Powrót do biura a praca zdalna – kiedy pracodawca może zmienić zasady gry?

Posted on by Kancelaria

Praca zdalna przestała być rozwiązaniem awaryjnym, a stała się jednym z trwałych elementów organizacji pracy. W wielu firmach model hybrydowy funkcjonuje już od kilku lat, często jako standard, do którego pracownicy zdążyli się przyzwyczaić. Równocześnie coraz więcej pracodawców dochodzi do wniosku, że dotychczasowe zasady wymagają uporządkowania – czy to przez zwiększenie liczby dni pracy z biura, czy przez ograniczenie pracy zdalnej na określonych stanowiskach.

Taka decyzja zwykle ma uzasadnienie biznesowe, ale jej wdrożenie wymaga ostrożności. Istotne znaczenie ma to, w jaki sposób pierwotnie zasady pracy zdalnej zostały wprowadzone do organizacji. W konsekwencji ich zmiana może wymagać aktualizacji obowiązującego regulaminu pracy zdalnej lub jedynie zmiany treści indywidualnych uzgodnień z pracownikami.

Co jest źródłem zasad pracy zdalnej w danej organizacji?

Punktem wyjścia powinno być ustalenie, na jakiej podstawie pracownicy wykonują pracę zdalną. W praktyce może ona wynikać z regulaminu pracy zdalnej, porozumienia zawartego ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, indywidualnego uzgodnienia z pracownikiem, polecenia pracodawcy albo wniosku o pracę zdalną okazjonalną.

Ma to istotne znaczenie, ponieważ inaczej należy ocenić sytuację, w której regulamin przewiduje określony model pracy hybrydowej, a inaczej taką, w której pracownik ma indywidualnie uzgodnione wykonywanie pracy zdalnej
w konkretnym wymiarze.

Czy pracodawca może ograniczyć pracę zdalną?

Co do zasady tak. Pracodawca może wprowadzać zmiany w zakresie zasad wykonywania pracy zdalnej, w tym ograniczyć jej wymiar, np. poprzez zmniejszenie liczby dni pracy zdalnej, określenie dni pracy z biura albo zawężenie grup pracowników uprawnionych do korzystania z tej formy pracy. Odrębną, dalej idącą zmianą jest natomiast całkowite wyłączenie pracy zdalnej i powrót do pracy wyłącznie stacjonarnej.

W przypadku ograniczenia pracy zdalnej kluczowe znaczenie ma treść regulacji obowiązujących u pracodawcy, w szczególności regulaminu pracy zdalnej, porozumienia ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników oraz ewentualnych indywidualnych uzgodnień z pracownikami. Jeżeli praca zdalna jest wykonywana na podstawie regulaminu, pracodawca może zmienić ten regulamin i w ten sposób zmodyfikować zasady korzystania z pracy zdalnej, w tym jej dopuszczalny wymiar. Zmiana powinna jednak zostać wprowadzona w trybie właściwym dla danego dokumentu.

Inaczej należy ocenić całkowite wyłączenie pracy zdalnej. W tym zakresie znaczenie ma m.in. to, czy praca zdalna została uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę, czy dopiero w trakcie zatrudnienia. Jeżeli została uzgodniona w trakcie zatrudnienia, Kodeks pracy przewiduje możliwość wystąpienia przez każdą ze stron z wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Jeżeli natomiast praca zdalna była elementem pierwotnych ustaleń przy zawieraniu umowy, jej całkowite wyłączenie może wymagać porozumienia z pracownikiem albo wypowiedzenia zmieniającego.

Powrót wszystkich pracowników czy tylko wybranych zespołów?

Pracodawca nie ma obowiązku stosowania identycznego modelu pracy wobec wszystkich pracowników. Możliwe jest różnicowanie zasad pracy zdalnej w zależności od stanowiska, zakresu obowiązków, specyfiki zespołu czy potrzeb organizacyjnych. Nie każdy rodzaj pracy nadaje się do wykonywania zdalnie w takim samym zakresie.

Uzasadnione może być więc przyjęcie, że większej obecności w biurze wymaga praca związana z bezpośrednią obsługą klientów, dostępem do dokumentacji papierowej, współpracą z produkcją lub magazynem, wdrażaniem nowych pracowników, udziałem w spotkaniach projektowych czy koniecznością bieżącej koordynacji pracy zespołu.

Problem pojawia się wtedy, gdy pracodawca nie jest w stanie obiektywnie wyjaśnić, dlaczego określone osoby lub działy zostały zobowiązane do powrotu do biura, podczas gdy inni pracownicy nadal korzystają z pracy zdalnej w szerszym zakresie. Kryteria zastosowane przez pracodawcę powinny być obiektywne, rzeczywiste i możliwe do wykazania.

Szczególne uprawnienia pracowników

Ograniczając pracę zdalną, pracodawca powinien pamiętać również o szczególnych grupach pracowników. Dotyczy to m.in. pracownic w ciąży, pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, pracowników sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności, a także pracowników wychowujących dziecko do 8. roku życia, którzy mogą składać wnioski o elastyczną organizację pracy.

Nie oznacza to, że pracodawca zawsze musi uwzględnić taki wniosek albo utrzymać pracę zdalną w dotychczasowym zakresie. Przepisy pozwalają na ocenę organizacji pracy, rodzaju pracy oraz możliwości zapewnienia normalnego toku pracy. Odmowa powinna być jednak szczególnie dobrze uzasadniona i odnosić się do konkretnych okoliczności.

W praktyce największym błędem jest automatyzm. Jeżeli pracownik powołuje się na szczególną sytuację rodzinną lub opiekuńczą, pracodawca powinien realnie przeanalizować wniosek, a następnie wskazać, z jakich powodów organizacja pracy nie pozwala na jego uwzględnienie w całości lub w części.

Jakich błędów należy unikać?

Najczęstsze problemy, które mogą pojawić się przy ograniczaniu pracy zdalnej, to:

  1. brak analizy podstawy wykonywania pracy zdalnej przez poszczególnych pracowników,
  2. wprowadzenie zmiany wyłącznie ogólnym komunikatem, bez sprawdzenia regulaminu i indywidualnych uzgodnień,
  3. brak obiektywnych kryteriów różnicowania sytuacji pracowników lub zespołów,
  4. posługiwanie się ogólnikowymi uzasadnieniami,
  5. pomijanie szczególnych uprawnień rodziców, opiekunów lub innych grup chronionych,
  6. zbyt krótki czas na dostosowanie się pracowników do nowych zasad,
  7. brak spójnej komunikacji po stronie HR i menedżerów.

Warto pamiętać, że nawet uzasadniona biznesowo decyzja może generować ryzyko, jeżeli zostanie wdrożona w sposób naruszający np. zasady równego traktowania.  

Dlatego przed ogłoszeniem zmian rekomendowane jest uporządkowanie dokumentów, przygotowanie jasnych kryteriów oraz ustalenie, kto i w jaki sposób będzie odpowiadał na pytania pracowników.

Wnioski dla pracodawców – teoria a praktyka

Powrót do biura wymaga przede wszystkim dobrego przygotowania. Pracodawca powinien sprawdzić regulamin pracy zdalnej, indywidualne porozumienia, dotychczasową praktykę oraz ewentualne wnioski pracowników dotyczące pracy zdalnej lub elastycznej organizacji pracy. Dopiero na tej podstawie można ocenić, z jakiego trybu należy skorzystać, by dokonać tych zmian organizacyjnych.

