Jawność wynagrodzeń w procesie rekrutacji – pierwsze doświadczenia po wdrożeniu nowych przepisów do kodeksu pracy

Posted on by Kancelaria

Zgodnie z zapowiedziami ustawodawcy, dnia 24 grudnia 2025 r. weszły w życie zmiany w Kodeksie pracy, nakładające na pracodawców obowiązek poinformowania kandydata do pracy o wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości lub przedziale. Informacja o wynagrodzeniu powinna obejmować wszystkie składniki wynagrodzenia, bez względu na ich nazwę i charakter, a także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub w innej formie niż pieniężna.

Nowe przepisy będące skutkiem implementacji Dyrektywy UE 2023/970 mają na celu wprowadzenie większej przejrzystości wynagrodzeń oraz równości płac kobiet i mężczyzn. Choć pełne skutki regulacji poznamy dopiero w kolejnych latach, już pierwsze tygodnie obowiązywania nowych przepisów pokazują, że jawność wynagrodzeń w procesie rekrutacji nie jest jedynie zmianą formalną – dla wielu pracodawców oznacza realną przebudowę dotychczasowych praktyk i dostosowania wewnętrznych regulaminów.

Pierwotna przyczyna i cel nowych zmian

Głównym celem Dyrektywy UE 2023/970, a więc i zmian w polskim Kodeksie pracy, jest eliminacja dyskryminacji płacowej ze względu na płeć, która w praktyce dotyka w większości kobiet. U podstaw tej regulacji leży bowiem założenie, że transparentność płac może przeciwdziałać utrwalonym nierównościom na rynku pracy. Biorąc pod uwagę jednak zróżnicowanie branż i stanowisk, dyskryminacja kobiet nie zawsze jest regułą. Nierówności płacowe dotykają również mężczyzn. Dlatego też zmiany w przepisach obejmują wszystkich potencjalnych pracowników i służyć mają wyrównaniu szans kandydatów niezależnie od ich płci.

Rozmowa o wynagrodzeniu

Zgodnie z nowymi przepisami wprowadzonymi w art. 183ca § 2 Kodeksu pracy, zmiana kolejności rozmowy o wynagrodzeniu, polegająca na tym, że to pracodawca jako pierwszy wskazuje proponowany przedział płacowy, ma przyczynić się do wyrównania szans między płciami w uzyskaniu odpowiedniego wynagrodzenia. W założeniu, pracownicy mają otrzymywać wynagrodzenie odpowiadające rynkowej wartości ich pracy, a nie wyłącznie kwocie wynikającej z indywidualnej, często zaniżonej wyceny własnych kompetencji.

W praktyce, obowiązek wskazania przez pracodawcę – jeszcze przed rozpoczęciem negocjacji z kandydatem – początkowej wysokości lub przedziału proponowanego wynagrodzenia sprawia, że kandydat już na wstępie wie, czy jego dotychczasowe oczekiwania mieszczą się w rynkowych realiach.

Dzięki temu negocjacje odbywają się w bardziej przejrzystych warunkach, a ryzyko zaniżenia własnej wartości kandydata na rynku pracy ulega ograniczeniu.

Oczywiście regulacje te dotyczą wszystkich kandydatów, niezależnie od płci. Niemniej to właśnie dążenie do ograniczenia luki płacowej było jednym z głównych impulsów do ich wprowadzenia.

Czy jawność wynagrodzeń to nowe „utrapienie” dla pracodawców? Czy może sposób w jakim ustawodawca sformułował przepisy ułatwia im to zadanie?

Nasze pierwsze doświadczenia pokazują, że dostosowanie się pracodawców do nowych „reguł” rekrutacji, wiąże się z wieloma niewiadomymi po stronie działów HR, które na bieżąco wspieramy. Na pierwszy rzut oka może wydawać się, że przepisy dają jasne instrukcje, jak ta jawność wynagrodzeń ma zostać przeprowadzona. Ale przy stosowaniu przepisów w praktyce pojawiają się wątpliwości co do tego, czego ustawodawca tak naprawdę od nas oczekuje:

  • które benefity i dodatki poza wynagrodzeniem zasadniczym będą mieściły się w katalogu wskazanym w przepisie?
  • czy mamy informować kandydata o każdej możliwej do uzyskania premii?
  • co z dniami wolnymi na urodziny albo owocowymi czwartkami?
  • czy kandydat ma znać szczegółowe sposoby wyliczania premii?
  • kiedy i w jakiej formie przekazać informację o wynagrodzeniu?
  • czy musimy mieć potwierdzenie otrzymania tej informacji od kandydata?

Pytań jest wiele, a przepisy nie zawsze wychodzą nam naprzeciw z odpowiedzią. Na szczęście, w związku z pojawiającymi się wątpliwościami, możemy szukać wsparcia w komunikatach i stanowiskach MRPiPS – Resort Pracy systematycznie wspomaga nas w interpretacji przepisów i wskazuje odpowiedzi na pytanie „co autor miał na myśli?”.

Ogólne wytyczne

Jeżeli chodzi o podstawowe kwestie i najczęstsze wątpliwości, wytyczne są następujące:

  • informacja ma być kompleksowa i zrozumiała dla kandydata,
  • to pracodawca ma jako pierwszy wskazać swoje możliwości finansowe przewidziane na dane stanowisko,
  • ustawa nie przewiduje obowiązku potwierdzenia odbioru informacji o wynagrodzeniu i przepisach zakładowych (ale warto przechowywać dowód przekazania takiej informacji),
  • informujemy o wszystkich elementach wynagrodzenia i wynagradzania pracowników,
  • pracodawca nie udostępnia kandydatom swoich wewnętrznych regulaminów, przepisów zakładowych w całości – wskazuje wynikające z nich elementy wynagradzania „hasłowo”.

