możliwa jest do realizacji przy wykorzystaniu dotychczasowej kadry. Warto pamiętać, że równie istotnym elementem racjonalizacji zatrudnienia jest „negatywna” polityka kadrowa, która zazwyczaj wykonywana będzie poprzez identyfikację nieefektywnych pracowników lub niepotrzebnych stanowisk pracy.
Skupiając się natomiast na prawie pracy, nie powinien również umknąć naszej uwadze fakt, że racjonalizacja zatrudnienia jest w istocie jedną z zasadniczych prerogatyw organizacyjnych każdego pracodawcy. Jak wskazuje sam Sąd Najwyższy, pracodawca ma prawo do prowadzenia polityki kadrowej dostosowanej do faktycznych potrzeb przedsiębiorstwa.
Racjonalizacja jako przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie stosunku pracy
Jak trafnie zauważa sam Sąd Najwyższy, wypowiedzenie stosunku pracy „jest zwykłym środkiem polityki kadrowej będącym jedynie instrumentem osiągania celów założonych przez pracodawcę” (II PSKP 67/23). Z tego względu przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie stosunku pracy nie musi być szczególnego charakteru. Istotne jest jedynie to by była ona faktyczna, konkretna i zrozumiała dla pracownika.
Przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie stosunku pracy może być również racjonalizacja zatrudnienia. Co istotne, w ocenie Sądu Najwyższego (II PSKP 67/23), przy rozwiązywaniu stosunku pracy z powodu racjonalizacji zatrudnienia pracodawca ma m.in. prawo do:
- „porównywania pracowników przez pryzmat wykonywanej przez nich pracy”;
- wypowiedzenia stosunku pracy pracownikowi, „w sytuacji., w której (chociażby z przyczyn niezawinionych) nie osiąga wyników osiągających standard, jaki reprezentuje inny pracownik” czy
- „przyjęcia […], że nowy pracownik wykona lepiej te same obowiązki, których standard wykonywania przez zatrudnionego już pracownika” nie jest satysfakcjonujący.
Kryteria i przyczyny racjonalizacji zatrudnienia
Możliwość powołania się przez pracodawcę na racjonalizację zatrudnienia jako przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie stosunku pracy nie jest jednoznaczna z przyzwoleniem na arbitralne i uznaniowe decyzje kadrowe.
Z omawianego orzeczenia wynika bowiem, że pracodawca wypowiadając stosunek pracy z powodu racjonalizacji zatrudnienia, w celu spełnienia obowiązku wskazania faktycznej, konkretnej i zrozumiałej dla pracownika przyczyny, w piśmie zawierającym oświadczenie woli o wypowiedzeniu stosunku pracy powinien wyjaśnić pracownikowi motywy racjonalizacji zatrudnienia oraz kryteria, w oparciu o które podjęto decyzje o zwolnieniu konkretnego pracownika.
Jak wskazuje Sąd Najwyższy, pracodawca kierując się racjonalizacją zatrudnienia przy wypowiadaniu stosunku pracy może powołać się na założenie, że nowy pracownik zatrudniany w miejsce dotychczasowego będzie w bardziej efektywny w realizacji powierzonych obowiązków. Naturalnie w takim przypadku założenie, którym kieruje się pracodawca powinno mieć charakter umotywowany konkretnymi okolicznościami (np. lepszymi wynikami, kwalifikacjami i doświadczeniem nowego pracownika).
Pracodawca może również porównywać pracowników pod względem efektywności ich pracy i prowadzić politykę kadrową w oparciu o kryterium wpływu poszczególnych pracowników na rentowność, efektywność, funkcjonalność czy nawet atmosferę w miejscu pracy.
Zdaniem Sądu Najwyższego, racjonalizacja zatrudnienia niekoniecznie musi zawsze wiązać się z wdrożeniem kompleksowych zmian w strukturze zatrudnienia. W ocenie Sądu Najwyższego, także w przypadku jednostkowej decyzji kadrowej racjonalizacja zatrudnienia może stać się przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie stosunku pracy, „jeśli okoliczności sprawy dają podstawę do założenia, że wymiana taka poprawi funkcjonalność pracodawcy, efektywność czy rentowność, czy choćby tylko atmosferę pracy, które pośredni może przekładać się na wynik ekonomiczny”. Incydentalny charakter racjonalizacji zatrudnienia zazwyczaj przynosi wymierne skutki w przypadku zmian w ramach kadry kierowniczej, której odpowiedny dobór w bezpośredni sposób przekłada się na efektywność przedsiębiorstwa.