Rekomendowane jest również przeanalizowanie stanowisk pod kątem tego, w jakim zakresie rzeczywiście mogą być wykonywane zdalnie. Taka analiza pozwala uniknąć zarzutu arbitralnego działania i ułatwia przygotowanie uzasadnienia dla pracowników. W większych organizacjach warto dodatkowo przygotować wytyczne dla menedżerów, aby komunikacja była spójna i oparta na tych samych założeniach.

Podsumowanie

Praca zdalna nie jest już rozwiązaniem nadzwyczajnym, ale stałym elementem organizacji pracy. Nie oznacza to jednak, że raz przyjęty model musi obowiązywać bezterminowo i w niezmienionej postaci. Pracodawca może ograniczyć pracę zdalną albo zmienić model hybrydowy, powinien jednak zrobić to w sposób przemyślany, zgodny z dokumentami wewnętrznymi i oparty na rzeczywistych potrzebach organizacyjnych.

Największe znaczenie ma praktyka wdrożenia zmiany. To, czy decyzja o powrocie do biura będzie bezpieczna prawnie, zależy nie tylko od jej uzasadnienia biznesowego, ale również od sposobu jej zakomunikowania, konsekwencji w stosowaniu zasad oraz uwzględnienia sytuacji pracowników korzystających ze szczególnych uprawnień.

Masz pytania dotyczące zmiany modelu pracy zdalnej lub chcesz uporządkować zasady pracy hybrydowej w swojej organizacji? Zespół naszej Kancelarii wspiera pracodawców w analizie ryzyk, przygotowaniu dokumentacji oraz wdrażaniu rozwiązań zgodnych z Kodeksem pracy.

Elastyczna organizacja czasu pracy – uprawnienie od 2023 r., które wciąż budzi praktyczne wątpliwości

Posted on by Kancelaria

Choć przepisy dotyczące elastycznej organizacji pracy obowiązują już od 26 kwietnia 2023 r., w praktyce ich stosowanie nadal wzbudza liczne wątpliwości – zwłaszcza po stronie pracodawców. Mimo, że instytucja ta, wprowadzona do Kodeksu pracy w ramach implementacji tzw. dyrektywy work-life balance, nie tworzy nowych systemów czasu pracy, lecz porządkuje i „udostępnia” pracownikom istniejące rozwiązania w bardziej sformalizowany sposób, to nadal przysparza wielu trudności, głównie ze względu na swoją „niedookreśloność”. Choć art. 1881 Kodeksu pracy miał ułatwić życie rodzicom i opiekunom, w rzeczywistości zmusił pracodawców do wejścia w rolę sędziów ważących dwa, często sprzeczne, interesy: prawo pracownika do bycia „bardziej w domu” oraz prawo firmy do efektywnego zarządzania biznesem.

Skąd wynika wprowadzenie elastycznej organizacji pracy?

Elastyczna organizacja pracy została wprowadzona ustawą z 9 marca 2023 r., implementującą m.in. dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy oraz dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 dotyczącą równowagi między życiem zawodowym a prywatnym (work-life balance).

Celem tych regulacji jest przede wszystkim zwiększenie aktywności zawodowej rodziców / opiekunów, ułatwienie łączenia ich pracy z obowiązkami opiekuńczymi, a także wzmocnienie roli elastycznych form zatrudnienia. W efekcie do Kodeksu pracy wprowadzono art. 188¹, regulujący prawo do wystąpienia z wnioskiem o elastyczną organizację pracy.

Na czym polega elastyczna organizacja pracy?

Kluczowe jest to, że przepisy nie tworzą nowej formy zatrudnienia, lecz umożliwiają łatwiejsze korzystanie z już istniejących rozwiązań. Elastyczna organizacja pracy może obejmować:

  1. pracę zdalną,
  2. systemy czasu pracy: przerywany, skróconego tygodnia pracy, pracy weekendowej,
  3. rozkłady czasu pracy: ruchome, indywidualny,
  4. obniżenie wymiaru czasu pracy.

Kto i na jakich zasadach może złożyć wniosek?

Uprawnienie to przysługuje każdemu pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia – niezależnie od stażu pracy czy rodzaju umowy o pracę. Do złożenia wniosku wystarczające jest faktyczne wychowywanie dziecka, czyli sprawowanie nad nim stałej, osobistej opieki – niekoniecznie musi to więc być więź prawna np. w postaci pokrewieństwa czy powinowactwa. Wniosek należy złożyć co najmniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem i może on mieć formę papierową lub elektroniczną. Powinien on zawierać:

  1. dane dziecka (w tym datę urodzenia),
  2. przyczynę skorzystania z uprawnienia,
  3. proponowany okres korzystania z elastycznej organizacji pracy (termin rozpoczęcia i zakończenia),
  4. rodzaj elastycznej organizacji pracy.

Jakie obowiązki ma pracodawca?

Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika, ale przy jego rozpatrywaniu musi uwzględnić potrzeby pracownika (w tym przyczynę i proponowany okres), własne możliwości organizacyjne, konieczność zapewnienia normalnego toku pracy oraz rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Odpowiedź pracodawcy na wniosek w sprawie elastycznej organizacji pracy powinna nastąpić w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia jego złożenia przez pracownika. Pracodawca może uwzględnić wniosek, odmówić – co musi uzasadnić lub może zaproponować inny termin lub sposób korzystania z elastycznej organizacji czasu pracy. W praktyce ta trzecia opcja często oznacza rozpoczęcie negocjacji między stronami.

Czy odmowa jest „bezpieczna” dla pracodawcy?

Choć przepisy dopuszczają odmowę, to należy pamiętać, że jej przyczyny powinny być rzeczywiste, skonkretyzowane i uzasadnione oraz podlegają ocenie z perspektywy zasady równego traktowania, jak również mogą być przedmiotem sporu sądowego. Największym błędem jest stosowanie ogólników. Uzasadnienie musi być „szyte na miarę”, czyli odwoływać się do konkretnych i rzeczywistych procesów, których faktycznie nie da się zrealizować zdalnie lub elastycznie.

Ponadto ustawodawca wprowadził szczególną ochronę pracownika polegającą na tym, że samo złożenie wniosku nie może stanowić przyczyny wypowiedzenia umowy ani przygotowań do tego. Ciężar dowodu, że było inaczej, spoczywa tu na pracodawcy. Naruszenie przez pracodawcę przepisów o elastycznej organizacji pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, podlegające karze grzywny od 1 000 do 30 000 zł.

Elastyczna organizacja pracy w trakcie zatrudnienia – czy można ją zmienić?

Przepisy dopuszczają taką możliwość, ale stawiają jednocześnie pewne ograniczenia. Tylko pracownik może wnioskować o wcześniejszy powrót do poprzednich warunków. Pracodawca ocenia go według tych samych kryteriów, które brał pod uwagę przy udzielaniu pierwotnej odpowiedzi. Należy jednak pamiętać, że ponowna zmiana warunków organizacji pracy, co do zasady, wymaga porozumienia stron. W praktyce oznacza to, że raz uzgodniona organizacja pracy „wiąże” obie strony przez czas wskazany we wniosku, chyba że przed upływem tego terminu – wspólnie zdecydują inaczej.

Wnioski dla pracodawców – teoria a praktyka

Choć przepisy obowiązują już od ponad dwóch lat, wiele organizacji nadal nie wypracowało spójnego podejścia do rozpatrywania tego rodzaju wniosków. Najczęstsze problemy, które spotykamy w naszej praktyce to:

  1. niepełne wnioski – z brakami formalnymi,
  2. brak jednolitych kryteriów oceny wniosków,
  3. niewystarczające, pozorne uzasadnienia odmów,
  4. udzielane przez pracodawców odpowiedzi w innej niż wymagana przepisami formie,
  5. niedotrzymywanie terminu na udzielenie odpowiedzi.

