Powrót do biura a praca zdalna – kiedy pracodawca może zmienić zasady gry?

Praca zdalna przestała być rozwiązaniem awaryjnym, a stała się jednym z trwałych elementów organizacji pracy. W wielu firmach model hybrydowy funkcjonuje już od kilku lat, często jako standard, do którego pracownicy zdążyli się przyzwyczaić. Równocześnie coraz więcej pracodawców dochodzi do wniosku, że dotychczasowe zasady wymagają uporządkowania – czy to przez zwiększenie liczby dni pracy z biura, czy przez ograniczenie pracy zdalnej na określonych stanowiskach.

Taka decyzja zwykle ma uzasadnienie biznesowe, ale jej wdrożenie wymaga ostrożności. Istotne znaczenie ma to, w jaki sposób pierwotnie zasady pracy zdalnej zostały wprowadzone do organizacji. W konsekwencji ich zmiana może wymagać aktualizacji obowiązującego regulaminu pracy zdalnej lub jedynie zmiany treści indywidualnych uzgodnień z pracownikami.

Co jest źródłem zasad pracy zdalnej w danej organizacji?

Punktem wyjścia powinno być ustalenie, na jakiej podstawie pracownicy wykonują pracę zdalną. W praktyce może ona wynikać z regulaminu pracy zdalnej, porozumienia zawartego ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, indywidualnego uzgodnienia z pracownikiem, polecenia pracodawcy albo wniosku o pracę zdalną okazjonalną.

Ma to istotne znaczenie, ponieważ inaczej należy ocenić sytuację, w której regulamin przewiduje określony model pracy hybrydowej, a inaczej taką, w której pracownik ma indywidualnie uzgodnione wykonywanie pracy zdalnej
w konkretnym wymiarze.

Czy pracodawca może ograniczyć pracę zdalną?

Co do zasady tak. Pracodawca może wprowadzać zmiany w zakresie zasad wykonywania pracy zdalnej, w tym ograniczyć jej wymiar, np. poprzez zmniejszenie liczby dni pracy zdalnej, określenie dni pracy z biura albo zawężenie grup pracowników uprawnionych do korzystania z tej formy pracy. Odrębną, dalej idącą zmianą jest natomiast całkowite wyłączenie pracy zdalnej i powrót do pracy wyłącznie stacjonarnej.

W przypadku ograniczenia pracy zdalnej kluczowe znaczenie ma treść regulacji obowiązujących u pracodawcy, w szczególności regulaminu pracy zdalnej, porozumienia ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników oraz ewentualnych indywidualnych uzgodnień z pracownikami. Jeżeli praca zdalna jest wykonywana na podstawie regulaminu, pracodawca może zmienić ten regulamin i w ten sposób zmodyfikować zasady korzystania z pracy zdalnej, w tym jej dopuszczalny wymiar. Zmiana powinna jednak zostać wprowadzona w trybie właściwym dla danego dokumentu.

Inaczej należy ocenić całkowite wyłączenie pracy zdalnej. W tym zakresie znaczenie ma m.in. to, czy praca zdalna została uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę, czy dopiero w trakcie zatrudnienia. Jeżeli została uzgodniona w trakcie zatrudnienia, Kodeks pracy przewiduje możliwość wystąpienia przez każdą ze stron z wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Jeżeli natomiast praca zdalna była elementem pierwotnych ustaleń przy zawieraniu umowy, jej całkowite wyłączenie może wymagać porozumienia z pracownikiem albo wypowiedzenia zmieniającego.

Powrót wszystkich pracowników czy tylko wybranych zespołów?

Pracodawca nie ma obowiązku stosowania identycznego modelu pracy wobec wszystkich pracowników. Możliwe jest różnicowanie zasad pracy zdalnej w zależności od stanowiska, zakresu obowiązków, specyfiki zespołu czy potrzeb organizacyjnych. Nie każdy rodzaj pracy nadaje się do wykonywania zdalnie w takim samym zakresie.

Uzasadnione może być więc przyjęcie, że większej obecności w biurze wymaga praca związana z bezpośrednią obsługą klientów, dostępem do dokumentacji papierowej, współpracą z produkcją lub magazynem, wdrażaniem nowych pracowników, udziałem w spotkaniach projektowych czy koniecznością bieżącej koordynacji pracy zespołu.

Problem pojawia się wtedy, gdy pracodawca nie jest w stanie obiektywnie wyjaśnić, dlaczego określone osoby lub działy zostały zobowiązane do powrotu do biura, podczas gdy inni pracownicy nadal korzystają z pracy zdalnej w szerszym zakresie. Kryteria zastosowane przez pracodawcę powinny być obiektywne, rzeczywiste i możliwe do wykazania.