Warunki formalne
Nie ulega wątpliwości, że racjonalizacja zatrudnienia nie może być wykorzystywana przez pracodawców do uzasadniania arbitralnych decyzji. W dalszym ciągu należy mieć na uwadze, że przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie stosunku pracy musi być faktyczna i konkretna oraz opisana w sposób zrozumiały dla zwalnianego pracownika.
W piśmie wypowiadającym stosunek pracy z powodu racjonalizacji zatrudnienia pracodawca powinien w wyraźny sposób wskazać:
- okoliczności, które uzasadniły podjęcie działań racjonalizatorskich;
- potrzeby i cele przedsiębiorstwa, które powodują konieczność racjonalizacji zatrudnienia;
- fakty i kryteria, ze względu na które stosunek pracy danego pracownika został objęty racjonalizacją zatrudnienia.
Warto również pamiętać, że w przypadku, w którym racjonalizacja zatrudnienia bazować będzie na przyczynach niedotyczących danego pracownika (tj. gdy nie będzie się wiązała np. z negatywną oceną efektywności pracy) istnieje ryzyko, że konieczne stanie się zachowanie reżimu ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.
Wnioski dla pracodawców
- Racjonalizacja zatrudnienia może stanowić dostateczną przyczynę wypowiedzenia stosunku pracy także w przypadku incydentalnych decyzji kadrowych.
- Pracodawca ma prawo porównywać pracowników pod względem efektywności ich pracy oraz wpływu na funkcjonalność zakładu pracy i przedsiębiorstwa.
- Pracodawca ma prawo wymieniać pracowników kierując się uzasadnionym założeniem, że nowa kadra będzie w bardziej efektywny sposób realizowała powierzone obowiązki.
- Racjonalizacja zatrudnienia nie pozwala pracodawcy na prowadzenie arbitralnej polityki kadrowej.
- Racjonalizacja zatrudnienia jako przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie stosunku pracy powinna stanowić faktyczną i konkretną przyczynę uzasadniającą zwolnienie.
- Pracodawca w piśmie uzasadniającym wypowiedzenie stosunku pracy racjonalizacją zatrudnienia powinien wskazać konkretne okoliczności i kryteria, w oparciu o które racjonalizacja zatrudnienia stała się konieczna i obejmuje danego pracownika.
- Racjonalizacja zatrudnienia może stanowić również przyczynę uzasadniająca wypowiedzenie zmieniające.
Znamy program kontroli PIP na 2025 rok
Na początku grudnia Główny Inspektor Pracy Marcin Stanecki przedstawił program działania Państwowej Inspekcji Pracy na lata 2025-2027. Inspektorzy PIP mają w 2025 roku przeprowadzić 55 tysięcy kontroli.
Z informacji przedstawionych przez Głównego Inspektora wynika, że w tym roku PIP skupi się w dużej mierze na kontroli legalności pracy i pobytu cudzoziemców. W przypadku dużych grup zatrudnionych cudzoziemców inspektorzy PIP będą wspierani przez Straż Graniczną.
Kontynuowane mają być też kontrole w agencjach zatrudnienia, w agencjach pracy tymczasowej, a także u pracodawców-użytkowników. Szczególnej weryfikacji mają podlegać podstawy zatrudnienia w tych podmiotach – PIP będzie sprawdzać, czy nie zawarto umów cywilnoprawnych w warunkach, w których charakter zatrudnienia świadczy o istnieniu stosunku pracy.
Zapowiedziano także, że w dalszym ciągu prowadzone będą kontrole inicjowane sygnałami o naruszaniu przepisów prawa pracy przez konkretnych pracodawców. Główny Inspektor PIP poinformował, że takie kontrole będą wszczynane przede wszystkim w związku ze zgłoszeniami nieprawidłowości w zakresie wypłacania wynagrodzeń i innych świadczeń, a także w związku z naruszeniami przepisów o czasie pracy, stosunku pracy i warunkami pracy. Kontroli mają dotyczyć również przestrzegania przepisów dotyczących pracowniczych planów kapitałowych, wykonywania pracy zdalnej, mobbingu.
