Outsourcing pracowniczy pod lupą ZUS i PIP

Outsourcing pracowniczy to jedna z instytucji, które pomimo braku uregulowania przepisami prawa pracy, są często stosowane w stosunkach prawnych łączących firmy. Niestety, w wyniku błędnego rozumienia jego natury, bardzo często taki outsourcing jest później kwestionowany przez organy kontroli. Wykazują one, że umowy pomiędzy firmami są pozorne, a pracownicy wykonawcy powinni być traktowani jak pracownicy tymczasowi albo jak pracownicy korzystającego z outsourcingu. Sprawy często kończą się w sądzie.

Czym właściwie jest outsourcing pracowniczy?

Nawet mimo braku uregulowań ustawowych, outsourcing pracowniczy jest żywym tematem rozważań sądów powszechnych. Główną przyczyną jest skala tego zjawiska oraz często występujące niewłaściwe stosowanie tej instytucji przez wiele podmiotów.
W niedawnym postanowieniu Sądu Najwyższego (z 11 maja 2021 r., sygn. akt: I USK 41/21), doprecyzowano w konkretny sposób, co powinniśmy rozumieć pod pojęciem outsourcingu pracowniczego.

W rozumieniu Sądu Najwyższego outsourcingiem pracowniczym jest wyodrębnienie określonych zadań czy funkcji ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa i zlecenie ich realizacji podmiotowi zewnętrznemu. Na podstawie umowy outsourcingu przedsiębiorca świadomie przekazuje firmie zewnętrznej pewien „wycinek” swojej działalności.
Outsourcing jest więc swoistym systemem umów, na podstawie których dana firma kupuje usługi wykonywane przez pracowników innej firmy. Tu nie ma oferowania ludzi do pracy, ale jest oferowanie konkretnych usług. Na podstawie takich umów obsługę przedsiębiorstwa (albo konkretnych jej obszarów) powierza się podmiotom zewnętrznym. To zaś sprowadza się do prostej zasady: powierzający (tzw. insourcer) zamiast sam świadczyć usługi lub wytwarzać produkty dostarczone odbiorcom, powierza to podmiotowi trzeciemu (tzw. outsourcerowi), którego pracownicy nie są ani pracownikami tymczasowymi, ani pracownikami insourcera.

Co odróżnia outsourcing od pracy tymczasowej i zatrudniania pracowników?

Najistotniejsze z punktu widzenia podmiotów zawierających umowę outsourcingu jest to, co według Sądu Najwyższego odróżnia outsourcing pracowniczy od zatrudnienia własnych pracowników lub też świadczenia pracy przez pracowników tymczasowych.

Podstawową cechą wyróżniającą outsourcing jest brak bezpośredniego i stałego podporządkowania (zarówno prawnego, jak i faktycznego) wykonawców w stosunku do podmiotu, u którego takie usługi lub praca są wykonywane. Pracownik outsourcera może podlegać jedynie pośredniemu i krótkotrwałemu zwierzchnictwu w nowym miejscu, a nie bezpośredniemu i długotrwałemu, jak ma to miejsce w stosunku pracy.

Niestety, jak pokazuje praktyka, bardzo często ta okoliczność nie pozwala uznać danego stosunku prawnego za outsourcing pracowniczy. Jeśli wraz z nią występują również inne nieakceptowalne przez organy kontroli cechy upodabniające outsourcing do stosunku pracy, to jeszcze bardziej wzrasta ryzyko zakwestionowania umów outsourcingu pracowniczego przez ZUS i PIP.

Czy zatem istnieją cechy bezpiecznego outsourcingu pracowniczego?

Ułożenie stosunku prawnego w sposób pozwalający na niwelowanie wskazanych wyżej ryzyk jest możliwe. W każdym przypadku za treścią samej umowy musi jednak iść jej prawidłowe stosowanie. W razie jakichkolwiek kontroli organy sprawdzają bowiem zarówno treść danej umowy, jak i faktyczne warunki jej wykonywania. Codzienna współpraca stron nie może więc zawierać cech charakterystycznych dla stosunku pracy.

Do takich cech należy nie tylko wspomniane przeze mnie podporządkowanie służbowe. Innymi są na przykład możliwości decydowana o przyznawaniu nagród, nakładaniu kar porządkowych, udzielaniu urlopów i zwolnień od pracy czy przyznawaniu świadczeń socjalnych oraz wyposażanie wykonawców w odzież i obuwie robocze, środki ochrony indywidualnej czy przeprowadzanie dla nich szkoleń BHP.

Jeżeli więc dana umowa tylko na papierze jest umową dot. outsourcingu pracowniczego, a faktycznie występuje wspomniane przeze mnie podporządkowanie służbowe pomiędzy pracownikami wykonawcy a insourcerem, to niestety taki stosunek prawny nie będzie mógł zostać zakwalifikowany jako outsourcing pracowniczy.

Co może stwierdzić PIP albo ZUS?

W razie kontroli bardzo często dochodzi do ustalenia przez uprawniony organ, że outsourcing jest pozorny i spełnia warunki przewidziane dla pracy tymczasowej, a zamiarem było uniknięcie ograniczeń wynikających z ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Dochodzi wówczas do ustalenia, że outsourcer prowadzi działalność regulowaną jako agencja pracy tymczasowej bez wpisu do rejestru. Takie przewinienie jest zagrożone grzywną do 100 tysięcy zł.

Insourcer z kolei jest traktowany przez organy jak pracodawca – użytkownik, na którego ww. ustawa nakłada przecież szereg obowiązków wobec pracowników tymczasowych. Do najważniejszych z nich należą przede wszystkim:

• obowiązek przestrzegania limitu korzystania z pracy pracownika tymczasowego przez 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy;
• obowiązek zapewnienia przestrzegania przepisów BHP;
• prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika tymczasowego.
  Za niedopełnienie tych obowiązków pracodawcy użytkownikowi grozi kara grzywny od 1000 do 30000 zł.

Ponadto insourcer musi mieć świadomość, że organy mogą stwierdzić pozorność outsourcingu i zamiast pracy tymczasowej ustalić istnienie stosunku pracy pomiędzy pracownikami outsourcera a insourcerem. Wówczas taki insourcer zostaje obciążony obowiązkami pracodawcy i odpowiedzialnością z tego tytułu.

Na niego wówczas spada obowiązek rozliczania pracowników podmiotu zewnętrznego, w stosunku do ZUS i organów podatkowych z tytułu składek na ubezpieczenia i zaliczek na podatki powiększonych o odsetki za zaległości publicznoprawne oraz o dodatkowe sankcje administracyjne, a także kary na gruncie przepisów karnych i karno-skarbowych.

Wskazane przeze mnie konsekwencje zakwestionowania umów outsourcingu pracowniczego to jedynie wycinek całości. Obok bowiem PIP i ZUS, uprawnienia do kontroli mają także np. organy podatkowe, czy nawet Straż Graniczna (w przypadku zatrudniania cudzoziemców).

Zatem podsumowując, aby móc mówić o outsourcingu pracowniczym niezbędne jest takie ustalenie stosunków pomiędzy stronami umowy, aby nie nawiązywały one w żaden sposób do umów o pracę i do pracy tymczasowej. Jeżeli obie strony w sposób faktyczny prawidłowo rozdzielą obowiązki między sobą, a outsourcing w zasadzie wypełniać będzie znamiona podwykonawstwa, można uniknąć kosztownych dla pracodawców sankcji nakładanych przez organy kontroli.

Gdyby zaistniała potrzeba wsparcia Państwa w tym szczególnym temacie, zachęcam do kontaktu z Kancelarią.