Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa w dobie mediów społecznościowych i employer brandingu

Coraz więcej osób publikuje w mediach społecznościowych zdjęcia i filmy związane z wykonywaną pracą. Pracownicy chętnie dzielą się zdjęciami z imprez integracyjnych lub innych ciekawych wydarzeń związanych z życiem zawodowym. Wiąże się to jednak również z zagrożeniem związanym z publikowaniem informacji dotyczących zakładu pracy.

Na niewinnym zdjęciu mogą znaleźć się informacje ujawniające tajemnicę przedsiębiorstwa lub inne poufne dane, co może mieć negatywne konsekwencje. Pracodawcy powinni zatem zwracać większą uwagę na to, co udostępniają w sieci ich pracownicy. Kiedy ryzyko jest największe?

Czym jest employer branding?

Wiele przedsiębiorstw zaczęło wykorzystywać chęć pracowników do dzielenia się w sieci pozytywnymi informacjami na temat pracodawcy. Na employer branding, czyli tzw. budowanie marki pracodawcy, składa się wiele różnych działań. Mają one najczęściej na celu zbudowanie pozytywnego wizerunku firmy w ocenie obecnych pracowników, kandydatów do pracy, klientów i partnerów biznesowych.

W takie działania pracodawcy coraz częściej angażują swoich pracowników. Bardzo popularne stało się obecnie organizowanie różnego rodzaju przyjęć, wyjazdów i spotkań z udziałem zatrudnionych. W ich trakcie pracodawca daje pozwolenie, a nawet zachęca pracowników do publikowania zdjęć i relacji w mediach społecznościowych.

Publikowanie treści w mediach społecznościowych

Właśnie w takich sytuacjach najczęściej pojawia się problem z ochroną tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych. W przypadku relacji z wydarzeń przygotowywanych przez osoby z działu marketingu, pracodawca ma pewność, że są one w odpowiedni sposób przygotowane do publikacji. Nie znajdują się na nich żadne niepożądane treści.

Coraz popularniejsze stają się również materiały publikowane bezpośrednio przez pracowników – wszelkiego rodzaju „selfie” i krótkie relacje na Instagramie, Facebooku czy LinkedInie. Niestety pracownicy, którzy spontanicznie publikują swoje relacje, najczęściej nie zastanawiają się nad tym, co znajduje się „w tle”.

Tło które może zdradzić (zbyt) wiele

Zdarzają się zatem sytuacje, w których pracownik publikuje np. swoje zdjęcie wykonane w gabinecie, podczas gdy na biurku leżą teczki klientów z widocznymi danymi osobowymi. Mogą zdarzyć się również zdjęcia, na których w tle doszukać możemy się np. tablicy prezentującej najważniejsze informacje o nowym projekcie, nad którym firma właśnie pracuje.

Osoby prowadzące szkolenia online publikują tzw. zrzuty ekranu komputera ukazujące np. część prezentacji i zdjęcie prowadzącego. Na takich zdjęciach bardzo często pojawiają się jednak także nazwy folderów (a nawet otwarte foldery), czy otwarte karty przeglądarki. W jednym z gorszych scenariuszy, widoczne mogą być foldery z danymi klientów, a hasła wpisywane w przeglądarce zdradzać mogą nowy projekt lub strategię firmy.

W jaki sposób chronić tajemnicę przedsiębiorstwa i dane osobowe?

Opisane wyżej działania, zamiast pomóc pracodawcy, mogą doprowadzić do ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych klientów firmy, czy pracowników.

Aby temu zapobiec, pracodawca powinien podjąć odpowiednie działania. W szczególności rekomendujemy wprowadzanie wytycznych, dotyczących zasad fotografowania i filmowania na terenie zakładu pracy. Takie regulacje mogą zostać wprowadzone w formie regulaminu lub zarządzenia pracodawcy.

W regulaminie warto wskazać czy pracodawca w ogóle wyraża zgodę na wykonywanie np. fotografii w zakładzie pracy lub wskazać konkretne miejsca, gdzie zdjęcia mogą być wykonywane. Dopuszczalny jest także zapis, zgodnie z którym wykonanie przez pracownika fotografii lub nagrania w miejscu pracy, jest możliwe tylko po uzyskaniu zgody pracodawcy.

Jeżeli firma prowadzi działania employer brandingowe – umożliwia i zachęca pracowników do publikowania informacji na temat pracodawcy – rekomendujemy wskazanie pracownikom dokładnych wytycznych, jakie informacje mogą być przez nich udostępniane. Warto też wskazać taki sposób, który pozwoli jednocześnie zapewnić ochronę danych poufnych. Pracodawca powinien stworzyć pewnego rodzaju instrukcję, w której wskaże, z jakich wydarzeń pracownicy mogą publikować relacje, jakie tło może być uchwycone na zdjęciach, czy fotografie powinny być wcześniej zaakceptowane przez pracodawcę i określi inne istotne warunki.

W instrukcji warto także zawrzeć wskazówki, na co pracownicy – wykonując zdjęcia, którymi chcą się podzielić, powinni zwrócić uwagę, a także – jakiego rodzaju informacji, treści czy danych – pracownicy nie powinni udostępniać.

„Instrukcja” w praktyce

W ostatnim czasie nasza Kancelaria przygotowuje coraz więcej projektów takich dokumentów. To oznacza, że wiele firm zdaje sobie sprawę z zagrożenia związanego z publikowaniem przez pracowników informacji dotyczących firmy.

Ustalenie konkretnych zasad w tym zakresie umożliwi bezpieczny employer branding, bez zagrożenia ujawnienia informacji ważnych dla przedsiębiorstwa lub takich, do których ochrony pracodawca jest zobowiązany.