Co ważne, mają rozpocząć się kontrole związane z ochroną sygnalistów, więc PIP prawdopodobnie będzie sprawdzać, czy wdrożone zostały odpowiednie regulacje wewnętrzne dotyczące zgłaszania nieprawidłowości.
Inspektorzy będą także weryfikować poziomy wynagrodzeń kobiet i mężczyzn u pracodawców pod kątem tego, czy są oni wynagradzani za jednakową pracę (lub o jednakowej wartości) na takim samym poziomie. Program kontroli potwierdza, że pracodawcy są zobowiązani do wyrównywania wynagrodzeń już na podstawie samych przepisów Kodeksu pracy, bez względu na implementowanie do polskiego porządku prawnego tzw. dyrektywy o jawności wynagrodzeń, którą Polska powinna wdrożyć do czerwca 2026 r. i która nakłada obowiązek analizowania i ujawniania poziomów wynagrodzeń kobiet i mężczyzn zatrudnionych na danym stanowisku.
Kolejną kwestią, na którą zwrócił uwagę Główny Inspektor PIP, jest temat uprawnień rodzicielskich – inspektorzy mają w tym roku badać, czy pracodawcy przestrzegają przepisów, które weszły w życie w kwietniu 2023 r. i które wprowadziły nowe uprawnienia dla pracowników-rodziców, w tym wydłużenie urlopu rodzicielskiego oraz korzystne dla pracowników zmiany w zakresie urlopu ojcowskiego.
Inspekcja Pracy zrealizuje też w najbliższych latach kampanie prewencyjno-kontrolne, dotyczące:
- zapobiegania wypadkom związanym z pracą w sektorze przemysłowym;
- ochrony pracowników narażonych na działania czynników CMR (działanie czynników rakotwórczych, mutagennych lub reprotoksycznych) oraz przeciwdziałania negatywnym skutkom zdrowotnym związanym z ryzykiem narażenia na pył azbestu w miejscu pracy;
- działań kontrolno-nadzorczych i prewencyjnych w obszarze legalności zatrudnienia, powierzania innej pracy zarobkowej oraz wykonywania pracy przez cudzoziemców.
Warto mieć na uwadze powyższy program kontroli i przeanalizować, czy w Państwa organizacji mogą występować ewentualne nieprawidłowości w którejś z kwestii uwzględnionych w tym programie. Przygotowanie się na potencjalną kontrolę i odpowiednio wczesne wprowadzenie zmian może uchronić pracodawcę przed karami ze strony inspekcji pracy.
Mobbing na produkcji – na co zwrócić uwagę?
Działalność produkcyjna znacząco różni się od działalności w handlu czy sprzedaży. Charakteryzująca produkcję dynamika procesu oraz zaangażowanie znacznych zasobów ludzkich mogą generować zwiększone ryzyko wystąpienia nieprawidłowości wywołujących określone skutki na gruncie prawa pracy. W jaki sposób pracodawca prowadzący działalność produkcyjną może zabezpieczyć się na wypadek wystąpienia zjawisk niepożądanych oraz zapobiec ich powstaniu?
Przypomnijmy, że podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest obowiązek szanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika. Do tego dochodzą inne liczne obowiązki, których istota sprowadza się do przeciwdziałania negatywnym zjawiskom w środowisku pracy. W szczególności, pracodawca jest obowiązany przeciwdziałać mobbingowi oraz wszelkim przejawom dyskryminacji.
Pracodawca nie może więc organizować pracy i sprawować kierownictwa w sposób całkowicie dowolny. Jakkolwiek podstawowym obowiązkiem pracownika jest wykonywanie pracy i realizacja poleceń przełożonych, pracownik ma prawo żądać od pracodawcy stworzenia takich warunków i atmosfery pracy, które umożliwią mu realizacje swojego zobowiązania w środowisku wolnym od patologii. Jest to szczególne wyzwanie dla pracodawców prowadzących działalność produkcyjną.
Działalność ta wymaga zazwyczaj całodobowego funkcjonowania zakładów pracy oraz pracy zmianowej. Ta ostatnia sama w sobie znacząco obciąża organizm wykonującego ją pracownika. Dochodzące do tego tempo pracy oraz konieczność wykonywania pracy skooperowanej (w zespole, przy udziale innych współpracowników) mogą potęgować ryzyko konfliktów w pracy oraz nieprawidłowych relacji wewnątrz załogi.