Efekt uboczny zmian

Liczba pytań, która pojawia się przy nowej organizacji procesu rekrutacji, prowadzi w prawie każdym przypadku do swego rodzaju wewnętrznego audytu – pracodawca musi bowiem uporządkować wszystkie kwestie związane z działającymi u niego procedurami wynagradzania. W konsekwencji, skutkiem dostosowania się do przepisów jest konieczność aktualizacji regulaminów wynagradzania, regulaminów premiowania czy innych wewnętrznych aktów prawa pracy, które powinny formalnie obowiązywać, by zapewnić przejrzystość, klasyfikację i porządek systemów płacowych. W naszej ocenie należy to traktować jako plus nowych regulacji. Przygotowywanie informacji dla kandydatów o możliwych do otrzymania świadczeniach niejako wymusza zaktualizowanie obowiązujących u danego pracodawcy regulacji, a w konsekwencji prowadzi do uporządkowania wielu kwestii, które wymagały tego już od dłuższego czasu.

Wnioski dla pracodawcy:

  • Pracodawca powinien zadbać o uporządkowany system płac, by zapewnić kandydatom dostęp do przejrzystych zasad i elementów wynagrodzenia przewidzianych dla danego stanowiska.
  • Pracownik ma prawo do informacji, a nie prawo żądania informacji – to Pracodawca musi informację zapewnić.
  • Warto opracować jednolity standard przekazywania informacji o wynagrodzeniu (np. wzór informacji dla kandydata), aby ograniczyć ryzyko błędów i niespójności.
  • Konieczne jest przeszkolenie osób prowadzących rekrutacje, tak aby potrafiły w sposób spójny i zgodny z przepisami komunikować zasady wynagradzania oraz odpowiadać na pytania kandydatów.
  • Podawany przedział wynagrodzenia powinien być realny i odzwierciedlać faktyczne możliwości finansowe pracodawcy – zbyt szerokie lub „pozorne” widełki mogą zostać ocenione jako działanie sprzeczne z celem przepisów.
  • Nowe obowiązki należy postrzegać nie wyłącznie jako wymóg formalny, ale jako element budowania wizerunku pracodawcy transparentnego i odpowiedzialnego, co w dłuższej perspektywie może wzmacniać konkurencyjność na rynku pracy.

Mobbing i dyskryminacja – nadchodzące zmiany

Posted on by Kancelaria

W dniu 17 lutego 2026 r. Rada Ministrów przyjęła przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, dotyczący przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji w miejscu pracy.

Cele projektu

Projekt ma na celu:

  • wzmocnienie ochrony pracowników przed zachowaniami niepożądanymi w środowisku pracy,
  • uporządkowanie i doprecyzowanie definicji naruszeń prawa pracy związanych z różnymi formami przemocy w środowisku zawodowym,
  • zwiększenie ich przejrzystości i zrozumiałości – zarówno dla pracodawców, jak i pracowników,
  • precyzyjne odróżnienie zachowań bezprawnych od działań mieszczących się w granicach dopuszczalnych relacji pracowniczych,
  • wzmocnienie funkcji odszkodowawczej i odstraszającej obowiązujących regulacji.

Projekt zmierza również do prawidłowego wdrożenia Dyrektywy Rady 2004/113/WE z dnia 13 grudnia 2004 r., wprowadzającej zasadę równego traktowania mężczyzn i kobiet, w przypadku naruszenia zakazu dyskryminacji uwzględniając narzędzia kompensacyjne – zarówno względem szkody majątkowej, jak
i krzywdy niematerialnej.

Najważniejsze zmiany

  • Nowa definicja mobbingu

Zaproponowano prostszą i bardziej przejrzystą definicję mobbingu. Projektowana definicja mobbingu może być istotnym ułatwieniem dowodowym dla pracowników doznających niepożądanych zachowań w organizacji, czego bezpośrednim wyrazem jest m.in propozycja usunięcia przesłanki długotrwałości z definicji legalnej mobbingu. Po nowelizacji definicja mobbingu ma bazować na uporczywym nękaniu oraz zachowaniach powtarzalnych, nawracających lub stałych, z wyłączeniem zachowań incydentalnych.

Warto również zauważyć, że wg. planowanych zmian, w przypadku sporu sądowego dot. mobbingu sąd pracy będzie zobligowany także do zbadania czy w danym stanie faktycznym nie wystąpiły inne formy zachowań niepożądanych naruszających dobra osobiste pracownika.

  • Przykładowy katalog działań mobbingowych

Projekt wskazuje, że mobbing – jako uporczywe nękanie – może przejawiać się – samodzielnie lub łącznie – w szczególności poprzez:

  • upokarzanie lub uwłaczanie,
  • zastraszanie,
  • zaniżanie oceny przydatności zawodowej pracownika,
  • nieuzasadnioną krytykę, poniżanie lub ośmieszanie pracownika,
  • utrudnianie funkcjonowania w środowisku pracy w zakresie możliwości osiągania efektów pracy, wykonywania zadań służbowych, wykorzystania posiadanych kompetencji, komunikacji ze współpracownikami lub dostępu do koniecznych informacji,
  • izolowanie pracownika lub eliminowanie go z zespołu.
  • Obowiązek stałego i aktywnego przeciwdziałania mobbingowi

Projekt zakłada również doprecyzowanie i zaostrzenie obowiązków pracodawców, którzy po wejściu noweli w życie będą musieli stale i aktywnie przeciwdziałać mobbingowi, co w szczególności może przyjąć formę działań prewencyjnych, aktywnego wykrywania mobbingu, działań naprawczych oraz wsparcia dla ofiar.

