Dodatkowy monitor na pracy zdalnej – co na to Państwowa Inspekcja Pracy?

W dniu 17 listopada 2023 r. weszła w życie nowelizacja rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

W wyniku ww. nowelizacji dodane zostało m.in. postanowienie, zgodnie z którym w sytuacji pracy wykonywanej na laptopie przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy – stanowisko pracy powinno być wyposażone w:

• stacjonarny monitor ekranowy lub
• podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu, tak aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika

oraz dodatkową klawiaturę i mysz.

W związku ze zmianą rozporządzenia pojawiło się pytanie w jaki sposób odnosić ww. obowiązek pracodawcy w stosunku do pracowników zdalnych.

Stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy

Państwowa Inspekcja Pracy (dalej jako „PIP”) na swojej stronie internetowej opublikowała stanowisko, zgodnie z którym jeśli to pracodawca  zapewnia pracownikowi do pracy laptop, tablet itp. – to także pracodawca powinien zapewnić urządzenia dostosowujące ten sprzęt do wymagań ergonomii. Natomiast, w sytuacji gdy pracownik wykorzystuje do pracy swój sprzęt prywatny (laptop, tablet), to sprzęt ten powinien uwzględniać wymagania dot. bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym zasady ergonomii, a zatem w tej sytuacji to pracownik powinien dostosować sprzęt prywatny do obowiązujących przepisów.

Swoje stanowisko PIP opiera m.in. na art. 215 kp wskazując, że zapewnione pracownikowi narzędzia pracy muszą uwzględniać zasady ergonomii – tym samym np. laptop wykorzystywany do pracy zdalnej bez zastosowania dodatkowego monitora lub podstawki oraz klawiatury i myszki – zasad tych nie uwzględnia.

Wątpliwości wobec stanowiska PIP

Argumentacja PIP budzi jednak sporo wątpliwości.

• po pierwsze, przepisy o pracy zdalnej wprost wyłączają wiele obowiązków pracodawcy w zakresie bhp w tym m.in. obowiązek organizowania stanowiska pracy zdalnej zgodnie z przepisami i zasadami bhp oraz dbania o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy zdalnej i wyposażenia technicznego (art. 212 pkt 1 i 4). Z kolei przepisy rozporządzenia odnoszą się do kwestii głównie związanych z bhp w związku z czym można byłoby uznać, że co do zasady nie należy stosować ich do pracy zdalnej,
• dalej, należy także zwrócić uwagę na art. 67³⁸ par. 8 kp zgodnie z którym to pracownik ma obowiązek zorganizować sobie stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii. M.in. z uwagi na powyższe, PIP stoi na stanowisku, że pracodawca nie ma obowiązku wyposażenia stanowiska pracy zdalnej w meble, np. krzesło czy stół, ani pokrycia kosztów tego rodzaju wyposażenia,
• dyskusje pojawiają się także wokół pytania czy dodatkowy monitor przy pracy zdalnej jest  narzędziem „niezbędnym do wykonywania pracy zdalnej” – gdyż tylko do zapewnienia takich narzędzi zobowiązują pracodawcę przepisy o pracy zdalnej.

Z uwagi na powyższe, należałoby stwierdzić, że językowa wykładnia przepisów rozporządzenia w zestawieniu z przepisami kodeksu pracy dot. pracy zdalnej nie nakłada na pracodawcę wprost obowiązku zapewnienia dodatkowego monitora lub podstawki oraz klawiatury i myszki – przy pracy zdalnej. Niestety ustawodawca nie zadbał o doprecyzowanie tych kwestii i nie wprowadził żadnego odniesienia do pracy zdalnej, stąd obecnie pojawia się wiele wątpliwości w tym zakresie. Pamiętajmy bowiem o tym, że wiele firm w bardzo dużej skali postanowiło przejść na pracę zdalną i konieczność doposażenia wszystkich pracowników zdalnych w dodatkowy monitor, klawiaturę oraz mysz spowodowałoby narażenie pracodawców na dość wysokie koszty. Z drugiej strony należy także zaznaczyć, że rozporządzenie mówi o tym, że dodatkowy monitor może zostać zastąpiony podstawką pod laptopa – co pomogłoby obniżyć koszty doposażenia stanowisk pracy przy pracy zdalnej, ale nadal nie rozwiązuje problemów z interpretacją przepisów rozporządzenia.

Wnioski dla pracodawców:

• PIP w najnowszym stanowisku wskazuje, że w przypadku stosowania przez pracowników laptopów przez co najmniej połowę dnia pracy – stanowisko pracy pracownika powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę oraz dodatkową klawiaturę i mysz – także jeśli chodzi o pracowników zdalnych;
• Stanowisko organu nie rozwiewa wątpliwości interpretacyjnych pomiędzy przepisami o pracy zdalnej, a przepisami znowelizowanego rozporządzenia i nadal wiele osób nie zgadza się z poglądem prezentowanym przez organ;
• Mimo, iż na ten moment nie mamy jeszcze doniesień o kontrolach przeprowadzonych przez PIP, w których organ wyciąga konsekwencje w przypadku braku doposażenia stanowiska pracy zdalnej zgodnie z rozporządzaniem, to w związku z faktem, że PIP wydał oficjalne stanowisko w tej sprawie – należy spodziewać się, że będzie kierował się tym poglądem w przypadku ewentualnych kontroli;
• Zamiast dodatkowego monitora pracodawca może zapewnić pracownikowi zdalnemu podstawkę pod laptopa (a do tego klawiaturę i mysz).