Na osobach kierujących pracownikami (na produkcji będą to najczęściej liderzy, brygadziści czy mistrzowie) ciąży szczególna rola w zapewnieniu zdrowego (wolnego od patologii) środowiska pracy. Tym bardziej pracodawcy powinni zadbać o właściwy dobór osób na te stanowiska. Kryterium doboru nie może ograniczać się wyłącznie do skuteczności (w zarządzaniu zespołem). Od osoby kierującej załogą pracodawca powinien oczekiwać nie tylko tego, że ten sprawnie rozplanuje prace oraz odpowiednio zareaguje na pojawiające się incydenty. Osoba ta powinna także realizować jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy – wpływać na kształtowanie zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy, a właściwie w społeczności zakładowej. Wnioski te płyną z dorobku Sądu Najwyższego, w szczególności z niedawno zapadłych orzeczeń. W wyroku z dnia 22 lutego 2023 r. sygn. akt I PSKP 8/22 Sąd Najwyższy wskazał:
„Pracodawca powinien dobierać kadrę zarządzającą i określać jej kompetencje z poszanowaniem zasady zapobiegania mobbingowi, pouczając zatrudniane osoby o konieczności przestrzegania reguł mających przeciwdziałać niepożądanym relacjom międzyludzkim w miejscu pracy i negatywnych skutkach takich zachowań, a nadto ustanowić procedury pozwalające na szybkie ujawnienie i wyeliminowanie przejawów mobbingu”.
W innych orzeczeniach Sąd Najwyższy wskazuje z kolei, że z pozoru legalne czynności kierownicze mogą zostać uznane w danych okolicznościach nawet za działania mobbingowe. Nieprzesadnym będzie wiec stwierdzenie, że przełożeni „na produkcji” powinni zachować szczególną ostrożność podczas bieżącego kierowania podległymi pracownikami. Nie chodzi jednak tylko o powstrzymywanie się od szykan, wyzwisk czy innego rodzaju dokuczania pracownikom.
Przełożony kierując podległymi na produkcji pracownikami powinien kierować się względami obiektywnymi i unikać faworyzowania konkretnych pracowników. Ma to szczególne znaczenie, gdy w grę wchodzi uznaniowość decyzji kierownika. Tytułem przykładu, można wskazać kwestię przydzielania pracownikom konkretnych maszyn do obsługi. Poszczególne stanowiska pracy mogą cechować się bowiem większą lub mniejszą uciążliwością czy wyizolowaniem. Tym samym należy zadbać o to, aby pracownicy – w miarę możliwości sprawiedliwie rotowali między maszynami.
Należy także zadbać o właściwe standardy w zakresie komunikacji. Pracownicy zasadniczo nie powinni być poddawani krytyce na forum, w obecności reszty załogi.
Przedstawione powyżej, przykładowe czynności kierownicze, stanowiłyby działania służące zapewnieniu prawidłowej organizacji pracy. Jeśli jednak byłyby zwielokrotnione, obiektywnie naganne (nieuzasadnione, różnicujące) oraz wywoływały określone skutki względem pracownika mogłyby zostać zakwalifikowane nawet jako działania mobbingowe. Pracownik, któremu przydziela się nader często wyizolowane stanowiska pracy (umiejscowione z dala od innych tak, że pracownik nie ma kontaktu z innymi pracownikami) oraz który często doznaje niezasadnej krytyki może poczuć, że stał się w istocie ofiarą mobbingu.
Najważniejsza jest prewencja – ciągłe podejmowanie działań ograniczających ryzyko wystąpienia mobbingu i innych nieprawidłowości. Biorąc pod uwagę charakter produkcji, wykonywanie pracy skooperowanej oraz istnienie innych czynników ryzyka – działania prewencyjne (np. szkoleniowe) powinny być dostosowane, w miarę możliwości nie do ogółu kadry kierowniczej, lecz z podziałem na poszczególne obszary działalności (administracja, produkcja, sprzedaż etc.).
Jeśli jednak do pracodawcy wpłynie już zgłoszenie dotyczące potencjalnego mobbingu, należy niezwłocznie wszcząć postępowanie wyjaśniające na podstawie istniejących procedur lub doraźnie.