W najnowszej wersji projektu jednocześnie zrezygnowano z wcześniejszego rozwiązania, które przewidywało możliwość zwolnienia pracodawcy z odpowiedzialności w przypadku wykazania, że przeciwdziałał mobbingowi i nie wiedział o zachowaniach sprawcy.

  • Zdefiniowanie nowego minimalnego progu zadośćuczynienia

W przyjętej wersji nowelizacji przyjęto, że minimalna wartość zadośćuczynienia przysługującego ofierze mobbingu nie może wynieść mniej niż sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę. Jest to zmiana względem poprzedniego projektu, który zakładał próg dwunastokrotności minimalnego wynagrodzenia.

Jednocześnie przyjęto, że pracodawca, który wypłaci pracownikowi zadośćuczynienie lub odszkodowanie z tytułu mobbingu zyska prawo regresu od sprawcy mobbingu.

  • Obowiązek sformalizowania działań prewencyjnych dot. zachowań niepożądanych

Pracodawca zatrudniający co najmniej 9 pracowników będzie zobowiązany do pisemnego uregulowania i podania do wiadomości zatrudnionych „reguł, procedur oraz częstotliwości działań” dotyczących przeciwdziałania naruszeniu godności oraz innych dóbr osobistych pracowników, przeciwdziałania naruszeniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu, przeciwdziałania dyskryminacji oraz przeciwdziałania mobbingowi.

Powyższe zagadnienia powinny zostać ujęte w aktach wewnątrzzakładowych (układzie zbiorowym pracy albo regulaminie pracy), a w razie ich braku – w obwieszczeniu. Zgodnie z założeniami nowelizacji, ustalenie polityki prewencyjnej w organizacji co do zasady następuje w trybie uzgodnienia ze stroną pracowniczą, tj. związkami zawodowymi działającymi w naszej organizacji albo wyłonionymi przedstawicielami pracowników, gdy strona związkowa jest nieobecna.

Pracodawcy będą mieli pół roku od wejścia w życie nowelizacji na dostosowanie swoich regulacji wewnątrzzakładowych do wyżej opisywanych wymagań.

  • Rozszerzenie katalogu form dyskryminacji

Projekt rozszerza również katalog form dyskryminacji o dyskryminację przez założenie (tj. pracownik jest dyskryminowany ze względu na cechę dyskryminacyjną, której obiektywnie nie posiada) oraz dyskryminację przez skojarzenie (pracownik jest dyskryminowany ze względu na powiązanie z osobą, której przypisuje się cechę dyskryminacyjną).

Kolejnym krokiem jest procedowanie projektu nowelizacji przez Parlament. Ustawa ma wejść w życie po upływie 21 dni od dnia ogłoszenia.

Nowe zasady wypłaty ekwiwalentu za urlop od 27 stycznia 2026 r.

Posted on by Kancelaria

Ustawą z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25) dokonano m.in. nowelizacji art. 171 poprzez dodanie § 4 i 5, które mają następujące brzmienie:

„§ 4. Pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85.

§ 5. Przepisu § 4 nie stosuje się, jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia ustalony zgodnie z art. 85 przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W takim przypadku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, dokonuje się w terminie 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym ten dzień.”

Co oznaczają te zmiany w praktyce?

Przy zakończeniu stosunku pracy, jeżeli pracownik nie wykorzystał w całości przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego – niezależnie od sposobu zakończenia umowy.

Do tej pory przepisy nie określały jednoznacznie terminu wypłaty ekwiwalentu w przypadku rozwiązania umowy o pracę. W praktyce przyjmowano, że ekwiwalent był wypłacany w ostatnim dniu zatrudnienia, czyli w dniu ustania stosunku pracy.

Po zmianach ekwiwalent będzie wypłacany:

  • w terminie wypłaty wynagrodzenia albo
  • w ciągu 10 dni od dnia rozwiązania umowy, jeśli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed ustaniem stosunku pracy.

Uwaga: Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu będzie dniem wolnym od pracy, ekwiwalent będzie wypłacany w dniu poprzedzającym ten dzień.

Zmiany mają na celu m.in.:

  1. uproszczenie procesu rozliczeń przy zakończeniu stosunku pracy,
  2. zmniejszenie liczby błędów wynikających z braku pełnych danych w dniu ustania zatrudnienia,
  3. ograniczenie ryzyka naruszeń przepisów i sankcji ze strony PIP dzięki przejrzystym regulacjom oraz dodatkowi czasu na prawidłowe wyliczenie ekwiwalentu po zakończeniu pracy,
  4. odciążenie działów kadrowo-płacowych, szczególnie w firmach o dużej rotacji pracowników.

UWAGA: 31 stycznia 2026 r. mija termin na komunikację ws. niewypłacania świadczenia urlopowego

Posted on by Kancelaria

W firmach zatrudniających poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (stan na 1 stycznia danego roku) – pracodawca nie ma obowiązku tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), o ile nie zdecydował się na jego dobrowolne utworzenie. W takiej sytuacji pojawia się jednak temat świadczenia urlopowego.

Czym jest świadczenie urlopowe i kiedy przysługuje?

Świadczenie urlopowe to jednorazowa wypłata dla pracownika zatrudnionego na umowie o pracę. Co do zasady jest wypłacane raz w roku, jeżeli pracownik wykorzysta co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego.

Czy wypłata świadczenia jest obowiązkowa?

Pracodawca może zrezygnować zarówno z tworzenia ZFŚS, jak i z wypłaty świadczenia urlopowego – ale wymaga to dopełnienia odpowiednich formalności.