Z tego względu rekomendujemy wdrożenie wewnętrznej procedury obsługi takich wniosków oraz odpowiednie dokumentowanie procesu decyzyjnego. Warto również przeanalizować poszczególne stanowiska pod kątem możliwości wykonywania pracy w elastycznej organizacji pracy, a także przeszkolić kadrę zarządzającą odpowiedzialną za rozpatrywanie wniosków i komunikację z pracownikami w tym zakresie.

Podsumowanie

Elastyczna organizacja pracy nie jest już „nowością legislacyjną”, ale wciąż stanowi wyzwanie praktyczne. Przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku automatycznego uwzględniania wniosków, ale wymagają transparentności, rzetelności i spójności w podejmowaniu decyzji. To właśnie praktyka stosowania tych regulacji – a nie ich literalne brzmienie – decyduje dziś o poziomie ryzyka prawnego.

Masz pytania dotyczące stosowania przepisów o elastycznej organizacji pracy lub chcesz uporządkować procedury w swojej organizacji? Zespół naszej Kancelarii wspiera pracodawców w analizie ryzyk, przygotowaniu dokumentacji oraz wdrażaniu rozwiązań zgodnych z Kodeksem pracy.

Przejrzystość wynagrodzeń pod lupą. Co oznacza dla pracodawców przesunięcie terminu implementacji dyrektywy?

Posted on by Kancelaria

Od 7 czerwca 2026 r. pracodawcy mieli zostać objęci nowymi obowiązkami w zakresie przejrzystości wynagrodzeń, wynikającymi z implementacji dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970. Jednak druga wersja projektu ustawy, która ma wprowadzić przepisy tej dyrektywy do polskich przepisów, przewiduje wydłużone (w stosunku do pierwotnej propozycji) vacatio legis. Obecnie bowiem ustawa miałaby wejść w życie po 6 miesiącach od jej ogłoszenia. Zatem przepisy te zaczną obowiązywać najpewniej w 2027 roku. Warto ten „dany” czas wykorzystać na dostosowanie systemów wynagrodzeń do nadchodzących zmian.

Co to oznacza w praktyce dla pracodawców i pracowników? Wyjaśniamy najważniejsze kwestie.

Z czego wynika możliwe opóźnienie?

Głównym hamulcem legislacyjnym pozostaje kwestia powołania lub wskazania organu ds. równości, którego istnienie jest obligatoryjne według unijnych wytycznych.

Pracodawcy od miesięcy sygnalizują, że:

  1. systemy wynagrodzeń w wielu organizacjach wymagają gruntownej przebudowy,
  2. konieczne jest wdrożenie nowych narzędzi analitycznych i raportowych,
  3. brakuje jasnych wytycznych interpretacyjnych dotyczących wielu obowiązków.

W efekcie postulowane było wydłużenie vacatio legis, aby uniknąć chaosu organizacyjnego i ryzyka masowych naruszeń przepisów tuż po ich wejściu w życie. Cieszy to, że głosy te zostały uwzględnione.

Co miało się zmienić od 7 czerwca 2026 r.?

Niezależnie od daty wejścia w życie polskich przepisów, kierunek zmian jest przesądzony. Projektowane regulacje zakładają:

  1. prawo pracownika do uzyskania informacji o średnich poziomach wynagrodzeń (z podziałem na płeć) w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości,
  2. obowiązek raportowania luki płacowej oraz – w określonych przypadkach – podejmowania działań naprawczych przez pracodawców,
  3. konieczność stosowania obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów przy ustalaniu i weryfikacji wynagrodzeń, w tym wdrożenia systemów wartościowania pracy,
  4. wzmocnione mechanizmy dochodzenia roszczeń przez pracowników, w tym zmiany w zakresie ciężaru dowodu oraz zasad odpowiedzialności pracodawcy.

To właśnie te rozwiązania budzą największe obawy pracodawców, ponieważ oznaczają istotną zmianę w podejściu do transparentności polityki płacowej.

Czy przesunięcie terminu oznaczałoby „zamrożenie” praw pracowników?

To kluczowa kwestia z perspektywy praktyki. Jeżeli polski ustawodawca rzeczywiście przesunie wejście w życie przepisów na 2027 r., tak jak przewiduje aktualny projekt ustawy, to co do zasady:

  1. pracownicy nie będą mogli skutecznie korzystać z nowych uprawnień (np. składać wniosków o informację o średnich wynagrodzeniach) przed tą datą,
  2. pracodawcy nie będą zobowiązani do realizacji tych obowiązków aż do momentu wejścia w życie krajowych regulacji.

Dyrektywa jako akt prawa unijnego, co do zasady wymaga implementacji do prawa krajowego. Dopiero w momencie faktycznego wejścia w życie dostosowanych przez krajowego ustawodawcę przepisów, tak pracodawcy jak i pracownicy, będą objęci nowymi regulacjami.

Jak wygląda sytuacja w innych państwach UE?

Polska nie jest odosobniona – w wielu państwach członkowskich prace nad implementacją dyrektywy są nadal w toku, a projekty ustaw pozostają na etapie konsultacji. Dotyczy to m.in. takich krajów jak Niemcy, Holandia czy Irlandia, gdzie wskazuje się na konieczność istotnych zmian w obowiązujących systemach wynagrodzeń i raportowania.

Ryzyka dla pracodawców mimo opóźnienia

Ewentualne przesunięcie terminu wejścia w życie przepisów, nie oznacza, że temat można odłożyć „na później”. Wręcz przeciwnie – pracodawcy zyskują czas, ale jednocześnie powinni go wykorzystać na dobre przygotowanie organizacji.

Rekomendowane przez nas najważniejsze działania w nadchodzącym czasie to:

  1. audyt systemów wynagrodzeń pod kątem potencjalnych nierówności,
  2. uporządkowanie siatek płac i kryteriów,
  3. przygotowanie procedur udzielania informacji pracownikom,
  4. szkolenie kadry menedżerskiej i działów HR.

Warto pamiętać, że po wejściu w życie przepisów roszczenia pracowników mogą być dochodzone w sposób bardziej efektywny niż dotychczas.

Czy warto czekać z przygotowaniem się do zmian?

Organizacje, które wykorzystają dodatkowy czas na przygotowanie się do nowych regulacji, będą w zdecydowanie lepszej pozycji niż te, które odłożą działania do ostatniej chwili.

Przesunięcie terminu to nie „ulga systemowa”, lecz raczej dodatkowy okres adaptacyjny. W praktyce oznacza to, że choć obowiązki formalne jeszcze nie obowiązują, to oczekiwania rynkowe i standardy transparentności już teraz zaczynają się zmieniać. Warto wykorzystać ten czas nie tylko na same formalności, ale również na skuteczne przygotowanie zespołów działów HR pod kątem komunikacji, procedur i schematów działania.

Masz pytania dotyczące przygotowania organizacji do wdrożenia przepisów o przejrzystości i równości płac? Zespół naszej Kancelarii wspiera pracodawców w audytach płacowych, projektowaniu polityk wynagrodzeń oraz dostosowaniu dokumentacji wewnętrznej do nadchodzących zmian.

Rewolucja w stażu pracy od 1 maja: Co musi wiedzieć prywatny pracodawca?

