Przejście z telepracy na pracę zdalną

Przepisy dotyczące pracy zdalnej obowiązują od 7 kwietnia 2023 r. W tym dniu wprowadzona została jeszcze jedna ważna zmiana, o której wiele osób zapomniało w ferworze walki nad przygotowaniem nowej dokumentacji w zakresie pracy zdalnej.

Telepraca usunięta z kodeksu pracy

Wraz z wejściem w życie nowych przepisów z kodeksu pracy zniknął cały rozdział regulujący zasady telepracy. Ustawa zmieniająca przewidziała jednak przepisy przejściowe, na mocy których telepraca może być kontynuowana na dotychczasowych warunkach, jeśli:

• zasady telepracy były określone w porozumieniu zawartym z organizacją związkową lub regulaminie telepracy lub
• telepraca była wykonywana na podstawie wniosku pracownika,

ale w żadnym wypadku nie dłużej niż przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie zmian.

Powyższe oznacza zatem, że:

• od 7 kwietnia pracodawcy nie mogą już zatrudniać nowych telepracowników, gdyż przepisy o telepracy zostały „usunięte” z kodeksu pracy,
• pracownicy, którzy w dniu 7 kwietnia br. wykonywali telepracę na podstawie regulacji wewnętrznych lub odpowiednio złożonego wniosku – mogą dalej świadczyć pracę w tych warunkach, ale tylko do 7 października 2023 r.

To właśnie dzięki ww. przepisom przejściowym problem telepracy został odsunięty na dalszy plan, ponieważ praca w warunkach telepracy może być stosowana na dotychczasowych zasadach do 7 października 2023 r.

Jako że mamy już lipiec, najwyższy czas zastanowić się nad tym, jak zgodnie z prawem zakończyć stosowanie telepracy.

Czy telepracownik automatycznie stanie się pracownikiem zdalnym?

Przepisy przejściowe wskazują tylko, że po dniu 7 października nie będzie dopuszczalne stosowanie telepracy. Nie istnieją niestety przepisy, które z mocy prawa „przekształcałyby” dotychczas stosowaną telepracę w pracę zdalną. Ustawodawca usunął zatem telepracę, jednocześnie nie dając żadnych wskazówek co do tego, co stanie się z telepracownikami po zakończeniu obowiązywania ww. okresu przejściowego. Oznacza to, że pracodawcy i pracownicy sami muszą zatroszczyć się o dokonanie odpowiednich zmian.

W tym zakresie możliwe są 2 rozwiązania:

• dotychczasowy telepracownik po zmianach będzie świadczył pracę stacjonarnie, w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę („w biurze”),
• dotychczasowy telepracownik po zmianach będzie świadczył pracę zdalną – zgodnie z nowymi przepisami.

Jak przeprowadzić zmianę formy pracy?

Najwygodniejszym rozwiązaniem dla obu stron stosunku pracy będzie oczywiście porozumienie się co do zmiany formy pracy. Zatem, jeżeli w samej umowie o pracę wskazane zostały postanowienia związane z telepracą (np. wskazanie, że praca będzie wykonywana w formie telepracy czy zwrot kosztów związanych z telepracą) – w przypadku chęci zmiany tych postanowień, strony powinny zawrzeć porozumienie zmieniające lub aneks do umowy o pracę.

Problemem może okazać się sytuacja, w której telepraca została wskazana w umowie o pracę, a jedna ze stron stosunku pracy nie będzie chciała zawrzeć porozumienia dot. zmiany warunków pracy.
Pamiętajmy bowiem, że:

• pracodawca, co do zasady, nie musi zgodzić się, aby dotychczasowy telepracownik świadczył pracę zdalnie (z pewnymi wyjątkami dotyczącymi np. pracowników uprzywilejowanych),
• telepracownik może nie zgodzić się na wykonywanie pracy zdalnej. W takiej sytuacji, zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca nie może „nakazać” pracownikowi pracy zdalnej (z wyjątkiem sytuacji dopuszczających polecenie pracy w takiej formie).

W przypadku braku porozumienia stron co do zmiany telepracy (czy to na pracę stacjonarną w siedzibie pracodawcy, czy na pracę zdalną) konieczne będzie zastosowanie wypowiedzenia zmieniającego – zmianie ulegną bowiem dotychczasowe warunki pracy.

Konieczne uzupełnienie dokumentów

Jeżeli strony stosunku pracy uzgodnią przejście z telepracy na pracę zdalną, należy pamiętać także o uzupełnieniu szeregu dodatkowych formalności:

• pracownik musi zapoznać się z wewnętrznymi regulacjami dot. pracy zdalnej (porozumienie ze związkami zawodowymi lub regulamin), ewentualnie strony mogą zawrzeć porozumienie indywidualne dot. pracy zdalnej (gdy nie zostało zawarte porozumienie ze związkami zawodowymi albo nie został wydany regulamin),
• pracownik musi złożyć odpowiednie oświadczenia dot. bhp,
• pracodawca ma obowiązek przygotować (lub zmodyfikować istniejącą już) ocenę ryzyka zawodowego w odniesieniu do pracy zdalnej,
• pracodawca ma obowiązek zaktualizowania informacji o warunkach zatrudnienia,
• pracodawca ma obowiązek określić procedury ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej,
• pracownik powinien potwierdzić zapoznanie się z ww. dokumentami.

Wnioski dla pracodawców:

• telepraca może być świadczona tylko do 7 października 2023 r.;
• pracodawcy muszą rozpocząć przygotowania do zmiany telepracy na pracę stacjonarną lub pracę zdalną;
• w przypadku przejścia z telepracy na pracę zdalną należy pamiętać o dopełnieniu formalności związanych z pracą zdalną.