W związku z ogłoszeniem w Polsce stanu epidemii można zawiesić obowiązek wypłaty drugiej części odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, którego termin przypada na 30 września

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nakłada na pracodawcę szereg obowiązków związanych z naliczeniem i terminowym przekazaniem odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs). Jednakże w związku z ogłoszeniem w Polsce stanu epidemii, pracodawca – przy spełnieniu określonych warunków, o których mowa we wpisie – może zawiesić obowiązek dokonywania w danym roku odpisu podstawowego na zfśs.

Termin przekazania odpisów

30 września mija termin przekazania na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych drugiej części środków stanowiących równowartość odpisów na zfśs. Środki na zfśs w wysokości co najmniej 75% równowartości odpisów należało przekazać na rachunek bankowy funduszu do 30 maja br.

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, w przypadku wystąpienia u pracodawcy spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń, można zawiesić obowiązki:

1. tworzenia lub funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
2. dokonywania odpisu podstawowego,
3. wypłaty świadczeń urlopowych.

Warunki zawieszenia obowiązku

Oznacza to, że przy spełnieniu odpowiednich warunków, pracodawca nawet jeśli przekazał pierwszą część odpisów na rachunek funduszu, obecnie może zawiesić wypłatę odpisu podstawowego, który powinien przekazać do 30 września 2021 r. Wraz z decyzją o zawieszeniu wrześniowej wypłaty odpisu podstawowego, pracodawca nie może jednak wycofać z rachunku bankowego funduszu części odpisów przekazanych do 30 maja 2021 r.

Chcąc zawiesić obowiązek wypłacenia drugiej części odpisu podstawowego na zfśs, pracodawca musi w pierwszej kolejności zbadać, czy odpowiednio dwa miesiące lub miesiąc przed ewentualnym zawieszeniem dokonywania odpisu, na skutek Covid-19, doszło do spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń.

Spadek obrotów i wzrost wynagrodzeń

Definicję spadku obrotów oraz istotnego wzrostu funduszu wynagrodzeń zawiera ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Spadkiem obrotów jest spadek sprzedaży towarów lub usług, w ujęciu ilościowym (mniejsza liczba sprzedanych towarów lub usług) lub wartościowym (mniejsza wartość sprzedanych towarów i usług):

1. nie mniej niż o 15%, obliczony jako stosunek łącznych obrotów w ciągu dowolnie wskazanych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych, przypadających w okresie po dniu 31 grudnia 2019 r. do dnia poprzedzającego dzień skorzystania przez pracodawcę z uprawnienia do zawieszenia dokonywania odpisu podstawowego na zfśs, w porównaniu do łącznych obrotów z analogicznych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych roku poprzedniego;
2. nie mniej niż o 25%, obliczony jako stosunek obrotów z dowolnie wskazanego miesiąca kalendarzowego, przypadającego po dniu 31 grudnia 2019 r. do dnia poprzedzającego dzień skorzystania przez pracodawcę z uprawnienia w porównaniu do obrotów z miesiąca poprzedniego.

Istotnym wzrostem obciążenia funduszu wynagrodzeń jest zaś zwiększenie ilorazu kosztów wynagrodzeń pracowników (z uwzględnieniem składek na ubezpieczenia społeczne pracowników finansowanych przez pracodawcę) i przychodów ze sprzedaży towarów lub usług z tego samego miesiąca kalendarzowego dowolnie wskazanego przez przedsiębiorcę i przypadającego od dnia 1 marca 2020 r. do dnia poprzedzającego skorzystanie przez pracodawcę z uprawnienia do zawieszenia dokonywania odpisu podstawowego na zfśs nie mniej niż o 5% w porównaniu do takiego ilorazu z miesiąca poprzedzającego.

Jak i kiedy pracodawca może zawiesić dokonanie odpisu podstawowego?

Jeżeli pracodawca spełnia powyższe warunki może podjąć decyzję o zawieszeniu dokonywania odpisu podstawowego, i nie przekazać go na rachunek bankowy zfśs. Należy jednak pamiętać, że taka decyzja wymaga porozumienia z organizacjami związkowymi, jeśli takie u pracodawcy działają.

Warto podkreślić również to, że spadek obrotów czy też wzrost funduszu wynagrodzeń powinien wystąpić w chwili podejmowania decyzji o zawieszeniu dokonywania odpisu, a jakiekolwiek polepszenie się sytuacji finansowej pracodawcy po dniu podjęcia decyzji nie niweluje dokonanego zawieszenia wypłaty odpisu na zfśs.

Jeżeli u pracodawcy nastąpi spadek obrotów gospodarczych lub wystąpi istotny wzrost obciążeń funduszu wynagrodzeń, a układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagrodzenia zawierają postanowienia korzystniejsze niż ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w zakresie wysokości odpisu na zfśs lub przewidują inne niż wymienione w ustawie świadczenia o charakterze socjalno-bytowym, to postanowienia te z mocy prawa nie obowiązują w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu Covid-19.

Podsumowanie

W stanie pandemii wiele branż i sektorów odczuwa spowolnienie gospodarcze, mogą się pojawiać również problemy z płynnością finansową.

Aby zapewnić stabilność firmie, pracodawcy powinni na bieżąco weryfikować wartość sprzedaży i obrotów, i porównywać je do miesięcy poprzednich, aby w odpowiednim momencie móc podjąć decyzje umożliwiające zmniejszenie bieżących obciążeń, jak na przykład zawieszenie dokonania odpisu podstawowego na zfśs.