Posted on by Kancelaria

Od 1 maja 2026 roku pracodawcy z sektora prywatnego staną przed wyzwaniem wdrożenia nowych zasad naliczania stażu pracy. Do dotychczasowych okresów zatrudnienia na etacie dołączą m.in. lata przepracowane na umowach zlecenia oraz w ramach prowadzenia działalności gospodarczej.

Co to oznacza dla pracodawców w praktyce? Wyjaśniamy najważniejsze kwestie.

Co zmienia się 1 maja?

Do tej pory ogólny staż pracy, od którego zależą uprawnienia takie jak wymiar urlopu, obejmował niemal wyłącznie pracę na podstawie umowy o pracę. Od 1 maja sektor prywatny (podobnie jak budżetówka od stycznia 2026 r.) zgodnie z nowym art. 302¹ KP, do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze, będzie wliczał:

  1. Działalność gospodarczą (JDG): Okresy prowadzenia pozarolniczej działalności oraz współpracy przy niej (jeśli opłacono składki emerytalne, rentowe lub wypadkowe).
  2. „Ulgę na start”: Wyjątek, w którym okres prowadzenia firmy wlicza się do stażu, mimo że przedsiębiorca był zwolniony z ubezpieczeń społecznych (wystarczy zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego).
  3. Umowy cywilnoprawne: Okresy wykonywania umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innych umów o świadczenie usług, pod warunkiem podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
  4. Praca za granicą: Udokumentowane okresy wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy (np. zagraniczne kontrakty typu freelancer/B2B).
  5. Przerwy na opiekę nad dzieckiem: Okresy zawieszenia działalności gospodarczej lub zaprzestania współpracy (przez osobę współpracującą) w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem (za które opłacono składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe).
  6. Członkostwo w spółdzielniach: Okresy bycia członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych.

Wyższy wymiar urlopu, czyli realny koszt dla pracodawcy

Z perspektywy pracodawcy najbardziej odczuwalną zmianą będzie nagły wzrost liczby pracowników uprawnionych do 26 dni urlopu (zamiast 20). Wielu pracowników, którzy dotychczas na etacie przepracowali np. 5 lat, ale wcześniej przez dekadę prowadzili firmę lub pracowali na podstawie umów cywilnoprawnych, po 1 maja automatycznie przekroczy próg 10 lat stażu pracy. Pracodawcy muszą przygotować się więc na większą absencję, wyższe rezerwy urlopowe i koszty ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Nowe uprawnienia a staż zakładowy

Nowe przepisy wpłyną również na tzw. staż zakładowy. Jeśli praca na umowie zlecenia lub B2B była świadczona na rzecz obecnego pracodawcy, okresy te wliczają się do stażu pracy w danej firmie. W efekcie może to oznaczać natychmiastowe wydłużenie okresów wypowiedzenia (np. z 1 do 3 miesięcy), a także prawo do wyższych odpraw przy rozwiązaniu stosunku pracy. W przypadku pracodawców, u których funkcjonują świadczenia zależne od długości zatrudnienia, np. dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe, może to również oznaczać zwiększenie ich kosztów.

Dokumentacja po stronie pracownika

Pracodawca nie musi samodzielnie „szukać” i ustalać stażu pracownika. To zatrudniony musi dostarczyć odpowiednie dokumenty. Ustawodawca przewidział konkretne zaświadczenia wydawane przez ZUS:

  1. Zaświadczenie o opłaceniu składek (dla JDG),
  2. Zaświadczenie o podleganiu ubezpieczeniom (dla zleceniobiorców),
  3. Zaświadczenie o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego (dla korzystających z Ulgi na start).

Pracownicy zatrudnieni w dniu wejścia w życie przepisów (1 maja 2026 r.) będą mieli 24 miesiące na dostarczenie ww. dokumentów. Prawo do wyższych świadczeń nabywają z dniem przedłożenia zaświadczenia, ale z mocą nie wcześniejszą niż data wejścia w życie ustawy.

Pułapka „nakładania się” okresów

Jeżeli pracownik w tym samym czasie np. prowadził firmę i pracował na pół etatu u innego pracodawcy, nie następuje podwójne naliczanie stażu. W takim przypadku do okresu zatrudnienia wlicza się tylko jeden z tych okresów, czyli ten, który jest dla pracownika korzystniejszy.

Jak przygotować firmę?

  • Audyt rezerw urlopowych i budżetów wynagrodzeń: Należy przygotować się na zwiększenie puli dni wolnych w drugiej połowie 2026 roku oraz ewentualnych kosztów świadczeń związanych ze stażem pracy.
  • Aktualizacja systemów kadrowych: Działy HR muszą być gotowe na procesowanie nowych typów zaświadczeń z ZUS.
  • Weryfikacja regulaminów: Warto sprawdzić, jak nowe przepisy wpłyną na wypłaty nagród jubileuszowych czy dodatków stażowych przewidzianych wewnątrz firmy.

Masz pytania dotyczące wdrożenia nowych przepisów w Twojej organizacji? Zespół naszej Kancelarii oferuje wsparcie w audycie akt osobowych oraz aktualizacji dokumentacji wewnątrzzakładowej, aby proces przejścia na nowe zasady był dla Państwa bezpieczny i przejrzysty.

Czy dyrektor może być ofiarą mobbingu?

Posted on by Kancelaria

Dyrektor szkoły – jeśli jest jednocześnie jej pracownikiem – może być ofiarą mobbingu. Tak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 13 lutego 2024 r. (II PSKP 29/22).

Stan faktyczny:

Nauczycielka matematyki, pełniąca funkcję dyrektora Zespołu Szkolno-Przedszkolnego żądała zadośćuczynienia od swojego pracodawcy, w związku doświadczonym przez nią mobbingiem. Pracownica wskazywała, że zarówno podczas pełnienia funkcji dyrektora placówki, jak i po zakończeniu kadencji, doznawała działań i zachowań o charakterze mobbingowym. Zachowania te miały pochodzić od współpracowników, podległego jej personelu oraz obecnej dyrektor. Dyrektorka zdecydowała się pozwać swojego pracodawcę, roszcząc zadośćuczynienie z tytułu doświadczonego mobbingu. Wskazywała ona m.in. to, że w czasie pełnienia przez nią funkcji dyrektora, kilkoro nauczycieli przejawiało wobec niej niesubordynację, polegającą na niewykonywaniu poleceń oraz niewykazywaniu chęci uczestnictwa w akcjach i wydarzeniach ogólnoszkolnych. Nauczyciele ci byli również „autorami różnego rodzaju skarg i pomówień”. Dyrektora wskazała również zachowania, które wystąpiły po jej ustąpieniu z funkcji – nieprzydzielanie jej wychowawstw, godzin ponadwymiarowych i doraźnych zastępstw, przyznawanie jej dodatku motywacyjnego w skrajnie niskich wartościach czy pominięcie jej nazwiska podczas przedstawiania wszystkich dyrektorów szkoły w trakcie uroczystości z okazji 15-lecia powstania szkoły.

