Elastyczna organizacja czasu pracy – uprawnienie od 2023 r., które wciąż budzi praktyczne wątpliwości

Choć przepisy dotyczące elastycznej organizacji pracy obowiązują już od 26 kwietnia 2023 r., w praktyce ich stosowanie nadal wzbudza liczne wątpliwości – zwłaszcza po stronie pracodawców. Mimo, że instytucja ta, wprowadzona do Kodeksu pracy w ramach implementacji tzw. dyrektywy work-life balance, nie tworzy nowych systemów czasu pracy, lecz porządkuje i „udostępnia” pracownikom istniejące rozwiązania w bardziej sformalizowany sposób, to nadal przysparza wielu trudności, głównie ze względu na swoją „niedookreśloność”. Choć art. 188¹ Kodeksu pracy miał ułatwić życie rodzicom i opiekunom, w rzeczywistości zmusił pracodawców do wejścia w rolę sędziów ważących dwa, często sprzeczne, interesy: prawo pracownika do bycia „bardziej w domu” oraz prawo firmy do efektywnego zarządzania biznesem.

Skąd wynika wprowadzenie elastycznej organizacji pracy?

Elastyczna organizacja pracy została wprowadzona ustawą z 9 marca 2023 r., implementującą m.in. dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy oraz dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 dotyczącą równowagi między życiem zawodowym a prywatnym (work-life balance).

Celem tych regulacji jest przede wszystkim zwiększenie aktywności zawodowej rodziców / opiekunów, ułatwienie łączenia ich pracy z obowiązkami opiekuńczymi, a także wzmocnienie roli elastycznych form zatrudnienia. W efekcie do Kodeksu pracy wprowadzono art. 188¹, regulujący prawo do wystąpienia z wnioskiem o elastyczną organizację pracy.

Na czym polega elastyczna organizacja pracy?

Kluczowe jest to, że przepisy nie tworzą nowej formy zatrudnienia, lecz umożliwiają łatwiejsze korzystanie z już istniejących rozwiązań. Elastyczna organizacja pracy może obejmować:

1. pracę zdalną,
2. systemy czasu pracy: przerywany, skróconego tygodnia pracy, pracy weekendowej,
3. rozkłady czasu pracy: ruchome, indywidualny,
4. obniżenie wymiaru czasu pracy.

Kto i na jakich zasadach może złożyć wniosek?

Uprawnienie to przysługuje każdemu pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia – niezależnie od stażu pracy czy rodzaju umowy o pracę. Do złożenia wniosku wystarczające jest faktyczne wychowywanie dziecka, czyli sprawowanie nad nim stałej, osobistej opieki – niekoniecznie musi to więc być więź prawna np. w postaci pokrewieństwa czy powinowactwa. Wniosek należy złożyć co najmniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem i może on mieć formę papierową lub elektroniczną. Powinien on zawierać:

1. dane dziecka (w tym datę urodzenia),
2. przyczynę skorzystania z uprawnienia,
3. proponowany okres korzystania z elastycznej organizacji pracy (termin rozpoczęcia i zakończenia),
4. rodzaj elastycznej organizacji pracy.

Jakie obowiązki ma pracodawca?

Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika, ale przy jego rozpatrywaniu musi uwzględnić potrzeby pracownika (w tym przyczynę i proponowany okres), własne możliwości organizacyjne, konieczność zapewnienia normalnego toku pracy oraz rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Odpowiedź pracodawcy na wniosek w sprawie elastycznej organizacji pracy powinna nastąpić w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia jego złożenia przez pracownika. Pracodawca może uwzględnić wniosek, odmówić – co musi uzasadnić lub może zaproponować inny termin lub sposób korzystania z elastycznej organizacji czasu pracy. W praktyce ta trzecia opcja często oznacza rozpoczęcie negocjacji między stronami.

Czy odmowa jest „bezpieczna” dla pracodawcy?

Choć przepisy dopuszczają odmowę, to należy pamiętać, że jej przyczyny powinny być rzeczywiste, skonkretyzowane i uzasadnione oraz podlegają ocenie z perspektywy zasady równego traktowania, jak również mogą być przedmiotem sporu sądowego. Największym błędem jest stosowanie ogólników. Uzasadnienie musi być „szyte na miarę”, czyli odwoływać się do konkretnych i rzeczywistych procesów, których faktycznie nie da się zrealizować zdalnie lub elastycznie.

Ponadto ustawodawca wprowadził szczególną ochronę pracownika polegającą na tym, że samo złożenie wniosku nie może stanowić przyczyny wypowiedzenia umowy ani przygotowań do tego. Ciężar dowodu, że było inaczej, spoczywa tu na pracodawcy. Naruszenie przez pracodawcę przepisów o elastycznej organizacji pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, podlegające karze grzywny od 1 000 do 30 000 zł.

Elastyczna organizacja pracy w trakcie zatrudnienia – czy można ją zmienić?

Przepisy dopuszczają taką możliwość, ale stawiają jednocześnie pewne ograniczenia. Tylko pracownik może wnioskować o wcześniejszy powrót do poprzednich warunków. Pracodawca ocenia go według tych samych kryteriów, które brał pod uwagę przy udzielaniu pierwotnej odpowiedzi. Należy jednak pamiętać, że ponowna zmiana warunków organizacji pracy, co do zasady, wymaga porozumienia stron. W praktyce oznacza to, że raz uzgodniona organizacja pracy „wiąże” obie strony przez czas wskazany we wniosku, chyba że przed upływem tego terminu – wspólnie zdecydują inaczej.

Wnioski dla pracodawców – teoria a praktyka

Choć przepisy obowiązują już od ponad dwóch lat, wiele organizacji nadal nie wypracowało spójnego podejścia do rozpatrywania tego rodzaju wniosków. Najczęstsze problemy, które spotykamy w naszej praktyce to:

1. niepełne wnioski – z brakami formalnymi,
2. brak jednolitych kryteriów oceny wniosków,
3. niewystarczające, pozorne uzasadnienia odmów,
4. udzielane przez pracodawców odpowiedzi w innej niż wymagana przepisami formie,
5. niedotrzymywanie terminu na udzielenie odpowiedzi.

Z tego względu rekomendujemy wdrożenie wewnętrznej procedury obsługi takich wniosków oraz odpowiednie dokumentowanie procesu decyzyjnego. Warto również przeanalizować poszczególne stanowiska pod kątem możliwości wykonywania pracy w elastycznej organizacji pracy, a także przeszkolić kadrę zarządzającą odpowiedzialną za rozpatrywanie wniosków i komunikację z pracownikami w tym zakresie.

Podsumowanie

Elastyczna organizacja pracy nie jest już „nowością legislacyjną”, ale wciąż stanowi wyzwanie praktyczne. Przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku automatycznego uwzględniania wniosków, ale wymagają transparentności, rzetelności i spójności w podejmowaniu decyzji. To właśnie praktyka stosowania tych regulacji – a nie ich literalne brzmienie – decyduje dziś o poziomie ryzyka prawnego.

Masz pytania dotyczące stosowania przepisów o elastycznej organizacji pracy lub chcesz uporządkować procedury w swojej organizacji? Zespół naszej Kancelarii wspiera pracodawców w analizie ryzyk, przygotowaniu dokumentacji oraz wdrażaniu rozwiązań zgodnych z Kodeksem pracy.