Chcesz wiedzieć więcej na temat tego, jak przeciwdziałać mobbingowi w branży produkcyjnej? Otrzymałeś zgłoszenie mobbingu? Skontaktuj się z nami: kancelaria@szuszczynski.pl
Zadaniowy czas pracy a nadgodziny
Nie można uznać, że samo nazwanie systemu czasu pracy „zadaniowym” (np. w umowie o pracę) pozwala na niestosowanie przepisów regulujących pracę w godzinach nadliczbowych. Tak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 27 stycznia 2016 r. (I PK 25/15).
Stan faktyczny
Pracownik był zatrudniony na stanowisku szefa kuchni. W treści umowy o pracę określono, że pracuje on w zadaniowym systemie czasu pracy. Miejscem świadczenia pracy przez pracownika był statek wycieczkowy, na którym w sezonie letnim odbywały się rejsy wypoczynkowe. Pracownik, poza obowiązkami szefa kuchni, wykonywał również czynności bosmana, m.in. przygotowywał statek do rejsu, czuwał nad bezpieczeństwem gości na statku, przeprowadzał szkolenia z zakresu bezpieczeństwa. Pracownikowi, oprócz wynagrodzenia zasadniczego, przysługiwał także ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej w wysokości 20% podstawy wynagrodzenia oraz premia uznaniowa.
Po zakończeniu współpracy pracownik wniósł o zasądzenie od byłego pracodawcy kwoty 146.491,04 zł z odsetkami tytułem wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.
Stanowisko sądów
Sąd I instancji w całości uwzględnił powództwo pracownika i uznał, że ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zapłaty pracownikowi wynagrodzenia za przepracowane ponad normę godziny, jeżeli ryczałt nie pokrył w całości należnego pracownikowi wynagrodzenia za nadgodziny. Ponadto, Sąd ten wyraził tezę, że mimo wpisania w treści umowy o pracę zadaniowego systemu czasu pracy, ten system nie obowiązywał, gdyż pracodawca nie określił z góry konkretnych zadań i sposobu ich realizacji przez pracownika.
Sąd II instancji podzielił ustalenia prawne Sądu I instancji, jednak zasądził na rzecz pracownika kwotę 123.617,38 zł, gdyż po uzupełnieniu materiału dowodowego przyjął jako podstawę ustaleń faktycznych inne godziny wykonywania pracy przez pracownika. Sąd ten wskazał jednocześnie na brak istnienia przyczyn uzasadniających ustalenie dla pracownika zadaniowego systemu czasu pracy, gdyż nie mógł on elastycznie kształtować długości dnia pracy lub dni, w których świadczył pracę, gdyż w wykonywaniu swoich obowiązków był całkowicie zależny od potrzeb lub życzeń gości wypoczywających na statku. Wskutek skargi kasacyjnej byłego pracodawcy sprawa trafiła do Sądu Najwyższego, który uchylił wyrok zaskarżonej części i przekazał ją Sądowi II instancji do ponownego rozpoznania.
Kodeksowa definicja zadaniowego systemu czasu pracy
Omawiane orzeczenie porusza istotne zagadnienia związane z określeniem systemu czasu pracy, w jakim zatrudniony jest pracownik. Zgodnie z art. 140 k.p. przesłankami stosowania zadaniowego czasu pracy są rodzaj pracy lub jej organizacja albo miejsce wykonywania pracy. Niestety często wśród pracowników i pracodawców pokutuje wyobrażenie, że samo nazwanie systemu czasu pracy „zadaniowym” pozwala na niestosowanie przepisów regulujących pracę w godzinach nadliczbowych.
Istota zadaniowego systemu czasu pracy
Sąd Najwyższy jasno wskazał, że cechą charakterystyczną zadaniowego czasu pracy jest samodzielna organizacja przez pracownika dnia pracy, poprzez wyznaczenie początku i końca dnia pracy, przy jednoczesnym uznaniu, że praca w godzinach przekraczających ustawowe normy czasu pracy nie jest uzależniona od zgody pracodawcy i nie jest zasadniczo wynagradzana jako praca w godzinach nadliczbowych. Ponadto, dla uznania, że obowiązuje „zadaniowy” system czasu pracy, konieczne jest konkretne i precyzyjne ustalenie zadań pracownika w aktach kreujących jego stosunek pracy np. w umowie o pracę, ponieważ co do zasady samoistnie nie spełniają tej funkcji obowiązki wynikające z zakresu czynności pracownika. Odmienna interpretacja prowadziłaby do absurdalnego stanowiska, że wszyscy pracownicy, którzy mają określone zakresy obowiązków, wykonują pracę w zadaniowym systemie czasu pracy.