Stanowisko sądów:

Sąd I instancji oddalił powództwo pracownicy o zadośćuczynienie, uznając że wskazane przez nią zachowania, nie były przejawem mobbingu w rozumieniu kodeksu pracy. Sąd uznał, że indywidualne, subiektywne przekonanie pracownika o krzywdzeniu (nękaniu, zastraszaniu) nie może decydować o ocenie dokonywanej przez Sąd. Podkreślono, iż to na dyrektorce szkoły, spoczywał obowiązek zagwarantowania prawidłowego funkcjonowania placówki, dbania o ład, porządek i dyscyplinę, także wśród kadry pedagogicznej. Tym samym, zachowania nauczycieli i wywołane nimi zdarzenia nie mogły zostać uznane za działania mobbingujące, skoro to ona sprawowała najwyższą funkcję w placówce i miała obowiązek przeciwdziałania takim zachowaniom

Sąd II instancji oddalił apelację pracownicy i utrzymał w mocy wyrok oddalający powództwo o zadośćuczynienie za mobbing. W wyniku uzupełnionego postępowania dowodowego uznał, że choć możliwy jest mobbing ze strony podwładnych (tzw. staffing), to powódka jako dyrektor miała obowiązek nadzoru nad pracownikami oraz dysponowała środkami prawnymi, z których nie skorzystała. Mogła m.in. rozwiązać z pracownikami umowę o pracę, zastosować kary porządkowe lub wytoczyć powództwo cywilne o naruszenie dóbr osobistych. Sąd uznał, że brak reakcji leżał po stronie powódki. Działania nowego dyrektora – jak brak przydziału wychowawstw, godzin ponadwymiarowych, dodatków motywacyjnych czy pominięcie podczas uroczystości – były legalne lub incydentalne i nie stanowiły mobbingu.

Sąd Najwyższy oddalił skargę kasacyjną, utrzymując w mocy wyrok sądu II instancji. W swoim uzasadnieniu Sąd Najwyższy przyznał, że dyrektor szkoły – o ile jest jednocześnie pracownikiem – może być ofiarą mobbingu, niezależnie od pełnionej funkcji kierowniczej. Podkreślono, że nie można utożsamiać takiej osoby wyłącznie z pracodawcą, ponieważ nie posiada ona pełnego zakresu kompetencji pracodawczych. Mimo to skarga kasacyjna została oddalona, ponieważ nie wykazano, by w sprawie doszło do mobbingu w rozumieniu kodeksu pracy. Ustalono, że w placówce występował konflikt o charakterze dwustronnym – niewłaściwe zachowania pojawiały się zarówno po stronie powódki, jak i pracowników. Sąd podkreślił, że dyrektor ma większe możliwości reagowania niż zwykły pracownik – może stosować kary porządkowe, wszczynać procedury dyscyplinarne, zgłaszać nieprawidłowości do organu prowadzącego czy wdrażać działania antymobbingowe. Powódka z tych narzędzi korzystała w ograniczonym zakresie. Zgłaszane przez nią działania, jak brak dodatków czy pominięcie podczas uroczystości, miały charakter incydentalny lub mieściły się w granicach dopuszczalnych decyzji pracodawcy. Samo subiektywne poczucie bycia mobbingowanym nie wystarcza – konieczna jest obiektywna ocena sytuacji.

Komentarz ekspercki:

Powyższy wyrok Sądu Najwyższego jednoznacznie wskazuje, iż dyrektor – jeśli jest jednocześnie pracownikiem – może być ofiarą mobbingu. Choć w konkretnej sprawie powództwo oddalono, orzeczenie ma istotne znaczenie praktyczne dla pracodawców, zwłaszcza w zakresie prewencji i reagowania na mobbing.

Pracodawca ma obowiązek przeciwdziałania mobbingowi, niezależnie od tego, kto jest jego sprawcą – może to być inny pracownik, podmiot zewnętrzny, a nawet sam przełożony. Dlatego kluczowe jest wdrożenie jasnych procedur antymobbingowych i ich realne stosowanie. Powinny one być znane wszystkim pracownikom, a kadra zarządzająca – przeszkolona z ich wykorzystania. Szczególne znaczenie ma tu rola menedżerów, którzy mają obowiązek reagować na sytuacje konfliktowe i niepożądane zachowania.

Nie każdy spór czy krytyka oznacza mobbing. Konieczne są obiektywne przesłanki: uporczywość, długotrwałość, systematyczność i naruszenie dóbr osobistych. Subiektywne przekonanie pracownika nie wystarcza – niezbędna jest chłodna, obiektywna analiza sytuacji, najlepiej w ramach wewnętrznego postępowania wyjaśniającego.

Kadra kierownicza, w tym dyrektorzy, dysponuje szeregiem narzędzi ochronnych – mogą stosować kary porządkowe, rozwiązywać umowy, wszczynać postępowania dyscyplinarne czy zgłaszać problemy do wyższych instancji. Ich bierność w konflikcie osłabia późniejsze roszczenia. Dlatego przedsiębiorcy powinni dbać, by zarządzający aktywnie korzystali z przysługujących im środków.

Wreszcie, nie wszystkie działania uznawane za krzywdzące stanowią mobbing. Pominięcie w podziale godzin, ocena dodatku czy brak wychowawstwa mogą być źródłem innych roszczeń – np. o dyskryminację lub naruszenie zasady równego traktowania – ale niekoniecznie wypełniają przesłanki mobbingu. Kluczem dla pracodawcy jest umiejętne rozróżnianie tych przypadków i odpowiednia reakcja.

Projekt zmiany ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy został uchwalony przez Parlament i czeka na podpis Prezydenta RP. Czy PIP otrzyma kompetencje do przekwalifikowania stosunku cywilnoprawnego w stosunek pracy?

Posted on by Kancelaria

W zmiennych okolicznościach biznesowych pracodawcy stawiają nie tylko na zatrudnienie pracownicze, ale także korzystają z alternatywnych form zatrudnienia, w szczególności w oparciu o umowy cywilnoprawne (np. umowy zlecenia, czy też popularne kontrakty B2B).

Czy po zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy wszystkie dotychczas stosowane umowy cywilnoprawne zostaną automatycznie przekwalifikowane w stosunek pracy?

Zapraszamy do zapoznania się z artykułem.

NOWOŚCI W PRZEPISACH

Projekt zmiany ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy zakłada m.in. wyposażenie Państwowej Inspekcji Pracy w dodatkową kompetencje – możliwość przekwalifikowania umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę. Oczywiście, nie oznacza to, że po planowanym wejściu w życie nowych przepisów wszystkie umowy cywilnoprawne stosowane w zatrudnieniu zostaną automatycznie przekwalifikowane w stosunek pracy. 

Jakie nowości zatem wprowadza ww. projekt?

  • możliwość złożenia przez podmiot zatrudniający wniosku o indywidualną interpretację,
  • decyzja Okręgowego Inspektora Pracy w sprawie przekwalifikowania stosunku cywilnoprawnego w stosunek pracy musi zostać poprzedzona poleceniem,
  • wydanie przez Okręgowego Inspektora Pracy polecenia będzie dawało podmiotowi zatrudniającemu możliwość odpowiedniego zareagowania,
  • decyzja Okręgowego Inspektora Pracy nie będzie natychmiast wykonalna,
  • decyzja nie będzie obejmowała okresu wstecznego.

To ważne zmiany, które dają podmiotowi zatrudniającemu możliwość dostosowania współpracy do wymogów przepisów prawa pracy. Postawmy sprawę jasno i odpowiedzmy na najczęściej zadawane pytania.  

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Co może zyskać podmiot zatrudniający składając wniosek o indywidualną interpretację?

Interpretacja indywidualna będzie wiążąca dla organu Państwowej Inspekcji Pracy. Jeżeli więc PIP w interpretacji indywidualnej wskaże, że przedstawiony we wniosku stosunek prawny nie stanowi umowę o pracę w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu pracy, to nie będzie mógł zmienić zdania w trakcie kontroli podmiotu zatrudniającego, chyba że w trakcie kontroli stwierdzi, że stan faktyczny różni się od tego opisanego we wniosku o interpretację.

