Czy kilku pracodawców może prowadzić wspólną działalność socjalną?

Często spotykam się z pytaniem, czy pracodawcy powiązani kapitałowo albo należący do jednej organizacji gospodarczej mogą połączyć prowadzone przez siebie zakładowe fundusze świadczeń socjalnych (ZFŚS) w jeden większy fundusz. Pośród argumentów przemawiających za takim połączeniem wymienia się zwłaszcza minimalizację kosztów obsługi jednego funduszu oraz chęć zapewnienia możliwości korzystania z niego przez pracowników zatrudnionych w mniejszych zakładach pracy, które samodzielnie nie byłyby w stanie takiego funduszu prowadzić.

Pracodawcy mogą połączyć środki swoich funduszy socjalnych i prowadzić wspólną działalność socjalną na podstawie zawartej między sobą umowy i regulaminu wspólnej działalności socjalnej.

Elementy umowy dotyczącej prowadzenia wspólnej działalności socjalnej

Art. 9 ust. 3 ustawy o ZFŚS wskazuje minimalną treść, jaką powinna zawierać umowa o wspólnej działalności socjalnej, w tym w szczególności określenie:

• przedmiotu wspólnej działalności;
• zasad jej prowadzenia;
• sposobu rozliczeń;
• oraz trybu wypowiedzenia i rozwiązania umowy.

Umowa może także określać warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu.

Konkretyzując treść umowy w zakresie przedmiotu wspólnej działalności, pracodawcy mogą ustalić, że będzie ona dotyczyć dysponowania całością środków zgromadzonych na rachunkach ZFŚS albo tylko wybranych form działalności socjalnej, np. udzielania pożyczek mieszkaniowych.

Istotną kwestią pozostaje również ustalenie, który z pracodawców będzie administratorem wspólnej działalności socjalnej, a także zakresu podziału zadań i kosztów jej prowadzenia, zwłaszcza tych wynikających z prowadzenia wspólnego rachunku bankowego, jak i obsługi administracyjnej.

Umowa powinna również określać:

• wysokość wkładów poszczególnych pracodawców;
• sposób rozliczenia środków dotychczas zgromadzonych na indywidualnych kontach ZFŚS u każdego pracodawcy;
• zasady przelewania na wspólne konto ewentualnych zwiększeń, takich jak przykładowo odsetki od środków funduszu czy wpływy z tytułu spłaty rat wcześniej udzielonych pożyczek.

Zaleca się również ustalenie w umowie zakresów odpowiedzialności pracodawców, będących współadministratorami danych osobowych, dotyczącej wypełniania obowiązków związanych z RODO.

Należy pamiętać, że na zawarcie umowy, a w konsekwencji rozpoczęcie wspólnej działalności socjalnej, wymagana jest zgoda przedstawicieli związków zawodowych lub przedstawicieli załogi u wszystkich zainteresowanych pracodawców.

Regulamin wspólnego funduszu

Niezależnie od zawarcia umowy o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej, pracodawcy zobowiązani są do utworzenia regulaminu wspólnej działalności socjalnej, który stanowi podstawę prawną funkcjonowania ZFŚS w zakresie objętym umową.

W jego treści należy określić zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń z funduszu oraz zasady przeznaczania środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej, w tym:

• formy tej działalności,
• kryteria socjalne,
• oraz tryb wnioskowania o przyznanie świadczenia.

Pracodawcy prowadzący wspólną działalność socjalną mogą na podstawie regulaminu powołać komisję socjalną złożoną np. z przedstawicieli stron umowy o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej, która każdorazowo będzie decydować o przyznaniu środków z ZFŚS.

Co istotne, jeżeli wspólną działalnością objęta jest tylko cześć środków funduszu, każdy pracodawca powinien stworzyć odrębny regulamin, w którym uregulowane zostaną zasady wykorzystania środków, które nie są objęte wspólną działalnością.

Warto podkreślić również to, że wysokość kwoty wkładu we wspólną działalność nie wpływa na poziom świadczeń dla pracowników danego pracodawcy. Wszyscy pracownicy zakładów prowadzących wspólną działalność socjalną korzystają z niej na takich samych zasadach, co wyraźnie powinno być podkreślone w regulaminie wspólnej działalności.

Jak w przypadku każdego regulaminu ZFŚS, również ten regulamin powinien zostać uzgodniony z zakładową organizacją związkową, a jeśli u pracodawcy nie działa organizacja związkowa z przedstawicielem pracowników.

Podsumowanie

Wspólna działalność socjalna kilku pracodawców jest nie tylko możliwa, ale również w pewnych warunkach korzystana dla stron umowy o prowadzeniu działalności socjalnej, gdyż między innymi podnosi atrakcyjność pracodawcy na rynku pracy.

Aby jednak wspólna działalność socjalna mogła prawidłowo funkcjonować niezbędne jest precyzyjne określenie jej szczegółów w umowie, zawieranej pomiędzy pracodawcami, oraz w regulaminie wspólnej działalności socjalnej, stanowiącym podstawę ubiegania się w jej ramach o świadczenia socjalne.