  • Jeżeli w firmie obowiązuje układ zbiorowy pracy albo regulamin wynagradzania, to rezygnacja powinna zostać wpisana do tych aktów wewnętrznych. Rezygnacja może być czasowa albo bezterminowa.
  • Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym ani regulaminem wynagradzania, to informację o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego przekazuje się pracownikom w pierwszym miesiącu roku, w sposób przyjęty w zakładzie pracy.

Ważne! Taka informacja działa tylko w danym roku kalendarzowym, co oznacza, że jeśli pracodawca chce utrzymać rezygnację w kolejnych latach, musi ponawiać komunikat co roku.

Termin na 2026 r.: do 31 stycznia 2026 r.

Pracodawcy, którzy nie mają układu zbiorowego pracy ani regulaminu wynagradzania i w 2026 r. nie planują tworzyć ZFŚS oraz wypłacać świadczenia urlopowego, powinni przekazać pracownikom stosowną informację najpóźniej do 31 stycznia 2026 r. Na szczęście ustawa nie narzuca jednej konkretnej formy komunikacji, można więc zrobić to na wiele sposobów, w tym np. poprzez wywieszenie informacji na tablicach ogłoszeń, przekazanie pracownikom indywidualnej pisemnej informacji, wysłanie emaila na służbową pocztę elektroniczną czy poprzez udostępnienie komunikatu w systemie HR/intranecie.

Tematem zfśs i świadczeń urlopowych zajmuje się u nas mec. Justyna Grzelak- Grzyb. Zapraszamy do kontaktu.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 288).

Niepoinformowanie o nieobecności jako przyczyna dyscyplinarki

Posted on by Kancelaria

Niewywiązanie się przez pracownika z obowiązku zawiadomienia pracodawcy o nieobecności w pracy niezwłocznie, najpóźniej w drugim dniu nieobecności, stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych, uzasadniające rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 kp. Tak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 marca 2023 r. (III PSKP 14/22).

Stan faktyczny:

Pracownik był zatrudniony na stanowisku komendanta Straży Miejskiej. Na początku stycznia 2015 r. pracownik poinformował swojego pracodawcę (burmistrza), że zamierza podjąć leczenie, które potrwa dłuższy czas. Okazało się, że okres ten trwał przez około 22 miesiące. Pracownik każdorazowo przedkładał zwolnienia lekarskie dopiero w szóstym albo siódmym dniu od daty ich wystawienia. Przed dostarczeniem zwolnień nie informował nikogo o przyczynie nieobecności w pracy oraz o przewidywanym czasie jej trwania. Pracownik nie uprzedzał także pracodawcy po wyczerpywaniu kolejnych okresów zasiłkowych o możliwości dalszej nieobecności.

W dniach 19 i 20 października 2016 r., w 22 miesiącu nieobecności, pracodawca kolejny raz zapytał w kadrach o pracownika i uzyskał informację, że nie jest on już na zwolnieniu lekarskim, gdyż minął okres ostatniego zwolnienia L4. Pracownik nie poinformował pracodawcy o posiadaniu kolejnego zwolnienia lekarskiego na dalszy okres. W dniu 25 października 2016 r. rozwiązano z pracownikiem umowę o pracę bez wypowiedzenia, z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, polegającego na braku zawiadomienia pracodawcy o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy. Pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie dopiero kolejnego dnia po rozwiązaniu umowy o pracę i odwołał się od zwolnienia dyscyplinarnego do sądu pracy, wnosząc o przywrócenie do pracy i zasądzenie na jego rzecz wynagrodzenia za okres pozostawania bez pracy.

Stanowisko sądów:

Sąd I instancji przywrócił pracownika do pracy. Sąd uznał, że pracownik co prawda naruszył podstawowy obowiązek pracowniczy, ale nie miało to charakteru naruszenia ciężkiego. W związku z tym stwierdzono, że rozwiązanie przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa pracy.

Sąd II instancji zmienił zaskarżony wyrok i oddalił powództwo pracownika uznając, że zachowanie pracownika miało charakter ciężkiego naruszenia.

Sąd Najwyższy na skutek skargi kasacyjnej wniesionej przez pracownika uchylił zaskarżony wyrok i przekazał sprawę do ponownego rozpatrzenia sądowi II instancji. Zdaniem Sądu Najwyższego, brak wcześniejszych reakcji pracodawcy na regularne opóźnianie się powoda z wykonaniem obowiązku informacyjnego wywołało u niego przeświadczenie, że przyczyna jego nieobecności i przewidywanie jej długotrwałości są pracodawcy znane i w związku z tą wiedzą pracodawca nie przywiązuje wagi do skrupulatnego przestrzegania przez pracownika obowiązujących w tym zakresie przepisów.

Sąd II instancji po ponownym rozpatrzeniu sprawy oddalił powództwo pracownika, uznając, że pracodawca nie naruszył przepisów prawa pracy zwalniając go dyscyplinarnie. W wyniku przeprowadzenia nowych dowodów ustalono bowiem, że pracodawca nie wiedział o tym, że jego pracownik przez cały czas nieobecności notorycznie nie dopełniał obowiązku informowania działu kadr o przyczynie i przewidywanym czasie trwania nieobecności. Okazało się, że w zakładzie pracy tylko ten pracownik nie zawiadamiał najpóźniej w drugim dniu nieobecności o jej przyczynie, tj. wszyscy pozostali pracownicy telefonicznie lub w inny sposób zawsze przekazywali informacje o przyczynie i przewidywanym czasie nieobecności w pracy.