Uzyskanie interpretacji indywidualnej ograniczy (przynajmniej teoretycznie) ryzyko związane z przekwalifikowaniem stosunku prawnego w umowę o pracę i pozwoli podmiotom zatrudniającym odpowiednio zarządzać tym ryzykiem.  

Dlaczego „przynajmniej teoretycznie”? Dlatego, że wiążący charakter interpretacji, a tym samym „zabezpieczenie” dla podmiotu zatrudniającego będzie miało zastosowanie wyłącznie wtedy, kiedy ustalony w toku kontroli stan faktyczny będzie dokładnie taki sam jak ten, który opisaliśmy we wniosku o interpretację. Jeśli zatem inspektor kontroli uzna, że choćby częściowo sytuacja jest inna, to ten „parasol ochronny” nie będzie już działał.

Co można stracić składając wniosek o indywidualną interpretację?

Podmiot zatrudniający musi pamiętać, że nie ma gwarancji, że indywidualna interpretacja wydana przez PIP będzie dla niego korzystna. Może bowiem zdarzyć się tak, że PIP wskaże, że opisany we wniosku stosunek prawny stanowi umowę o pracę – w takiej sytuacji możemy niejako zainicjować kontrolę PIP w podmiocie zatrudniającym i narazić się na wydanie polecenia usunięcia naruszeń.

Ile to będzie kosztowało?

Wniosek o indywidualną interpretację będzie podlegał opłacie w wysokości 40 zł.

Jaki termin będzie miała PIP na wydanie indywidualnej interpretacji?

Na wydanie indywidualnej interpretacji PIP będzie miała maksymalnie 30 dni.

Czy wydana interpretacja indywidualna ma charakter ostateczny?

Nie, interpretacja indywidualna będzie miała charakter decyzji, od której podmiot zatrudniający może się odwołać do sądu pracy.   

Czy podmiotowi zatrudniającemu „opłaci się” wystąpić o interpretację indywidualną?

Wystąpienie o indywidualną interpretację może stanowić element zarządzania ryzykiem i umożliwić podmiotowi zatrudniającemu podjęcie odpowiednich działań (np. zmiany warunków współpracy ze zleceniobiorcami) po to, aby zapobiec przekwalifikowaniu umowy cywilnoprawnej w umowy o pracę.

POLECENIE USUNIĘCIA NARUSZEŃ

W jakich sytuacjach Okręgowy Inspektor Pracy będzie mógł wydać polecenie usunięcia stwierdzonych naruszeń?

OIP będzie mógł wydać takie polecenie wtedy, gdy stwierdzi naruszenia w zakresie:

  1. funkcjonowania umowy cywilnoprawnej lub
  2. nie zawarcia umowy o pracę w sytuacji, gdy w stosunku prawnym łączącym strony dominują cechy stosunku pracy określone w art. 22 § 1 KP.

Jak na polecenie będzie mógł zareagował podmiot zatrudniający?

Podmiot zatrudniający będzie miał obowiązek usunąć stwierdzone naruszenia poprzez:

  1. zawarcie umowy o pracę albo
  2. usunięcie ze stosunku cywilnoprawnego elementów charakterystycznych dla stosunku pracy (czyli zmiana warunków współpracy).

UWAGA! To OIP będzie decydował w poleceniu o sposobie usunięcia stwierdzonych naruszeń i będzie oceniał prawidłowość wykonania ww. polecenia.

Co się stanie, gdy podmiot zatrudniający nie wykona polecenia?

W przypadku niewykonania polecenia, OIP będzie mógł decyzją przekwalifikować stosunek cywilnoprawny w stosunek pracy.

DECYZJA O PRZEKWALIFIKOWANIU UMOWY CYWILNOPRAWNEJ W UMOWĘ O PRACĘ

Czy decyzja OIP będzie natychmiast wykonalna?

Nie. Decyzja o przekwalifikowania stosunku prawnego na stosunek pracy nie będzie – co do zasady – natychmiast wykonalna. Podmiot zatrudniający nie będzie zobowiązany do wykonania (zastosowania) decyzji aż do jej uprawomocnienia się.

Czy taka decyzja będzie mogła dotyczyć okresu wstecznego?

Nie. Decyzja nie będzie mogła dotyczyć okresu wstecznego. W sytuacji, gdy w ocenie inspektora pracy będzie zachodziła konieczność ustalenia istnienia stosunku pracy za okres wcześniejszy, OIP będzie mogła wystąpić do właściwego sądu pracy z powództwem o ustalenie istnienia stosunku pracy.

Zatem decyzja nie będzie się cofała. Ale sięgnięcie do wcześniejszego okresu będzie możliwe na drodze sądowej, zainicjowanej przez OIP.                          

Czy od takiej decyzji podmiot zatrudniający będzie mógł się odwołać?

Tak. Odwołanie będziemy wnosili za pośrednictwem OIP w terminie 30 dni od dnia doręczenia decyzji.           

Czy po wniesieniu odwołania sprawa trafi od razu do sądu pracy?

Nie. Odwołanie podmiot zatrudniający będzie wnosił za pośrednictwem OIP, który może uznać w całości odwołanie za słuszne i zmienić lub uchylić zaskarżoną decyzję. W przypadku, gdy OIP nie uzna odwołania za słuszne, w terminie 30 dni przekaże je wraz z aktami sprawy do sądu pracy.

Jakie sytuacje należy rozumieć jako podwyższonego ryzyka przekwalifikowania np. kontraktu B2B w umowę o pracę?

Jeżeli kontraktor będzie świadczył usługi analogicznie jak pracownik (np. w tym samym czasie i miejscu, na zbliżonych zasadach), to w takiej sytuacji ryzyko uznania takiego kontraktu B2B za umowę o pracę należy uznać za bardzo wysokie.

Co powinien zrobić podmiot zatrudniający, żeby zabezpieczyć się przed przekwalifikowaniem stosunku cywilnoprawnego w stosunek pracy?

Podmiot zatrudniający powinien m.in.:

  1. zweryfikować jakie stosuje modele zatrudnienia,
  2. sprawdzić, czy członków personelu (w ramach zatrudnienia cywilnoprawnego) traktuje tak samo jak pracowników,
  3. rozważyć zmianę warunków współpracy z członkami personelu (np. poprzez rozróżnienie sposobu zarządzania zatrudnieniem cywilnoprawnym od zatrudnienia pracowniczego), po to, by wyeliminować przeważające cechy stosunku pracy ze stosunku cywilnoprawnego i niejako „przeciągnąć” wybrane modele współpracy na korzyść zatrudnienia cywilnoprawnego.

Jawność wynagrodzeń w procesie rekrutacji – pierwsze doświadczenia po wdrożeniu nowych przepisów do kodeksu pracy

Posted on by Kancelaria

Zgodnie z zapowiedziami ustawodawcy, dnia 24 grudnia 2025 r. weszły w życie zmiany w Kodeksie pracy, nakładające na pracodawców obowiązek poinformowania kandydata do pracy o wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości lub przedziale. Informacja o wynagrodzeniu powinna obejmować wszystkie składniki wynagrodzenia, bez względu na ich nazwę i charakter, a także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub w innej formie niż pieniężna.