Jak określać zadania w zadaniowym systemie czasu pracy?
W zadaniowym systemie czasu pracy zadania powinny być tak określone, by ich wykonanie było możliwe w ramach norm czasu pracy wynikających z k.p. Podkreślić należy, że w razie sporu to na pracodawcy spoczywa obowiązek wykazania, że zadania, które powierzał pracownikowi, były możliwe do wykonania w tym czasie. Pracownik zatrudniony w systemie zadaniowym nie może być pozbawiony roszczenia o wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach, jeżeli obiektywnie nie był w stanie zrealizować ich w ramach ww. ustawowych norm.
Podsumowanie
- Zastosowanie wobec pracownika zadaniowego systemu czasu pracy nakłada na pracodawcę szereg obowiązków, w tym precyzyjne określenie powierzonych pracownikowi zadań i czasu na ich wykonanie.
- Samo nazwanie systemu czasu pracy „zadaniowym” nie oznacza, że pracownik jest w nim zatrudniony i tym samym nie może prowadzić do pogorszenia sytuacji zatrudnionego ani sprzyjać obejściu przepisów przez pracodawcę.
- Mitem jest zatem określanie zadaniowego systemu czasu pracy jako systemu „nienormowanego”.
Organizowanie praktyk dla małoletnich wymaga weryfikacji niekaralności pracowników
Choć tzw. ustawa Kamilka (czyli nowelizacja ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich) weszła w życie już 15 lutego 2024 r., wielu pracodawców nie zdaje sobie sprawy z tego, że ustawa ta nakłada na nich istotne obowiązki, a ich niewykonanie może skutkować odpowiedzialnością karną. Jakieś czas temu pisałam już o standardach ochrony małoletnich, które muszą być wdrożone przez pracodawców przyjmujących osoby niepełnoletnie. Tym razem omówię drugi z obowiązków takiego pracodawcy, tj. obowiązek weryfikacji niekaralności zatrudnionych osób.
Kogo należy zweryfikować?
Podmiot zatrudniający ma obowiązek dokonać weryfikacji niekaralności każdej osoby, która po wejściu w życie ustawy (tj. po 15 lutego 2024 r.) ma zostać przez niego dopuszczana do wykonywania zadań związanych m.in. z edukacją, rozwojem lub wychowaniem małoletnich (tj. osób, które nie ukończyły 18 roku życia). Nie ma przy tym znaczenia rodzaj umowy zawieranej z taką osobą, więc może to być zarówno pracownik, jak i np. zleceniobiorca. Weryfikacji podlegają też osoby, z którymi nie zawieramy żadnej formalnej umowy, a które będą dopuszczone do zadań związanych z małoletnimi. Ważne jest, że taka osoba ma wykonywać obowiązki związane z edukacją, rozwojem czy wychowaniem małoletnich, czyli osób do 18 roku życia. Należy zaznaczyć, że nie ma znaczenia też obywatelstwo osoby dopuszczanej do takich zadań – osoby z zagranicy również mają obowiązek przejść weryfikację.
Osoby wykonujące zadania związane z edukacją, rozwojem czy wychowaniem małoletnich, to będą przede wszystkim osoby będące opiekunami praktyk i prowadzące zajęcia/szkolenia dla przyjmowanych praktykantów. W zależności jednak od tego, jak organizowane są praktyki, mogą to być także inni pracownicy (czy osoby zatrudnione na innej podstawie), którzy wydają praktykantom polecenia i weryfikują wykonywanie przez nich zadań. W każdym przypadku trzeba więc odrębnie przeanalizować okoliczności i ustalić, kto powinien podlegać weryfikacji.
Osoby dopuszczone do zadań związanych z małoletnimi przed 15 lutego
W związku z tym, że przepisy ustawy Kamilka, wprowadzające obowiązek weryfikacji niekaralności, weszły w życie 15 lutego 2024 r., przyjmuje się, że nie podlegają weryfikacji osoby, które przed tą datą zostały dopuszczone do wykonywania zadań związanych z małoletnimi.