Szczególne uprawnienia pracowników

Ograniczając pracę zdalną, pracodawca powinien pamiętać również o szczególnych grupach pracowników. Dotyczy to m.in. pracownic w ciąży, pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, pracowników sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności, a także pracowników wychowujących dziecko do 8. roku życia, którzy mogą składać wnioski o elastyczną organizację pracy.

Nie oznacza to, że pracodawca zawsze musi uwzględnić taki wniosek albo utrzymać pracę zdalną w dotychczasowym zakresie. Przepisy pozwalają na ocenę organizacji pracy, rodzaju pracy oraz możliwości zapewnienia normalnego toku pracy. Odmowa powinna być jednak szczególnie dobrze uzasadniona i odnosić się do konkretnych okoliczności.

W praktyce największym błędem jest automatyzm. Jeżeli pracownik powołuje się na szczególną sytuację rodzinną lub opiekuńczą, pracodawca powinien realnie przeanalizować wniosek, a następnie wskazać, z jakich powodów organizacja pracy nie pozwala na jego uwzględnienie w całości lub w części.

Jakich błędów należy unikać?

Najczęstsze problemy, które mogą pojawić się przy ograniczaniu pracy zdalnej, to:

1. brak analizy podstawy wykonywania pracy zdalnej przez poszczególnych pracowników,
2. wprowadzenie zmiany wyłącznie ogólnym komunikatem, bez sprawdzenia regulaminu i indywidualnych uzgodnień,
3. brak obiektywnych kryteriów różnicowania sytuacji pracowników lub zespołów,
4. posługiwanie się ogólnikowymi uzasadnieniami,
5. pomijanie szczególnych uprawnień rodziców, opiekunów lub innych grup chronionych,
6. zbyt krótki czas na dostosowanie się pracowników do nowych zasad,
7. brak spójnej komunikacji po stronie HR i menedżerów.

Warto pamiętać, że nawet uzasadniona biznesowo decyzja może generować ryzyko, jeżeli zostanie wdrożona w sposób naruszający np. zasady równego traktowania.  

Dlatego przed ogłoszeniem zmian rekomendowane jest uporządkowanie dokumentów, przygotowanie jasnych kryteriów oraz ustalenie, kto i w jaki sposób będzie odpowiadał na pytania pracowników.

Wnioski dla pracodawców – teoria a praktyka

Powrót do biura wymaga przede wszystkim dobrego przygotowania. Pracodawca powinien sprawdzić regulamin pracy zdalnej, indywidualne porozumienia, dotychczasową praktykę oraz ewentualne wnioski pracowników dotyczące pracy zdalnej lub elastycznej organizacji pracy. Dopiero na tej podstawie można ocenić, z jakiego trybu należy skorzystać, by dokonać tych zmian organizacyjnych.

Rekomendowane jest również przeanalizowanie stanowisk pod kątem tego, w jakim zakresie rzeczywiście mogą być wykonywane zdalnie. Taka analiza pozwala uniknąć zarzutu arbitralnego działania i ułatwia przygotowanie uzasadnienia dla pracowników. W większych organizacjach warto dodatkowo przygotować wytyczne dla menedżerów, aby komunikacja była spójna i oparta na tych samych założeniach.

Podsumowanie

Praca zdalna nie jest już rozwiązaniem nadzwyczajnym, ale stałym elementem organizacji pracy. Nie oznacza to jednak, że raz przyjęty model musi obowiązywać bezterminowo i w niezmienionej postaci. Pracodawca może ograniczyć pracę zdalną albo zmienić model hybrydowy, powinien jednak zrobić to w sposób przemyślany, zgodny z dokumentami wewnętrznymi i oparty na rzeczywistych potrzebach organizacyjnych.

Największe znaczenie ma praktyka wdrożenia zmiany. To, czy decyzja o powrocie do biura będzie bezpieczna prawnie, zależy nie tylko od jej uzasadnienia biznesowego, ale również od sposobu jej zakomunikowania, konsekwencji w stosowaniu zasad oraz uwzględnienia sytuacji pracowników korzystających ze szczególnych uprawnień.

Masz pytania dotyczące zmiany modelu pracy zdalnej lub chcesz uporządkować zasady pracy hybrydowej w swojej organizacji? Zespół naszej Kancelarii wspiera pracodawców w analizie ryzyk, przygotowaniu dokumentacji oraz wdrażaniu rozwiązań zgodnych z Kodeksem pracy.