Nowe przepisy będące skutkiem implementacji Dyrektywy UE 2023/970 mają na celu wprowadzenie większej przejrzystości wynagrodzeń oraz równości płac kobiet i mężczyzn. Choć pełne skutki regulacji poznamy dopiero w kolejnych latach, już pierwsze tygodnie obowiązywania nowych przepisów pokazują, że jawność wynagrodzeń w procesie rekrutacji nie jest jedynie zmianą formalną – dla wielu pracodawców oznacza realną przebudowę dotychczasowych praktyk i dostosowania wewnętrznych regulaminów.

Pierwotna przyczyna i cel nowych zmian

Głównym celem Dyrektywy UE 2023/970, a więc i zmian w polskim Kodeksie pracy, jest eliminacja dyskryminacji płacowej ze względu na płeć, która w praktyce dotyka w większości kobiet. U podstaw tej regulacji leży bowiem założenie, że transparentność płac może przeciwdziałać utrwalonym nierównościom na rynku pracy. Biorąc pod uwagę jednak zróżnicowanie branż i stanowisk, dyskryminacja kobiet nie zawsze jest regułą. Nierówności płacowe dotykają również mężczyzn. Dlatego też zmiany w przepisach obejmują wszystkich potencjalnych pracowników i służyć mają wyrównaniu szans kandydatów niezależnie od ich płci.

Rozmowa o wynagrodzeniu

Zgodnie z nowymi przepisami wprowadzonymi w art. 183ca § 2 Kodeksu pracy, zmiana kolejności rozmowy o wynagrodzeniu, polegająca na tym, że to pracodawca jako pierwszy wskazuje proponowany przedział płacowy, ma przyczynić się do wyrównania szans między płciami w uzyskaniu odpowiedniego wynagrodzenia. W założeniu, pracownicy mają otrzymywać wynagrodzenie odpowiadające rynkowej wartości ich pracy, a nie wyłącznie kwocie wynikającej z indywidualnej, często zaniżonej wyceny własnych kompetencji.

W praktyce, obowiązek wskazania przez pracodawcę – jeszcze przed rozpoczęciem negocjacji z kandydatem – początkowej wysokości lub przedziału proponowanego wynagrodzenia sprawia, że kandydat już na wstępie wie, czy jego dotychczasowe oczekiwania mieszczą się w rynkowych realiach.

Dzięki temu negocjacje odbywają się w bardziej przejrzystych warunkach, a ryzyko zaniżenia własnej wartości kandydata na rynku pracy ulega ograniczeniu.

Oczywiście regulacje te dotyczą wszystkich kandydatów, niezależnie od płci. Niemniej to właśnie dążenie do ograniczenia luki płacowej było jednym z głównych impulsów do ich wprowadzenia.

Czy jawność wynagrodzeń to nowe „utrapienie” dla pracodawców? Czy może sposób w jakim ustawodawca sformułował przepisy ułatwia im to zadanie?

Nasze pierwsze doświadczenia pokazują, że dostosowanie się pracodawców do nowych „reguł” rekrutacji, wiąże się z wieloma niewiadomymi po stronie działów HR, które na bieżąco wspieramy. Na pierwszy rzut oka może wydawać się, że przepisy dają jasne instrukcje, jak ta jawność wynagrodzeń ma zostać przeprowadzona. Ale przy stosowaniu przepisów w praktyce pojawiają się wątpliwości co do tego, czego ustawodawca tak naprawdę od nas oczekuje:

  • które benefity i dodatki poza wynagrodzeniem zasadniczym będą mieściły się w katalogu wskazanym w przepisie?
  • czy mamy informować kandydata o każdej możliwej do uzyskania premii?
  • co z dniami wolnymi na urodziny albo owocowymi czwartkami?
  • czy kandydat ma znać szczegółowe sposoby wyliczania premii?
  • kiedy i w jakiej formie przekazać informację o wynagrodzeniu?
  • czy musimy mieć potwierdzenie otrzymania tej informacji od kandydata?

Pytań jest wiele, a przepisy nie zawsze wychodzą nam naprzeciw z odpowiedzią. Na szczęście, w związku z pojawiającymi się wątpliwościami, możemy szukać wsparcia w komunikatach i stanowiskach MRPiPS – Resort Pracy systematycznie wspomaga nas w interpretacji przepisów i wskazuje odpowiedzi na pytanie „co autor miał na myśli?”.

Ogólne wytyczne

Jeżeli chodzi o podstawowe kwestie i najczęstsze wątpliwości, wytyczne są następujące:

  • informacja ma być kompleksowa i zrozumiała dla kandydata,
  • to pracodawca ma jako pierwszy wskazać swoje możliwości finansowe przewidziane na dane stanowisko,
  • ustawa nie przewiduje obowiązku potwierdzenia odbioru informacji o wynagrodzeniu i przepisach zakładowych (ale warto przechowywać dowód przekazania takiej informacji),
  • informujemy o wszystkich elementach wynagrodzenia i wynagradzania pracowników,
  • pracodawca nie udostępnia kandydatom swoich wewnętrznych regulaminów, przepisów zakładowych w całości – wskazuje wynikające z nich elementy wynagradzania „hasłowo”.

Efekt uboczny zmian

Liczba pytań, która pojawia się przy nowej organizacji procesu rekrutacji, prowadzi w prawie każdym przypadku do swego rodzaju wewnętrznego audytu – pracodawca musi bowiem uporządkować wszystkie kwestie związane z działającymi u niego procedurami wynagradzania. W konsekwencji, skutkiem dostosowania się do przepisów jest konieczność aktualizacji regulaminów wynagradzania, regulaminów premiowania czy innych wewnętrznych aktów prawa pracy, które powinny formalnie obowiązywać, by zapewnić przejrzystość, klasyfikację i porządek systemów płacowych. W naszej ocenie należy to traktować jako plus nowych regulacji. Przygotowywanie informacji dla kandydatów o możliwych do otrzymania świadczeniach niejako wymusza zaktualizowanie obowiązujących u danego pracodawcy regulacji, a w konsekwencji prowadzi do uporządkowania wielu kwestii, które wymagały tego już od dłuższego czasu.

Wnioski dla pracodawcy:

  • Pracodawca powinien zadbać o uporządkowany system płac, by zapewnić kandydatom dostęp do przejrzystych zasad i elementów wynagrodzenia przewidzianych dla danego stanowiska.
  • Pracownik ma prawo do informacji, a nie prawo żądania informacji – to Pracodawca musi informację zapewnić.
  • Warto opracować jednolity standard przekazywania informacji o wynagrodzeniu (np. wzór informacji dla kandydata), aby ograniczyć ryzyko błędów i niespójności.
  • Konieczne jest przeszkolenie osób prowadzących rekrutacje, tak aby potrafiły w sposób spójny i zgodny z przepisami komunikować zasady wynagradzania oraz odpowiadać na pytania kandydatów.
  • Podawany przedział wynagrodzenia powinien być realny i odzwierciedlać faktyczne możliwości finansowe pracodawcy – zbyt szerokie lub „pozorne” widełki mogą zostać ocenione jako działanie sprzeczne z celem przepisów.
  • Nowe obowiązki należy postrzegać nie wyłącznie jako wymóg formalny, ale jako element budowania wizerunku pracodawcy transparentnego i odpowiedzialnego, co w dłuższej perspektywie może wzmacniać konkurencyjność na rynku pracy.

Mobbing i dyskryminacja – nadchodzące zmiany

Posted on by Kancelaria

W dniu 17 lutego 2026 r. Rada Ministrów przyjęła przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, dotyczący przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji w miejscu pracy.

