Nowe przepisy wykonawcze – rozporządzenia związane z m.in. Work-life balance

W ostatnim czasie w Dzienniku Ustaw zostały ogłoszone przepisy wykonawcze związane z niedawnymi nowelizacjami Kodeksu pracy, w tym dot. implementowania do polskiego porządku prawnego dwóch unijnych dyrektyw o przejrzystych i przewidywanych warunkach pracy i tzw. work-life balance.

Dokumentacja pracownicza

Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 9 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2023 r., poz. 879) wprowadza zmiany związane ze zbieraniem i przechowywaniem dokumentów sporządzanych w związku z korzystaniem przez pracownika z uprawnień nadanych w nowelizacji Kodeksu pracy. Zgodnie z tym rozporządzeniem, w części B akt osobowych przechowywany ma być:

• wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy, i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 293 § 1 i 3 Kodeksu pracy), 
• wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 294 § 3 i 4 Kodeksu pracy),
• dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy (art. 188¹ Kodeksu pracy).

Z kolei w prowadzonej przez pracodawcę oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przechowywane mają być wnioski pracownika dotyczące:

• ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika (art. 148¹ Kodeksu pracy), 
• ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego (art. 173¹ Kodeksu pracy), a także 
• zgody pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 Kodeksu pracy) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 Kodeksu pracy).

Powyższe zmiany weszły w życie 17 maja 2023 r. Warto jednak przypomnieć, że chwilę wcześniej weszły w życie również zmiany związane z regulacjami dot. pracy zdalnej i trzeźwości. Zgodnie z nimi w części B akt osobowych przechowywane mają być:

• potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania (art. 22^1c § 12 i art. 22^1e § 2 Kodeksu pracy),
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej.  

Pojawiła się także nowa część akt osobowych – E – w której przechowywane mają być dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, w tym:

• informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22^1c § 6 Kodeksu pracy),
• informacje dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d § 10 Kodeksu pracy),
• informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22^1c § 6 i art. 22^1e § 2 Kodeksu pracy),
• informacje dotyczące badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d § 10 i art. 22^1f § 2 Kodeksu pracy).

Świadectwo pracy

Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2023 r., poz. 912) dostosowuje z kolei treść świadectwa pracy do zmian związanych z m.in. uprawnieniami rodzicielskimi wprowadzonymi w związku z tzw. work-life balance. Od 23 maja 2023 r., w świadectwie pracy będzie trzeba dodatkowo wykazywać:

• zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika, wykorzystane w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, 
• urlop opiekuńczy wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• liczbę dni pracy zdalnej okazjonalnej, wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

Nowy wzór świadectwa pracy stanowi załącznik do ww. rozporządzenia. 

Wnioski związane z uprawnieniami rodzicielskimi pracowników

Od 18 maja 2023 r. obowiązuje długo wyczekiwane rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2023 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz.U. z 2023 r., poz. 937). Wymienia ono podstawowe elementy bardzo wielu różnych wniosków. Pośród nich – dla przykładu wskazać mogę m.in.:

• wniosek o udzielenie pracownicy części urlopu macierzyńskiego przed przewidywaną datą porodu,
• wniosek w sprawie rezygnacji przez pracownicę z pozostałej części urlopu macierzyńskiego po wykorzystaniu po porodzie co najmniej 14 tygodni takiego urlopu i powrotu do pracy,
• wniosek o udzielenie pracownikowi – ojcu wychowującemu dziecko albo pracownikowi – innemu członkowi najbliższej rodziny pozostałej części urlopu macierzyńskiego, w przypadku rezygnacji przez pracownicę z pozostałej części urlopu macierzyńskiego po wykorzystaniu po porodzie co najmniej 14 tygodni tego urlopu albo w przypadku rezygnacji przez ubezpieczoną – matkę dziecka z pobierania zasiłku macierzyńskiego po wykorzystaniu tego zasiłku za okres co najmniej 14 tygodni po porodzie, albo w przypadku rezygnacji przez pracownicę legitymującą się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji z pozostałej części urlopu macierzyńskiego po wykorzystaniu po porodzie co najmniej 8 tygodni tego urlopu, albo w przypadku rezygnacji przez ubezpieczoną – matkę dziecka legitymującą się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji z pobierania zasiłku macierzyńskiego po wykorzystaniu tego zasiłku za okres co najmniej 8 tygodni po porodzie,
• wniosek o udzielenie pracownikowi – rodzicowi dziecka urlopu rodzicielskiego lub jego części,
• wniosek o łączenie przez pracownika korzystania z urlopu rodzicielskiego lub jego części z wykonywaniem pracy w wymiarze nie wyższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu,
• wniosek o udzielenie pracownikowi – ojcu urlopu ojcowskiego lub jego części,
• wniosek o udzielenie pracownikowi urlopu wychowawczego albo jego części,
• wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego, w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu.

Poza treścią wniosków, rozporządzenie wskazuje także, jakie dokumenty pracownik ma obligatoryjnie załączyć do danego wniosku. Pośród takich dokumentów znajdują się np.:

• orzeczenie o niezdolności pracownicy do samodzielnej egzystencji (jako element wniosku w sprawie rezygnacji przez pracownicę legitymującą się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji z pozostałej części urlopu macierzyńskiego, po wykorzystaniu po porodzie co najmniej 8 tygodni tego urlopu), 
• oświadczenie pracownika o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego albo z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego przez drugiego z rodziców dziecka przez okres wskazany we wniosku albo o okresie, w którym drugi z rodziców dziecka zamierza korzystać z urlopu rodzicielskiego albo z zasiłku za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego w okresie objętym wnioskiem (jako element wniosku o udzielenie pracownikowi – rodzicowi dziecka urlopu rodzicielskiego lub jego części).
• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka (dzieci), wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju (jako element wniosku o udzielenie pracownikowi – ojcu wychowującemu dziecko albo pracownikowi – innemu członkowi najbliższej rodziny części urlopu macierzyńskiego, w przypadku śmierci pracownicy w czasie urlopu macierzyńskiego albo ubezpieczonej – matki dziecka w czasie pobierania zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi tego urlop).

Wnioski dla pracodawców:

• należy załączać i przechowywać nowe dokumenty w odpowiednich częściach dokumentacji pracowniczej,
• od dnia 23 maja 2023 r. należy stosować nowy wzór świadectwa pracy,
• pracownicy chcący korzystać z uprawnień rodzicielskich mają obowiązek złożyć u pracodawcy prawidłowo sformułowany wniosek i załączać wymienione w przepisach dokumenty,
• rekomendujemy stworzenie wzorów wniosków związanych z korzystaniem przez pracowników z szeroko pojętych uprawnień rodzicielskich, a także innych jakie wymagane są w związku z nowelizacją Kodeksu pracy (np. wniosku o zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika). Zapraszamy do kontaktu!