UWAGA: 31 stycznia 2026 r. mija termin na komunikację ws. niewypłacania świadczenia urlopowego

W firmach zatrudniających poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (stan na 1 stycznia danego roku) – pracodawca nie ma obowiązku tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), o ile nie zdecydował się na jego dobrowolne utworzenie. W takiej sytuacji pojawia się jednak temat świadczenia urlopowego.

Czym jest świadczenie urlopowe i kiedy przysługuje?

Świadczenie urlopowe to jednorazowa wypłata dla pracownika zatrudnionego na umowie o pracę. Co do zasady jest wypłacane raz w roku, jeżeli pracownik wykorzysta co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego.

Czy wypłata świadczenia jest obowiązkowa?

Pracodawca może zrezygnować zarówno z tworzenia ZFŚS, jak i z wypłaty świadczenia urlopowego – ale wymaga to dopełnienia odpowiednich formalności.

• Jeżeli w firmie obowiązuje układ zbiorowy pracy albo regulamin wynagradzania, to rezygnacja powinna zostać wpisana do tych aktów wewnętrznych. Rezygnacja może być czasowa albo bezterminowa.
• Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym ani regulaminem wynagradzania, to informację o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego przekazuje się pracownikom w pierwszym miesiącu roku, w sposób przyjęty w zakładzie pracy.

Ważne! Taka informacja działa tylko w danym roku kalendarzowym, co oznacza, że jeśli pracodawca chce utrzymać rezygnację w kolejnych latach, musi ponawiać komunikat co roku.

Termin na 2026 r.: do 31 stycznia 2026 r.

Pracodawcy, którzy nie mają układu zbiorowego pracy ani regulaminu wynagradzania i w 2026 r. nie planują tworzyć ZFŚS oraz wypłacać świadczenia urlopowego, powinni przekazać pracownikom stosowną informację najpóźniej do 31 stycznia 2026 r. Na szczęście ustawa nie narzuca jednej konkretnej formy komunikacji, można więc zrobić to na wiele sposobów, w tym np. poprzez wywieszenie informacji na tablicach ogłoszeń, przekazanie pracownikom indywidualnej pisemnej informacji, wysłanie emaila na służbową pocztę elektroniczną czy poprzez udostępnienie komunikatu w systemie HR/intranecie.

Tematem zfśs i świadczeń urlopowych zajmuje się u nas mec. Justyna Grzelak- Grzyb. Zapraszamy do kontaktu.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 288).