Wciąż żywy problem monitoringu w regulaminie pracy

Wydawałoby się, że o monitoringu w zakładzie pracy powiedziano już wszystko. Jednak często, w analizowanych przez nas regulaminach pracy w firmach Klientów o monitoringu nie ma ani słowa, mimo że jest on stosowany lub – jeśli nawet zawiera on jakieś uregulowania w tym zakresie – są nieprawidłowe. Najczęściej regulaminy pracy przewidują wyłącznie jedną formę monitoringu – wizyjną, a całkowicie pomijają inne, takie jak monitorowanie poczty elektronicznej czy odwiedzanych stron internetowych. W tym wpisie podsumowuję, jakie regulacje dotyczące monitoringu powinny się znaleźć w regulaminie pracy.

Monitoring w kodeksie pracy

Zacznijmy od przypomnienia, jak Kodeks pracy reguluje kwestie monitoringu. Ustawa w jednoznaczny sposób wskazuje, że pracodawca może wprowadzić:

• szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci monitoringu wizyjnego, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;
• kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej), a także inne formy monitoringu narzędzi pracy, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Rodzaje monitoringu

W praktyce monitoring można podzielić na dwie główne formy:

• wizyjny
• oraz poczty elektronicznej i pozostałych narzędzi pracy.

O ile w przypadku monitoringu wizyjnego nie ma wątpliwości czym jest, o tyle częstokroć monitoring poczty elektronicznej jest pomijany, ewentualnie „traktowany po macoszemu” i pojawiają się problemy interpretacyjne i pytania. Zwłaszcza czym są inne formy monitoringu narzędzi pracy? A mogą być nimi wszelkie środki techniczne umożliwiające sprawdzenie sposobu wykorzystywania danego narzędzia pracy, w tym na przykład monitoring:

• systemów informatycznych,
• sposobu korzystania przez pracownika z dostępu do Internetu,
• położenia narzędzia pracy (np. poprzez GPS zainstalowany w samochodzie służbowym).

W jakim dokumencie opisać kwestie monitoringu?

Doradzając Klientom zawsze zwracamy szczególną uwagę, aby:

• cele,
• zakres
• oraz sposób zastosowania monitoringu (wizyjnego, poczty służbowej i pozostałych narzędzi pracy)

ustalone zostały w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Takie postępowanie wprost nakazuje Kodeks pracy.

Monitoring w regulaminie pracy

Zatem wracając do głównego wątku mojego wpisu, w treści regulaminu pracy (względnie: układu zbiorowego pracy lub obwieszczeniu) zawarte powinny być postanowienia dotyczące celu zastosowania monitoringu – każdego monitoringu jaki będzie stosowany. Należy jasno wskazać, który z celów kodeksowych jest w praktyce realizowany w zakładzie pracy.

Ponadto w regulaminie powinno znajdować się wskazanie zakresu monitoringu. Przy monitoringu wizyjnym będzie to obraz, a więc także wizerunek pracownika. Należy wskazać, w jakich przestrzeniach obraz będzie rejestrowany, a także określić sposób zastosowania monitoringu, a więc wskazać środki, wdrożenie których planuje pracodawca.

Inne obowiązki pracodawcy – informacja, oznaczenie terenu

Nie należy także zapominać o tym, że Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu danego rodzaju monitoringu.

Informacja powinna zostać przekazana na co najmniej 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu zgodnie ze sposobem przyjętym u danego pracodawcy, a wiec np. poprzez wywieszenie na tablicach ogłoszeń, przesłanie wiadomości e-mail na służbową pocztę elektroniczną lub zamieszczenie informacji w Intranecie. Formy zależą od praktyki i wielkości zakładu pracy.

Pracodawca ma obowiązek poinformować nie tylko obecnych pracowników, ale także każdego nowozatrudnionego, ze wskazaniem informacji m.in. o:

• stosowaniu monitoringu,
• jego celu,
• zakresie
• oraz sposobie, w jaki jest on stosowany.

W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca musi oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, co powinno nastąpić nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Skuteczne (zgodne z prawem) wprowadzenie monitoringu w firmie

Należy także podkreślić to, że jedynym prawnie skutecznym sposobem wprowadzenia w zakładzie pracy monitoringu jest (obok spełnienia warunków określonych w przepisach prawa) odpowiednie uregulowanie tej kwestii w regulaminie pracy oraz spełnienie obowiązków informacyjnych wobec pracowników – oba te warunki muszą być spełnione razem.

Co do zasady nie ma bowiem możliwości ustalenia zasad monitoringu pracowników (stosowanego dla ww. celów) w inny sposób aniżeli ten określony w Kodeksie pracy. Odpowiednia treść regulaminu pracy wskazuje na możliwość zastosowania monitoringu, dając niejako podstawę prawną do jego stosowania, a informacja dla pracowników wskazuje na jego faktyczne użycie (wskazuje na zakres, rodzaj i praktykę), spełniając przy okazji wymogi związane z przetwarzaniem danych osobowych.

Jest to o tyle istotne, że z punktu widzenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, monitoring stosowany bez zachowania przewidzianej w Kodeksie pracy procedury jej wprowadzenia albo działający przed upływem wskazanych powyżej terminów jest nielegalny.

Bez odpowiedniego uregulowania monitoringu w aktach prawa wewnątrzzakładowego i bez poinformowania pracowników o jego stosowaniu pracodawca naraża się na odpowiedzialność za przetwarzanie danych osobowych bez podstawy prawnej.

Wnioski dla pracodawców

• Pracodawca może wprowadzić monitoring, o ile jest to uzasadnione względami bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (monitoring wizyjny) lub koniecznością zapewnienia organizacji pracy, tak aby umożliwić pełne wykorzystanie czasu pracy i właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy (monitoring poczty elektronicznej i pozostałych narzędzi pracy).
• Konieczne jest opisanie rodzaju, zasad i zakresu monitoringu w regulaminie pracy (lub w układzie zbiorowym pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli nie ma regulaminu pracy).
• O wprowadzeniu monitoringu pracownicy muszą zostać powiadomieni z min. 2-tygodniowym wyprzedzeniem. Nowi pracownicy muszą również otrzymywać w tym zakresie stosowne informacje.

Tylko tak wprowadzony monitoring spełni swój cel (bezpieczeństwa lub ochrony pracodawcy), nie generując dodatkowych ryzyk w naruszeniu prywatności pracowników.

Zachęcam do kontaktu z Kancelarią – chętnie przeanalizujemy obowiązujące dokumenty wewnętrzne i podpowiemy, czy i jakich zapisów brakuje, ewentualnie – jak je zmienić lub uzupełnić.