Zawieszenie „fikcji doręczeń”, a skuteczne wypowiedzenie umowy o pracę w dobie pandemii

W związku z rozprzestrzenianiem się wirusa Covid-19, w ostatnim czasie wprowadzonych zostało wiele nowych przepisów mających na celu dostosowanie dotychczasowych rozwiązań prawnych do nowej sytuacji. Jedną z takich zmian jest zasada dotycząca tzw. „fikcji doręczeń”.

Do tej pory, jeżeli list dostarczany przez pocztę nie został odebrany (np. z powodu nieobecności adresata w domu), listonosz zostawiał w skrzynce pocztowej tzw. awizo, zawierające informację o terminie oraz placówce pocztowej, w której pismo może zostać odebrane przez adresata. Pierwsze awizo zawsze wskazuje na możliwość odbioru przesyłki w ciągu 7 dni od jego wystawienia. Jeżeli adresat nie odbierze pisma w tym terminie – wystawiane jest tzw. awizo powtórne, które wskazuje na możliwość odbioru listu w terminie kolejnych 7 dni. Reasumując na odbiór przesyłki z poczty adresat ma łącznie 14 dni. Jeżeli pomimo upływu ww. terminu pismo nie zostało odebrane – następowało tzw. fikcyjne doręczenie, co oznacza, że przesyłka była traktowana tak jakby została skutecznie doręczona w ostatnim dniu, w którym możliwy był jej odbiór przez adresata.

Zmiana przepisów „fikcji doręczeń”

Aktualnie sytuacja uległa zmianie, bowiem „Nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, których termin odbioru określony w zawiadomieniu o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przed upływem 14 dni od dnia zniesienia tych stanów” (art. 98 ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa Sars-Cov-2).

Powyższa regulacja nie dotyczy jedynie pewnych ściśle określonych sytuacji, takich jak przesyłki wysyłane m.in. przez sądy i komornika.

Z uwagi na ww. zmiany, obecnie coraz więcej pracodawców zadaje sobie pytanie – w jaki sposób doręczyć dokument rozwiązujący umowę o pracę pracownikowi, który nie pojawia się w zakładzie pracy.

Jak doręczyć pracownikowi oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jednym ze sposobów wypowiedzenia pracownikowi stosunku pracy jest oświadczenie woli (które dotyczy rozwiązania umowy o pracę). Niemniej jednak uchodzi ono za złożone z chwilą, gdy doszło do drugiej strony (pracownika) w taki sposób, że mogła ona zapoznać się z jego treścią. Jeżeli zatem pracownik nie odbierze pisma – nie będzie można uznać, że miał możliwość zapoznania się z jego treścią.

Ponadto, z uwagi na opisane powyżej zmiany, jeżeli pracownik mimo upływu ww. 14 dni nie odbierze pisma – nie będzie miała obecnie zastosowania opisana wyżej fikcja doręczenia. W takim wypadku należy uznać, że nie doszło do skutecznego rozwiązania umowy o pracę, a umowa nadal trawa.

Czy nowe przepisy uniemożliwiają pracodawcy rozwiązanie stosunku pracy?

Jak zatem powinien postąpić pracodawca w dobie obecnie obowiązujących przepisów? Czy w ogóle możliwe jest skuteczne doręczenie pracownikowi przesyłki?

Jeżeli zawiedzie doręczenie pocztowe, pracodawca może spróbować doręczyć przesyłkę przez delegację pracowników, którzy osobiście udadzą się do domu pracownika i spróbują wręczyć mu pismo. Kolejnym z możliwych rozwiązań jest skorzystanie przez pracodawcę z usług firmy kurierskiej. W takim wypadku rekomenduję się zastrzeżenie prośby o podjęcie kilku prób doręczenia przesyłki w przypadku, gdyby pierwsza próba okazała się nieudana. Najlepiej, aby kurier spróbował doręczyć przesyłkę o różnych porach dnia przez np. 2 kolejne dni.

Elektroniczna forma wypowiedzenia umowy

Jeżeli pracownik nie odbierze przesyłki od kuriera – istnieje jeszcze możliwość tzw. doręczenia w formie elektronicznej. Takie doręczenie polega na przesłaniu drogą elektroniczną rozwiązania umowy o pracę jako pliku opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wybierając tę formę, najlepiej przesłać wiadomość e-mail na służbową skrzynkę pocztową pracownika, aby następnie przy pomocy serwera pocztowego upewnić się, że pracownik otworzył wiadomość. Jeżeli pracownik nie odbiera służbowej poczty – dokument można spróbować wysłać na prywatny adres (jeśli pracodawca jest w jego posiadaniu). Jednak w takim wypadku najlepiej byłoby wysłać wiadomość podczas rozmowy z pracownikiem, aby upewnić się, że pracownik otrzymał i otworzył maila.

Na marginesie należy zaznaczyć, że znane są także przypadki doręczenia wypowiedzenia przez detektywa, jednak są one stosowane raczej w wyjątkowych przypadkach.

Trudności po stronie pracodawcy

Podsumowując przedstawione powyżej rozważania należy stwierdzić, że wprowadzone zmiany niewątpliwie skomplikowały kwestie związane z doręczeniem pracownikowi wypowiedzenia, stanowiąc nie lada wyzwanie dla większości pracodawców. Obecnie należy zatem mieć na uwadze ww. zmiany i pamiętać o nich, kiedy będziemy chcieli przesłać do pracownika dokument rozwiązujący umowę o pracę.