Trzeba więc pamiętać, że nawet jeśli pracownik/zleceniobiorca (czy osoba dopuszczona do wykonywania zadań na innej podstawie) był zatrudniony jeszcze przed 15 lutego 2024 r., ale dopiero po tej dacie w zakres jego obowiązków weszły zadania związane z edukacją, rozwojem czy wychowaniem małoletnich, to taką osobę również powinniśmy zweryfikować, ponieważ do powierzenia zadań dot. małoletnich doszło już po wejściu w życie ustawy Kamilka.
Kiedy należy przeprowadzić weryfikację?
Zgodnie z przepisami, weryfikacja niekaralności powinna być przeprowadzona przed dopuszczeniem do wykonywania zadań związanych z małoletnimi. W przypadku, gdy mamy zamiar zawrzeć umowę o pracę, w ramach której pracownik będzie wykonywał obowiązki związane z małoletnimi, weryfikacja powinna być przeprowadzona przed nawiązaniem stosunku pracy, więc jeszcze na etapie rekrutacji.
Jeśli jednak podmiot zatrudniający miał obowiązek zweryfikowania niekaralności, np. z uwagi na zawarcie umowy zlecenia w maju tego roku, a obowiązku tego wtedy nie wykonano, to należy ten obowiązek „nadrobić” i zweryfikować te osoby jak najszybciej mimo tego, że weryfikacja nie będzie przeprowadzona przed dopuszczeniem do wykonywania zadań.
Jak przebiega weryfikacja?
Weryfikacja niekaralności obejmuje zawsze uzyskanie informacji z dwóch polskich rejestrów: Krajowego Rejestru Karnego oraz Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym. Dodatkowo, osoba, która podlega weryfikacji, ma obowiązek przedłożyć oświadczenie o państwach (innych niż Polska lub państwo obywatelstwa), w których zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat. Jeśli kandydat do wykonywania zadań związanych z małoletnimi posiada obywatelstwo inne niż polskie lub wskazał w ww. oświadczeniu, że zamieszkiwał w innym państwie, to powstaje obowiązek przedłożenia także zaświadczeń z rejestrów zagranicznych. Dopiero gdy w danym państwie nie ma możliwości uzyskania odpowiedniego zaświadczenia, to osoba dopuszczana do pracy (czy innej działalności) powinna przedłożyć samodzielne oświadczenie o tym, że nie jest w tym państwie skazana prawomocnie za określone w ustawie przestępstwa.
Kto uzyskuje informacje?
Obowiązek weryfikacji jest podzielony na dwie części i obciąża zarówno kandydata do wykonywania zadań, jak i podmiot zatrudniający. Przedłożenie zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego (oraz ewentualnych zaświadczeń z innych państw) to obowiązek osoby zatrudnianej. Z kolei podmiot zatrudniający musi zweryfikować, czy dane tej osoby figurują w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym.
Jakie są skutki niewykonania obowiązku weryfikacji niekaralności?
Niewykonanie obowiązków przez podmiot zatrudniający lub przez osobę zatrudnianą może skutkować pociągnięciem do odpowiedzialności karnej. Nieprzedłożenie zaświadczenia z KRK przez osobę zatrudnianą czy dopuszczenie takiej osoby do wykonywania zadań bez weryfikacji w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym, może skutkować orzeczeniem kary aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny nie niższej niż 1000 zł.
Osoba zatrudniająca nie powinna w ogóle nawiązywać stosunku pracy w zakresie dot. pracy z małoletnimi ani dopuszczać na innej podstawie do takich zadań osób, co do których uzyskano informacje o tym, że figurują w którymś z rejestrów. Dotyczy to także sytuacji, gdy weryfikacji nie przeprowadziliśmy (albo kandydat nie przyniósł zaświadczenia z KRK), ale z innych źródeł wiemy, że dane tej osoby znajdują się w rejestrze. Jeśli taka osoba zostanie dopuszczona do zadań związanych z małoletnimi, to osoba odpowiedzialna za przeprowadzanie weryfikacji po stronie podmiotu zatrudniającego może podlegać odpowiedzialności karnej i może na nią zostać nałożona kara aresztu, ograniczenia wolności albo kara grzywny nie niższa niż 1000 zł. Jeszcze surowsza kara może być nałożona na przedstawiciela podmiotu zatrudniającego, który dopuścił do wykonywania zadań związanych z małoletnimi osobę, w stosunku do której orzeczono zakaz wykonywania takich zadań (i który wiedział o tym, że taki zakaz obowiązuje).