Umowa o pracę w formie elektronicznej – czy jest możliwa?

Epidemia wirusa COVID-19 zmusiła nas do przeniesienia istotnej części życia w przestrzeń elektroniczną. Starając się ograniczać spotkania fizyczne i ryzyko związane z zachorowaniem oraz kwarantanną, znaczna część firm rozpoczęła zdalny tryb funkcjonowania. Przedsiębiorstwa coraz częściej korzystają z możliwości, jakie daje podpis elektroniczny – jednak czy wszystkich formalności można dopełnić, posługując się podpisem elektronicznym? Czy istnieje możliwość zawarcia umowy o pracę on-line?

Pisemna forma umowy o pracę

Zgodnie z treścią art. 29 § 2 kodeksu pracy, umowę o pracę zawiera się na piśmie. Forma pisemna zachowana jest wtedy, gdy dane oświadczenie woli jest opatrzone oryginalnym podpisem osoby je składającej.

Kodeks cywilny zawiera jednak rozwiązania, które pozwalają zachować formę pisemną także w e-przestrzeni. Mowa tutaj o art. 78[1] kodeksu cywilnego, zgodnie z którym oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Wydawać się może, że podpisanie umowy o pracę w formie elektronicznej nie powinno stanowić przeszkody. W praktyce jednak największym problemem pracodawcy jest fakt, że pracownicy rzadko posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny, aby procedura mogła odbyć się w prosty sposób poprzez obustronne potwierdzenie dokumentu w formie on-line.

Podpis ePUAP a kwalifikowany podpis elektroniczny

Profil zaufany (tzw. „podpis ePUAP”) i kwalifikowany podpis elektroniczny to nie to samo.

Z profilu zaufanego może obecnie skorzystać każdy z nas. Jest on bezpłatny, a do jego założenia konieczne jest jedynie posiadanie konta w odpowiednim banku. Podpis ePUAP możemy wykorzystać jednak tylko do załatwienia spraw urzędowych online. Profil zaufany nie jest obecnie traktowany jako kwalifikowany podpis elektroniczny w rozumieniu kodeksu cywilnego, a to oznacza, że nie spełnia wymogu formy pisemnej.

Pojęcie „kwalifikowany podpis elektroniczny” zostało uregulowane w przepisach unijnych. Zgodnie z nimi podpis ten jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie. To właśnie ten specjalny certyfikat umożliwia weryfikację tożsamości osoby, do której przyporządkowany został podpis i tylko ona może go używać. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest płatny i należy go zakupić u jednego z certyfikowanych dostawców.

Często firma posiada kwalifikowany e-podpis w przeciwieństwie do pracowników

Mając na uwadze powyższe przepisy, należy wskazać, że pracodawca będzie mógł podpisać umowę o pracę w formie elektronicznej, jeżeli posiada kwalifikowany podpis elektroniczny. Jednakże nie będzie to możliwe przy pomocy profilu zaufanego.

Wiele przedsiębiorstw posiada już kwalifikowany podpis elektroniczny, jednak osoby fizyczne rzadko korzystają z tej instytucji. Najważniejsze sprawy załatwiają bowiem za pomocą profilu zaufanego, który można założyć bezpłatnie.

Podpisy obu stron złożone za pomocą innej formy

Nie ma przeszkód, aby jedna ze stron umowy skorzystała z formy elektronicznej, a druga – z formy pisemnej. Oznacza to, że pracodawca dysponujący kwalifikowanym e-podpisem może podpisać dokument elektronicznie. Natomiast pracownik potwierdzi umowę w tradycyjny sposób.

Jeżeli firma planuje zawrzeć umowę o pracę drogą elektroniczną, należy przesłać pracownikowi tekst dokumentu opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym z informacją, że umowa będzie wymagała podpisu pracownika. Zostanie ona wydrukowana, a pracownik podpisze ją w formie „tradycyjnej” przed rozpoczęciem pracy. Wydruk powinien zawierać informację o tym, że umowa opatrzona była kwalifikowanym e-podpisem.

W tym scenariuszu do zawarcia umowy dochodzi z momentem jej podpisania przez pracownika, co wymaga jego obecności we wskazanym miejscu. Nie zawsze jednak możliwe będzie osobiste stawiennictwo w siedzibie przedsiębiorstwa lub innej lokalizacji celem nawiązania stosunku pracy.

Gdy pracownik nie może osobiście podpisać umowy

Niekiedy pracownik z zasady pracuje lub będzie pracować wyłącznie zdalnie i nie pojawi się w zakładzie przed rozpoczęciem pracy, albo z innych przyczyn nie ma warunków na odebranie jego podpisu. Jeżeli z jakiegokolwiek względu złożenie własnoręcznego podpisu przez pracownika przed rozpoczęciem pracy nie będzie możliwe, można skorzystać z innej drogi postępowania.

W powyższym przypadku pracodawca powinien przesłać pracownikowi tekst umowy o pracę w formie zwykłej wiadomości e-mailowej z prośbą, by ten w wiadomości zwrotnej potwierdził ujęte w niej warunki zatrudnienia. Po otrzymaniu takiego potwierdzenia będziemy mieli do czynienia z umową o pracę zawartą w formie e-mailowej („zwykły” mail nie jest formą pisemną ani elektroniczną). W takiej sytuacji pracodawca może skorzystać z art. 29 § 2 zdanie drugie kodeksu pracy i przed dopuszczeniem osoby do pracy potwierdzić na piśmie ustalenia dotyczące:

• stron umowy;
• rodzaju umowy;
• warunków umowy.

Oczywiście, żeby taka informacja potwierdzająca mogła zostać uznana za przekazaną pracownikowi w formie pisemnej, musi zostać opatrzona kwalifikowanym e-podpisem. Jednakże jest to oświadczenie jednostronne, zatem nie ma potrzeby, by podpisywał się na nim również pracownik.

Akta osobowe pracownika

Wszystkie dokumenty, o których mowa powyżej, należy w całości przechowywać w aktach osobowych pracownika. Dodatkowo należy także zabezpieczyć oraz przechowywać poświadczenie (certyfikat) ważności kwalifikowanego e-podpisu w dniu, w którym był wykorzystany do zawarcia umowy lub sporządzenia informacji dla pracownika.

Nawiązanie stosunku pracy on-line

W związku z powyższymi informacjami warto wskazać, że możliwe jest zawarcie umowy w formie elektronicznej z pracownikiem nawet wtedy, gdy ten nie dysponuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Istotne jest to, aby taki e-podpis posiadał pracodawca. Możliwe jest skorzystanie z dwóch sposobów zawarcia umowy on-line:

• poprzez sporządzenie przez pracodawcę i przesłanie drogą mailową dokumentu opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który zostanie następnie podpisany własnoręcznie przez pracownika;
• poprzez przygotowanie przez pracodawcę i przekazanie drogą mailową dokumentu opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przesłanie przed dopuszczeniem pracownika do pracy odpowiedniego jednostronnego oświadczenia opatrzonego e-podpisem.

Autor: Sylwia Jaworska, radca prawny