Sąd Najwyższy oddalił kolejną skargę kasacyjną, którą od ww. wyroku złożył pracownik. SN wskazał, że zachowanie pracownika było: 1) bezprawne, ponieważ naruszył on przepisy prawa powszechnego regulujące sposób usprawiedliwienia nieobecności w pracy, a także postanowienia obowiązującego u pracodawcy regulaminu pracy, 2) zagrażające interesom pracodawcy w zakresie dyscypliny pracy – był to jedyny pracownik, który nie dotrzymywał terminów usprawiedliwiania swojej nieobecności w pracy oraz zajmował stanowisko kierownicze, przez co swoim zachowaniem tworzył niewłaściwy wzorzec postępowania w zakładzie pracy, 3) zawinione – pracownik miał bowiem pełną świadomość tego, że nie respektuje regulacji zawartych w ww. aktach prawnych.

Komentarz ekspercki:

Termin usprawiedliwienia nieobecności w pracy regulują przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwienia nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień z pracy. Rozporządzenie to nakłada na pracowników obowiązek wskazania przyczyny swojej nieobecności oraz przewidywanego okresu jej trwania maksymalnie w drugim dniu nieobecności.

W związku z powyższym może pojawić się pytanie, czy pracownik, który nie usprawiedliwia swojej obecności w  ww. terminie, może być zwolniony dyscyplinarnie? Odpowiedź na to pytanie zawarta jest w powołanym wyżej wyroku Sądu Najwyższego, który wskazał, iż aby zwolnić pracownika z powodu nieinformowania o swojej nieobecności, jego działanie musi mieć charakter ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych. Aby dane zachowanie pracownika miało taki charakter, muszą zostać spełnione trzy przesłanki. Po pierwsze, zachowanie pracownika musi być bezprawne, czyli naruszać nałożone na pracownika obowiązki wynikające z przepisów prawa. Po drugie, pracownik musi naruszyć lub zagrozić swoim zachowaniem interesom pracodawcy, przy czym nie musi to być szkoda wyrządzona w majątku pracodawcy – wystarczy samo zagrożenie jego interesów. Takim zagrożeniem może być przykładowo zaburzenie dyscypliny pracy, poprzez tworzenie złego przykładu dla podwładnych. Po trzecie, zachowanie pracownika musi być zawinione – przez jego umyślne działanie (złą wolę) lub rażące niedbalstwo.

Ww. wyrok jest ważny także i z tego powodu, iż po raz kolejny Sąd Najwyższy podkreślił, że ciążący na pracowniku obowiązek powiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności oraz przewidywanym okresie jej trwania maksymalnie w drugim dniu nieobecności jest niezależny od obowiązku przedłożenia dokumentu, który  usprawiedliwia tę nieobecność. Warto dodać, iż z takiego obowiązku pracownik nie jest zwolniony także w  przypadku otrzymywania przez pracodawcę tzw. „e-zwolnień”

Najnowsze zmiany w stażu pracy – najczęściej zadawane pytania

Posted on by Kancelaria

21 października 2025 r. w Dzienniku Ustaw ogłoszono ustawę z 26 września 2025 r. zmieniającą Kodeks pracy oraz niektóre inne ustawy.

Dla lepszego zrozumienia kontekstu zagadnienia zachęcamy do zapoznania się z naszym poprzednim artykułem dotyczącym omawianej nowelizacji znajdującym się TUTAJ.

Jaki jest cel wprowadzenia regulacji?

Celem regulacji jest zapewnienie równouprawnienia pracowników oraz osób podejmujących pracę zarobkową na innych podstawach niż umowa o pracę, mianowanie, powołanie czy wybór.

Co obowiązuje obecnie?

Obecnie do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, wlicza się:

  • okresy pracy świadczonej w ramach stosunku pracy,
  • wybrane okresy stażu służby, np. w Policji czy Państwowej Straży Pożarnej.

Co zmieni się po wejściu w życie nowych przepisów?

Do stażu pracy będą zaliczane m.in.:

  • prowadzenie działalności gospodarczej,
  • korzystanie z „ulgi na start”,
  • wykonywanie pracy na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy zlecenia, umowy agencyjnej, pozostawania osobą współpracującą z osobą wykonującą ww. umowy)
  • inne okresy aktywności zawodowej, w tym m.in.:
  • opieka nad dzieckiem,
  • praca za granicą,
  • praca skazanych.

Należy podkreślić, że umowy o dzieło nadal nie będą wliczane do stażu pracy.

Czy pracodawca musi samodzielnie przeliczyć staż pracy pracowników?

Tak. Pracodawca ma obowiązek zaktualizowania uprawnienia pracownika, jeżeli:

  • pracownik przedstawi dokumenty potwierdzające nowe okresy zaliczane do stażu pracy lub
  • pracodawca wcześniej zatrudniał pracownika na podstawie umowy, której realizacja wlicza się do stażu pracy na podstawie nowych przepisów.

W jaki sposób pracownik powinien udokumentować staż pracy?

Potwierdzenie stażu pracy odbywa się poprzez uzyskanie zaświadczenia o podleganiu ubezpieczeniom społecznym, wydawanego przez odpowiedni organ ZUS. Dokument ten pracownik powinien przedstawić pracodawcy jako potwierdzenie swojego stażu pracy.

Co, jeśli pracownik nie podlegał w czasie określonej aktywności ubezpieczeniom społecznym?

W takim przypadku pracownik może przedstawić inne dokumenty, które pozwolą ustalić okresy aktywności zawodowej, np. umowy zlecenia czy dokumenty potwierdzające prowadzenie działalności gospodarczej.

Ile czasu pracownik ma na udokumentowanie okresów zaliczanych do stażu pracy?

Pracownik ma na to 24 miesiące od wejścia w życie nowych przepisów tj.:

  • od 1 stycznia 2026 r. – w przypadku jednostek sektora finansów publicznych,
  • od 1 maja 2026 r. – w sektorze prywatnym.