Cele projektu

Projekt ma na celu:

  • wzmocnienie ochrony pracowników przed zachowaniami niepożądanymi w środowisku pracy,
  • uporządkowanie i doprecyzowanie definicji naruszeń prawa pracy związanych z różnymi formami przemocy w środowisku zawodowym,
  • zwiększenie ich przejrzystości i zrozumiałości – zarówno dla pracodawców, jak i pracowników,
  • precyzyjne odróżnienie zachowań bezprawnych od działań mieszczących się w granicach dopuszczalnych relacji pracowniczych,
  • wzmocnienie funkcji odszkodowawczej i odstraszającej obowiązujących regulacji.

Projekt zmierza również do prawidłowego wdrożenia Dyrektywy Rady 2004/113/WE z dnia 13 grudnia 2004 r., wprowadzającej zasadę równego traktowania mężczyzn i kobiet, w przypadku naruszenia zakazu dyskryminacji uwzględniając narzędzia kompensacyjne – zarówno względem szkody majątkowej, jak
i krzywdy niematerialnej.

Najważniejsze zmiany

  • Nowa definicja mobbingu

Zaproponowano prostszą i bardziej przejrzystą definicję mobbingu. Projektowana definicja mobbingu może być istotnym ułatwieniem dowodowym dla pracowników doznających niepożądanych zachowań w organizacji, czego bezpośrednim wyrazem jest m.in propozycja usunięcia przesłanki długotrwałości z definicji legalnej mobbingu. Po nowelizacji definicja mobbingu ma bazować na uporczywym nękaniu oraz zachowaniach powtarzalnych, nawracających lub stałych, z wyłączeniem zachowań incydentalnych.

Warto również zauważyć, że wg. planowanych zmian, w przypadku sporu sądowego dot. mobbingu sąd pracy będzie zobligowany także do zbadania czy w danym stanie faktycznym nie wystąpiły inne formy zachowań niepożądanych naruszających dobra osobiste pracownika.

  • Przykładowy katalog działań mobbingowych

Projekt wskazuje, że mobbing – jako uporczywe nękanie – może przejawiać się – samodzielnie lub łącznie – w szczególności poprzez:

  • upokarzanie lub uwłaczanie,
  • zastraszanie,
  • zaniżanie oceny przydatności zawodowej pracownika,
  • nieuzasadnioną krytykę, poniżanie lub ośmieszanie pracownika,
  • utrudnianie funkcjonowania w środowisku pracy w zakresie możliwości osiągania efektów pracy, wykonywania zadań służbowych, wykorzystania posiadanych kompetencji, komunikacji ze współpracownikami lub dostępu do koniecznych informacji,
  • izolowanie pracownika lub eliminowanie go z zespołu.
  • Obowiązek stałego i aktywnego przeciwdziałania mobbingowi

Projekt zakłada również doprecyzowanie i zaostrzenie obowiązków pracodawców, którzy po wejściu noweli w życie będą musieli stale i aktywnie przeciwdziałać mobbingowi, co w szczególności może przyjąć formę działań prewencyjnych, aktywnego wykrywania mobbingu, działań naprawczych oraz wsparcia dla ofiar.

W najnowszej wersji projektu jednocześnie zrezygnowano z wcześniejszego rozwiązania, które przewidywało możliwość zwolnienia pracodawcy z odpowiedzialności w przypadku wykazania, że przeciwdziałał mobbingowi i nie wiedział o zachowaniach sprawcy.

  • Zdefiniowanie nowego minimalnego progu zadośćuczynienia

W przyjętej wersji nowelizacji przyjęto, że minimalna wartość zadośćuczynienia przysługującego ofierze mobbingu nie może wynieść mniej niż sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę. Jest to zmiana względem poprzedniego projektu, który zakładał próg dwunastokrotności minimalnego wynagrodzenia.

Jednocześnie przyjęto, że pracodawca, który wypłaci pracownikowi zadośćuczynienie lub odszkodowanie z tytułu mobbingu zyska prawo regresu od sprawcy mobbingu.

  • Obowiązek sformalizowania działań prewencyjnych dot. zachowań niepożądanych

Pracodawca zatrudniający co najmniej 9 pracowników będzie zobowiązany do pisemnego uregulowania i podania do wiadomości zatrudnionych „reguł, procedur oraz częstotliwości działań” dotyczących przeciwdziałania naruszeniu godności oraz innych dóbr osobistych pracowników, przeciwdziałania naruszeniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu, przeciwdziałania dyskryminacji oraz przeciwdziałania mobbingowi.

Powyższe zagadnienia powinny zostać ujęte w aktach wewnątrzzakładowych (układzie zbiorowym pracy albo regulaminie pracy), a w razie ich braku – w obwieszczeniu. Zgodnie z założeniami nowelizacji, ustalenie polityki prewencyjnej w organizacji co do zasady następuje w trybie uzgodnienia ze stroną pracowniczą, tj. związkami zawodowymi działającymi w naszej organizacji albo wyłonionymi przedstawicielami pracowników, gdy strona związkowa jest nieobecna.

Pracodawcy będą mieli pół roku od wejścia w życie nowelizacji na dostosowanie swoich regulacji wewnątrzzakładowych do wyżej opisywanych wymagań.

  • Rozszerzenie katalogu form dyskryminacji

Projekt rozszerza również katalog form dyskryminacji o dyskryminację przez założenie (tj. pracownik jest dyskryminowany ze względu na cechę dyskryminacyjną, której obiektywnie nie posiada) oraz dyskryminację przez skojarzenie (pracownik jest dyskryminowany ze względu na powiązanie z osobą, której przypisuje się cechę dyskryminacyjną).

Kolejnym krokiem jest procedowanie projektu nowelizacji przez Parlament. Ustawa ma wejść w życie po upływie 21 dni od dnia ogłoszenia.

Nowe zasady wypłaty ekwiwalentu za urlop od 27 stycznia 2026 r.

Posted on by Kancelaria

Ustawą z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25) dokonano m.in. nowelizacji art. 171 poprzez dodanie § 4 i 5, które mają następujące brzmienie:

„§ 4. Pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85.

§ 5. Przepisu § 4 nie stosuje się, jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia ustalony zgodnie z art. 85 przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W takim przypadku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, dokonuje się w terminie 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym ten dzień.”

Co oznaczają te zmiany w praktyce?

Przy zakończeniu stosunku pracy, jeżeli pracownik nie wykorzystał w całości przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego – niezależnie od sposobu zakończenia umowy.

Do tej pory przepisy nie określały jednoznacznie terminu wypłaty ekwiwalentu w przypadku rozwiązania umowy o pracę. W praktyce przyjmowano, że ekwiwalent był wypłacany w ostatnim dniu zatrudnienia, czyli w dniu ustania stosunku pracy.

Po zmianach ekwiwalent będzie wypłacany:

  • w terminie wypłaty wynagrodzenia albo
  • w ciągu 10 dni od dnia rozwiązania umowy, jeśli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed ustaniem stosunku pracy.

Uwaga: Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu będzie dniem wolnym od pracy, ekwiwalent będzie wypłacany w dniu poprzedzającym ten dzień.

Zmiany mają na celu m.in.:

  1. uproszczenie procesu rozliczeń przy zakończeniu stosunku pracy,
  2. zmniejszenie liczby błędów wynikających z braku pełnych danych w dniu ustania zatrudnienia,
  3. ograniczenie ryzyka naruszeń przepisów i sankcji ze strony PIP dzięki przejrzystym regulacjom oraz dodatkowi czasu na prawidłowe wyliczenie ekwiwalentu po zakończeniu pracy,
  4. odciążenie działów kadrowo-płacowych, szczególnie w firmach o dużej rotacji pracowników.