Rewolucja w stażu pracy od 1 maja: Co musi wiedzieć prywatny pracodawca?

Od 1 maja 2026 roku pracodawcy z sektora prywatnego staną przed wyzwaniem wdrożenia nowych zasad naliczania stażu pracy. Do dotychczasowych okresów zatrudnienia na etacie dołączą m.in. lata przepracowane na umowach zlecenia oraz w ramach prowadzenia działalności gospodarczej.

Co to oznacza dla pracodawców w praktyce? Wyjaśniamy najważniejsze kwestie.

Co zmienia się 1 maja?

Do tej pory ogólny staż pracy, od którego zależą uprawnienia takie jak wymiar urlopu, obejmował niemal wyłącznie pracę na podstawie umowy o pracę. Od 1 maja sektor prywatny (podobnie jak budżetówka od stycznia 2026 r.) zgodnie z nowym art. 302¹ KP, do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze, będzie wliczał:

1. Działalność gospodarczą (JDG): Okresy prowadzenia pozarolniczej działalności oraz współpracy przy niej (jeśli opłacono składki emerytalne, rentowe lub wypadkowe).
2. „Ulgę na start”: Wyjątek, w którym okres prowadzenia firmy wlicza się do stażu, mimo że przedsiębiorca był zwolniony z ubezpieczeń społecznych (wystarczy zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego).
3. Umowy cywilnoprawne: Okresy wykonywania umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innych umów o świadczenie usług, pod warunkiem podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
4. Praca za granicą: Udokumentowane okresy wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy (np. zagraniczne kontrakty typu freelancer/B2B).
5. Przerwy na opiekę nad dzieckiem: Okresy zawieszenia działalności gospodarczej lub zaprzestania współpracy (przez osobę współpracującą) w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem (za które opłacono składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe).
6. Członkostwo w spółdzielniach: Okresy bycia członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych.

Wyższy wymiar urlopu, czyli realny koszt dla pracodawcy

Z perspektywy pracodawcy najbardziej odczuwalną zmianą będzie nagły wzrost liczby pracowników uprawnionych do 26 dni urlopu (zamiast 20). Wielu pracowników, którzy dotychczas na etacie przepracowali np. 5 lat, ale wcześniej przez dekadę prowadzili firmę lub pracowali na podstawie umów cywilnoprawnych, po 1 maja automatycznie przekroczy próg 10 lat stażu pracy. Pracodawcy muszą przygotować się więc na większą absencję, wyższe rezerwy urlopowe i koszty ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Nowe uprawnienia a staż zakładowy

Nowe przepisy wpłyną również na tzw. staż zakładowy. Jeśli praca na umowie zlecenia lub B2B była świadczona na rzecz obecnego pracodawcy, okresy te wliczają się do stażu pracy w danej firmie. W efekcie może to oznaczać natychmiastowe wydłużenie okresów wypowiedzenia (np. z 1 do 3 miesięcy), a także prawo do wyższych odpraw przy rozwiązaniu stosunku pracy. W przypadku pracodawców, u których funkcjonują świadczenia zależne od długości zatrudnienia, np. dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe, może to również oznaczać zwiększenie ich kosztów.

Dokumentacja po stronie pracownika

Pracodawca nie musi samodzielnie „szukać” i ustalać stażu pracownika. To zatrudniony musi dostarczyć odpowiednie dokumenty. Ustawodawca przewidział konkretne zaświadczenia wydawane przez ZUS:

1. Zaświadczenie o opłaceniu składek (dla JDG),
2. Zaświadczenie o podleganiu ubezpieczeniom (dla zleceniobiorców),
3. Zaświadczenie o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego (dla korzystających z Ulgi na start).

Pracownicy zatrudnieni w dniu wejścia w życie przepisów (1 maja 2026 r.) będą mieli 24 miesiące na dostarczenie ww. dokumentów. Prawo do wyższych świadczeń nabywają z dniem przedłożenia zaświadczenia, ale z mocą nie wcześniejszą niż data wejścia w życie ustawy.

Pułapka „nakładania się” okresów

Jeżeli pracownik w tym samym czasie np. prowadził firmę i pracował na pół etatu u innego pracodawcy, nie następuje podwójne naliczanie stażu. W takim przypadku do okresu zatrudnienia wlicza się tylko jeden z tych okresów, czyli ten, który jest dla pracownika korzystniejszy.

Jak przygotować firmę?

• Audyt rezerw urlopowych i budżetów wynagrodzeń: Należy przygotować się na zwiększenie puli dni wolnych w drugiej połowie 2026 roku oraz ewentualnych kosztów świadczeń związanych ze stażem pracy.
• Aktualizacja systemów kadrowych: Działy HR muszą być gotowe na procesowanie nowych typów zaświadczeń z ZUS.
• Weryfikacja regulaminów: Warto sprawdzić, jak nowe przepisy wpłyną na wypłaty nagród jubileuszowych czy dodatków stażowych przewidzianych wewnątrz firmy.

Masz pytania dotyczące wdrożenia nowych przepisów w Twojej organizacji? Zespół naszej Kancelarii oferuje wsparcie w audycie akt osobowych oraz aktualizacji dokumentacji wewnątrzzakładowej, aby proces przejścia na nowe zasady był dla Państwa bezpieczny i przejrzysty.