Czy w przypadku, gdy pracodawca zatrudniał pracownika najpierw na podstawie umowy zlecenia, a następnie na umowie o pracę, konieczne jest uzyskanie z ZUS zaświadczenia o podleganiu ubezpieczeniom?

Nie. W takiej sytuacji uzyskanie zaświadczenia z ZUS nie będzie konieczne, ponieważ pracodawca jako podmiot zgłaszający pracownika do ubezpieczeń, posiada już odpowiednie informacje potwierdzające okresy podlegania ubezpieczeniom.

Czy w przypadku, gdy pracodawca wypowiedział pracownikowi umowę przed wejściem w życie nowych przepisów, a skutek rozwiązujący nastąpi już w okresie ich obowiązywania, okres wypowiedzenia powinien ulec przedłużeniu?

Nie. Jeśli wypowiedzenie zostało złożone jeszcze przed wejściem w życie nowych przepisów, należy liczyć wypowiedzenie według wcześniejszych regulacji.

Co w przypadku równoczesnej pracy na umowie o pracę i umowie zlecenia?

Jeżeli okresy te się nakładają, do stażu pracy wlicza się tylko jeden z nich. Dotyczy to również osób, które przez dłuższy czas łączyły umowę o pracę z umowami zleceniami.

Nowe przepisy wejdą w życie 1 stycznia 2026 r. w sektorze finansów publicznych, a w sektorze prywatnym po 6 miesiącach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw tj. 1 maja 2026 r.

Jeśli potrzebują Państwo kompleksowego wsparcia w zakresie obliczania stażu pracy na nowych zasadach, zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią.

Elektroniczna karta szkolenia wstępnego – ważna zmiana w przepisach BHP

Posted on by Kancelaria

W dniu 27 listopada 2025 r. w Dzienniku Ustaw zostało opublikowane rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 listopada 2025 r., które wprowadza zmianę dotyczącą karty szkolenia wstępnego. Potwierdzenie odbycia instruktażu ogólnego i stanowiskowego będzie mogło być składane nie tylko papierowo (czyli jak dotychczas), ale również w postaci elektronicznej.

Najważniejsze nowe rozwiązania:

  1. Oprócz formy pisemnej (papierowej lub z kwalifikowanym podpisem elektronicznym) dopuszczono także postać elektroniczną odbycia przez pracownika instruktażu ogólnego i stanowiskowego w karcie szkolenia wstępnego – na przykład wiadomość e-mail.
  2. Kierownik komórki organizacyjnej będzie mógł w formie elektronicznej potwierdzać przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego (w karcie szkolenia wstępnego) oraz dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku.
  3. Potwierdzenia papierowe nadal będą dokonywane na piśmie w karcie szkolenia wstępnego.
  4. W przypadku zastosowania formy elektronicznej pracodawca sporządza odpowiednią adnotację w karcie szkolenia wstępnego w miejscu przeznaczonym na podpis pracownika lub kierownika komórki organizacyjnej oraz dołącza dokument lub dokumenty w postaci elektronicznej zawierające odpowiednie potwierdzenie lub ich odwzorowanie.

Taka kompletna dokumentacja – karta szkolenia wraz z dołączonymi dokumentami – musi być przechowywana w aktach osobowych pracownika.

Nowa możliwość potwierdzania odbycia szkolenia wstępnego, przeprowadzenia instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenia pracownika do pracy w formie elektronicznej – zarówno przez pracownika, jak i kierownika komórki organizacyjnej – według resortu pracy przyczyni się do:

  • sprawniejszego i bardziej efektywnego procesu wdrażania oraz szkolenia nowych pracowników,
  • lepszego dostosowania przepisów do obecnych warunków rynku pracy oraz postępu technologicznego i cyfryzacji,
  • oszczędności czasu i usprawnień organizacyjnych po stronie pracodawców i pracowników.

Warto zaznaczyć, że dopuszczenie potwierdzenia w postaci elektronicznej nie oznacza rozszerzenia możliwości prowadzenia szkoleń wstępnych w formie zdalnej. Zmiana dotyczy wyłącznie sposobu potwierdzania szkolenia, a nie sposobu jego realizacji!

Zmiany zaczną obowiązywać po upływie 14 dni od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Zatrucie posiłkiem jako wypadek przy pracy

Posted on by Kancelaria

Jeśli zdarzenie miało miejsce w czasie i w miejscu pracy, nie trzeba dodatkowo udowadniać, że było związane z wykonywanymi przez pracownika obowiązkami. Wystarczy, że doszło do niego z powodu zewnętrznej przyczyny. Nawet jeśli ta przyczyna nie pochodziła z samego środowiska pracy i nie była winą pracodawcy, zdarzenie nadal może być uznane za wypadek przy pracy. Dlatego błędne jest twierdzenie, że zatrucie się pracownika jedzeniem przyniesionym z domu przerywa związek między zdarzeniem a pracą, o którym mowa w przepisach dotyczących wypadków przy pracy. Tak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 28 czerwca 2023 r. (I PSKP 28/22).

Stan faktyczny:

Pracownik był operatorem maszyny w firmie produkcyjnej. Podczas przerwy wliczanej do czasu pracy spożył w specjalnie do tego przeznaczonym pomieszczeniu przyniesione z domu kanapki. Krótko po spożyciu posiłku pracownik zasłabł, a po przewiezieniu do szpitala następnego dnia zmarł. Przyczyną śmierci było spożycie dużej dawki toksycznej substancji (azotynu sodu), która standardowo jest wykorzystywana w mniejszych ilościach jako dodatek do żywności. Substancja ta nie przedostała się do organizmu pracownika w związku z wykonywanymi przez niego obowiązkami zawodowymi. W protokole sporządzonym po wypadku stwierdzono, że wydarzenie to nie było wypadkiem przy pracy, ponieważ nie miało związku z pracą. Wdowa po pracowniku wystąpiła do sądu o ustalenie i sprostowanie protokołu powypadkowego, przez zmianę jego treści w taki sposób, aby uznano śmierć jej męża za wypadek przy pracy.

