Rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem „online”

W dobie dzisiejszej technologii pracodawcy coraz częściej korzystają z nowoczesnych rozwiązań ułatwiających zarządzanie zasobami ludzkimi oraz organizowanie pracy. Coraz popularniejsze jest prowadzenie elektronicznych akt osobowych, czy praca zdalna. Rozwiązania te stały się bardzo popularne i pomocne, ułatwiając funkcjonowanie wielu zakładom pracy, zwłaszcza w czasie pandemii covid-19. Pomimo powyższego, zarówno wśród pracodawców, jak i pracowników jedno rozwiązanie nadal budzi szczególne wątpliwości. Chodzi o rozwiązywanie umów o pracę online. Czy taka forma rozwiązywania umów jest zgodna z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa? Jak prawidłowo zwolnić pracownika online?

Forma rozwiązywania umów o pracę

Kodeks pracy wskazuje, że umowa o pracę ulega rozwiązaniu wskutek porozumienia stron, rozwiązania umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia, rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia lub poprzez upływ okresu, na jaki umowa została zawarta. Dla rozwiązania umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia i rozwiązania umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia kodeks pracy przewiduje wymóg formy pisemnej. Przepisy prawa pracy nie zastrzegają jednak tej formy pod rygorem nieważności, co oznacza, że rozwiązanie stosunku pracy w innej formie, niż pisemna, będzie skuteczne. Z uwagi jednak na to, że przesłanka formalna dot. formy pisemnej nie została dotrzymana, rozwiązanie to obarczone będzie błędem i w konsekwencji doprowadzi do powstania po stronie byłego pracownika roszczenia o uznanie bezskuteczności rozwiązania stosunku pracy, o przywrócenie do pracy lub o wypłatę odszkodowania.

Forma pisemna a elektroniczna

Kodeks pracy nie definiuje pojęcia „formy pisemnej”. W związku z powyższym, zastosowanie będą miały w tym zakresie przepisy kodeksu cywilnego, zgodnie z którymi forma pisemna jest dochowana, jeżeli dokument będzie opatrzony własnoręcznym podpisem. Zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa dokument sporządzony w formie pisemnej jest równoważny z dokumentem w formie elektronicznej, jeżeli oświadczenie woli zawarte w tym dokumencie będzie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę w formie dokumentu elektronicznego zawierającego taki podpis, będzie zatem równoznaczne z wręczeniem dokumentu w „normalnej” pisemnej formie (tj. z własnoręcznym podpisem).

Jak prawidłowo rozwiązać umowę z pracownikiem online?

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem, które gwarantuje zgodność z prawem i skuteczność takiego rozwiązania umowy o pracę, jest wysłanie pracownikowi wiadomości w drodze e-mailowej na skrzynkę służbową, zawierającej w załączniku oświadczenie o rozwiązaniu umowy w formie elektronicznej. O wysłaniu takiej wiadomości e-mail można pracownika poinformować podczas spotkania online, np. na platformach typu Teams czy Zoom.

Zalety zwolnień online

Dużą zaletą zwolnień online jest oszczędność czasu, w szczególności w odniesieniu do pracodawcy, który zarówno przy zwolnieniach indywidualnych, jak i grupowych, poświęca znacznie mniej czasu na rozwiązanie umowy, niż miałoby to miejsce przy normalnym, tradycyjnym zwalnianiu. Kolejną zaletą zwolnień online jest fakt, że negatywne emocje, powstające w związku ze zwolnieniami, pozostają z pracownikiem w jego domu, nie powodując przy tym poruszenia w firmie. Pracodawcy łatwiej będzie przekazać pracownikowi przykrą informację o zwolnieniu na odległość, a pracownik będzie mógł w spokoju, w zaciszu swojego domu, poradzić sobie z nowo powstałą sytuacją. Dodatkową, bardzo istotną zaletą takiego rozwiązania jest to, że obecnie, w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego, zawieszona została tzw. fikcja doręczeń pocztowych, a co za tym idzie – unikanie przez pracownika odbierania poczty tradycyjnej może uniemożliwić pracodawcy skuteczne zakończenie stosunku pracy. Wysłanie rozwiązania umowy o pracę za pośrednictwem e-maila, w formie dokumentu elektronicznego powoduje, że w momencie pojawienia się e-maila na serwerze adresu e-mailowego pracownika doręczenie uważa się za skuteczne.

Pracodawco – na co trzeba uważać?

Forma online rozwiązywania umów o pracę będzie bezpieczna i skuteczna wyłącznie wówczas, jeżeli rzeczywiście zostanie dochowana. Czego pracodawca robić więc nie powinien? Nieprawidłowe będzie podpisanie własnoręcznie rozwiązania umowy o pracę i wysłanie go pracownikowi na skrzynkę e-mailową w formie skanu. Nieprawidłowe będzie również wydrukowanie dokumentu opatrzonego elektronicznym podpisem kwalifikowanym i wręczenie go pracownikowi.

Wnioski dla pracodawców

• Doręczenie pracownikowi rozwiązania umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia, jak i bez zachowania okresu wypowiedzenia w formie elektronicznej jest zgodne z przepisami powszechnie obowiązującego prawa.
• Dokument musi być opatrzony elektronicznym podpisem kwalifikowanym.
• Niedochowanie formy wymaganej dla rozwiązania umowy o pracę powoduje, że pracownik ma uprawnienie do (w zależności od rodzaju zawartej z nim umowy o pracę i trybu rozwiązania) żądania uznania bezskuteczności rozwiązania umowy, przywrócenia do pracy lub odszkodowania.