Stanowisko sądów:

Sąd I instancji oddalił powództwo wdowy nie dostrzegając związku zdarzenia, w wyniku którego pracownik zmarł, z pracą, którą wykonywał. Podtrzymał on zatem ustalenia poczynione przez pracodawcę w protokole powypadkowym, nie zmieniając jego treści.

Sąd II instancji zmienił zaskarżony wyrok Sądu I instancji i sprostował treść protokołu stwierdzając, że zdarzenie to było wypadkiem przy pracy. W ocenie Sądu nastąpiło ono bowiem w związku z pracą, podczas wykonywania przez pracownika zwykłych czynności. Sąd podkreślił, że kluczowe jest, aby zdarzenie nastąpiło podczas wykonywania czynności wynikających ze stosunku pracy, czyli na rzecz pracodawcy, a fakt, że pracownik zatruł się w trakcie przerwy (wliczanej do czasu pracy) i to posiłkiem przyniesionym z domu, nie ma znaczenia dla oceny tego, czy był to wypadek przy pracy.

Sąd Najwyższy oddalił skargę kasacyjną pracodawcy i utrzymał w mocy wyrok sądu apelacyjnego w uzasadnieniu podkreślając, że stwierdzenie związku wydarzenia z pracą sprowadza się do ustalenia, że zdarzenie nastąpiło w czasie pracy bądź w miejscu pracy – bez znaczenia w tym kontekście jest to, czy zdarzenie wystąpiło w związku z wykonywaniem przez pracownika określonych obowiązków. Podkreślił również, że nieistotne jest to, że przyczyna wypadku pochodziła spoza środowiska pracy i nie była zawiniona przez pracodawcę.

Komentarz ekspercki:

Aby dane zdarzenie zostało uznane za wypadek przy pracy, musi spełniać warunki określone w ustawie o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadku przy pracy i chorób zawodowych (tzw. „ustawa wypadkowa”). Zgodnie z tym przepisem, za wypadek przy pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą: 1) podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych; 2) podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia; 3) w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.

W omawianym orzeczeniu Sąd Najwyższy wskazuje, że jeśli zdarzenie było nagłe, spowodowane przyczyną zewnętrzną i skutkowało urazem lub śmiercią, to sam fakt, że miało ono miejsce w czasie lub miejscu pracy, wystarczy do uznania go za wypadek przy pracy. Nawet taka sytuacja, jak zjedzenie przez pracownika drugiego śniadania w trakcie pracy, w wyniku czego się zatruł, może dawać pracownikowi (lub – jak w tym wypadku – rodzinie pracownika) prawo do świadczeń z ww. ustawy. Mimo że pracodawca w żaden sposób nie przyczynił się do powstania tego zdarzenia, nadal może ono zostać uznane za wypadek przy pracy.

Warto przy tym zaznaczyć, że jeśli ustalono, że przyczyna wypadku leżała poza środowiskiem pracy i nie wynikała z winy pracodawcy, będzie to oczywiście mieć znaczenie dla oceny ewentualnych roszczeniach pracownika o odszkodowanie lub zadośćuczynienie dochodzonych na podstawie przepisów kodeksu cywilnego. W takim bowiem wypadku, jeżeli pracodawca nie przyczynił się w żaden sposób do powstania wypadku, pracownikowi będą przysługiwały jedynie świadczenia z ZUS.

Różnicowanie sankcji za to samo przewinienie

Posted on by Kancelaria

Zarzut nierównego traktowania nie może być uzasadniony jedynie tym, że w innych przypadkach pracodawca nie dokonał niezwłocznego rozwiązania stosunku pracy. Art. 52 § 1 kp stanowi jedynie o prawie (a nie o obowiązku) rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę w tym trybie. Powszechnie przyjmuje się więc, że pracodawca nie musi skorzystać z tej możliwości, zwłaszcza jeżeli uzna, że zawinione zachowanie pracownika nie uniemożliwia jego dalszego zatrudnienia. Tak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 27 stycznia 2022 r. (II PSKP 66/21).

Stan faktyczny:

Pracownik w wieku przedemerytalnym był zatrudniony na stanowisku Dyrektora Bazy Technicznej ds. Technicznych. W wyniku kontroli wewnętrznej zarząd spółki stwierdził nieprawidłowości w zarządzaniu gospodarką paliwową, zarzucając pracownikowi m.in. brak nadzoru nad podwładnymi, co z kolei umożliwiło dokonywanie kradzieży przez nich paliwa. Pracownik został zwolniony dyscyplinarnie w dniu 4 kwietnia 2012 r. z powodu rażącego niedbalstwa w tym zakresie, jak również z powodu podpisania przez niego, w dniu 20 sierpnia 2010 r., umowy z przedsiębiorstwem zajmującym się naprawą samochodów, bez odpowiedniego upoważnienia od pracodawcy i z naruszeniem obowiązującej polityki zakupowej, czym umyślnie naraził pracodawcę na szkodę. Jednocześnie pracodawca nie zwolnił z pracy pracowników bezpośrednio odpowiedzialnych za kradzież paliwa. Pracownik wniósł odwołanie od tego rozwiązania domagając się przywrócenia do pracy oraz wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy.
Spornymi stały się trzy kwestie:

  1. czy pracodawca dochował terminu na zwolnienie dyscyplinarne,
  2. czy zachowanie pracownika rzeczywiście spełniało przesłanki ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych oraz czy zwolnienie go w trybie dyscyplinarnym stanowiło dyskryminację ze względu na wiek, w związku z niezastosowaniem zwolnienia dyscyplinarnego wobec pozostałych powiązanych z kradzieżą pracowników.
  3. czy zwolnienie go w trybie dyscyplinarnym stanowiło dyskryminację ze względu na wiek, w związku z niezastosowaniem zwolnienia dyscyplinarnego wobec pozostałych powiązanych z kradzieżą pracowników.

Stanowisko sądów:

Sąd I instancji przywrócił pracownika do pracy uznając, że przyczyny zwolnienia były niezasadne, a nadto kodeksowy termin na dokonanie zwolnienia dyscyplinarnego (1 miesiąc) został przekroczony. Zdaniem Sądu termin na dokonanie przez pracodawcę zwolnienia dyscyplinarnego rozpoczął swój bieg już w dniu podpisania przez pracownika umowy bez upoważnienia, gdyż już w tym dniu pracodawca powziął wiedzę o tej okoliczności, a tym samym przekroczył on termin zwalniając pracownika dopiero w dniu 4 kwietnia 2012 r. W ocenie sądu pracodawca nie udowodnił także, że pracownik nie miał umocowania do podpisania umowy o współpracy, gdyż działał on za wiedzą i zgodą swojego przełożonego, a sam brak formalnych (pisemnych) upoważnień do zawarcia umowy nie wykluczał istnienia dorozumianego umocowania do ich podpisania. W zakresie zarzutu dot. braku nadzoru ze strony pracownika nad podwładnymi sąd uznał, że przyczyny podane przez pracodawcę były niezasadne, gdyż powód nie odpowiadał bezpośrednio za przewinienia podległych mu zespołów, a kontrola stanu paliwa faktycznie należała w spółce do obowiązków innej osoby.

Sąd II instancji zmienił wyrok i oddalił powództwo pracownika wskazując, że miesięczny termin do rozwiązania umowy w trybie dyscyplinarnym należy liczyć dopiero od dnia zakończenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, gdyż dopiero w tym dniu pracodawca uzyskał pełną wiedzę o okolicznościach uzasadniających zwolnienie. W poniższej sprawie miało to miejsce dopiero w dniu 26.03.2012 r., kiedy to powołana przez pracodawcę komisja przedstawiła zarządowi spółki konkretne ustalenia wraz z listą uchybień i zaniedbań poszczególnych pracowników. Sąd uznał nadto, że powód wykazał się rażącym niedbalstwem dopuszczając do kradzieży paliwa i nie wdrażając skutecznych procedur zapobiegających takim nadużyciom.

Sąd Najwyższy oddalił skargę kasacyjną wniesioną przez pracownika, podtrzymując stanowisko Sądu II instancji w zakresie terminu złożenia pracownikowi oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. Sąd Najwyższy zaakcentował także, że odpowiedzialność powoda, jako osoby pełniącej funkcję kierowniczą, wymagała szczególnej staranności w wykonywaniu obowiązków pracowniczych, a zatem brak efektywnego nadzoru pracownika nad gospodarką paliwową oraz ignorowanie wcześniejszych sygnałów o nieprawidłowościach uzasadniały jego dyscyplinarne zwolnienie. W kwestii twierdzeń pracownika dot. nierównego traktowania Sąd Najwyższy uznał, że różnice w zastosowanych środkach dyscyplinarnych wobec pracowników nie są równoznaczne z dyskryminacją, jeśli oparto je na obiektywnych podstawach, takich jak np. różne zakresy ich odpowiedzialności.

Komentarz ekspercki:

Wyrok Sądu Najwyższego akcentuje kluczową zasadę, zgodnie z którą możliwość rozwiązania umowy o pracę w trybie art. 52 § 1 kp jest prawem, a nie obowiązkiem pracodawcy. Pracodawca może zatem nie zdecydować na ten krok, jeśli uzna, że dalsza współpraca z pracownikiem jest możliwa, nawet przy jego zawinionym zachowaniu. Zasadniczym wnioskiem płynącym z tej tezy jest także uznanie autonomii pracodawcy w ocenie decyzji personalnych i dopuszczenie różnic w reakcjach na podobne naruszenia innych pracowników, jeżeli istnieją ku temu podstawy.

Sąd Najwyższy podtrzymał pogląd wyrażony już we wcześniejszych orzeczeniach, zgodnie z którym termin do rozwiązania umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym zaczyna biec dopiero od momentu, w którym pracodawca zakończy postępowanie wyjaśniające i będzie posiadał wszystkie informacje niezbędne do podjęcia decyzji. W praktyce oznacza to, że pracodawcy powinni skrupulatnie dokumentować procedurę wyjaśniającą która poprzedza zwolnienie dyscyplinarne pracownika już od pierwszych sygnałów o nieprawidłowościach, aż po końcowy raport oraz unikać pośpiesznych decyzji w tym zakresie.
Z punktu widzenia zarządzania przez kierowników podległymi obszarami rażące niedbalstwo oznacza nie tylko naruszenie obowiązków służbowych, ale również brak odpowiedniego nadzoru nad mieniem pracodawcy oraz pracownikami, szczególnie, gdy skutki jego braku mogą być dla pracodawcy poważne. Pracownicy na stanowiskach kierowniczych muszą mieć nadto świadomość swojej odpowiedzialności za wdrażanie procedur w podległych im obszarach i późniejsze kontrolowanie ich przestrzegania przez podwładnych.