Zezwolenie na pracę dla cudzoziemca tylko na e-wniosek

Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę złożymy już tylko przez Internet. Nie wszyscy pracodawcy jednak o tym wiedzą, a przez to dalej składają wnioski papierowe, czyli błędne.

Elektroniczne wnioski o wydanie zezwolenia na pracę

Elektronizacja procedury administracyjnej przed polskimi urzędami ciągle postępuje. Od 1 czerwca 2025 r. duże zmiany w tym zakresie objęły procedurę dotyczącą wydania zezwolenia na pracę dla cudzoziemca. Zgodnie z art. 8 ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, wniosek o wydanie zezwolenia na pracę (oraz dokumenty związane z zezwoleniem) składa się za pomocą systemu elektronicznego, a dokładniej, za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Jak wynika z projektu ww. ustawy, celem elektronizacji procedury dot. zezwoleń na pracę dla cudzoziemców jest skrócenie terminów wydawania zezwoleń na pracę oraz usprawnienie procesu rozpatrywania spraw w tym zakresie.

Papierowy wniosek już niedopuszczalny

Zgodnie z nowymi przepisami, wniosek o wydanie zezwolenia na pracę musi być złożony elektronicznie. Skorzystanie z systemu elektronicznego jest więc obowiązkiem, a nie po prostu możliwością. Papierowy wniosek nie zostanie przez urząd pracy rozpoznany, bez względu na to, czy został złożony osobiście, czy przesłany pocztą. Nie oznacza to co prawda, że urząd w ogóle nie zareaguje na złożony wniosek. Urząd powinien poinformować pracodawcę o tym, że pozostawiono wniosek bez rozpoznania z uwagi na niedochowanie procedury. Pracodawca będzie mieć możliwość ponownego, prawidłowego złożenia wniosku. Zezwolenie zostanie wydane jednak później niż spodziewał się tego pracodawca w momencie składania papierowego wniosku. W konsekwencji, pracodawca może nie być w stanie zatrudnić cudzoziemca wtedy, kiedy planował.

Jak zatem prawidłowo złożyć wniosek?

Przede wszystkim niezbędne jest posiadanie konta na portalu praca.gov.pl. Po wypełnieniu elektronicznego wniosku należy dołączyć do niego załączniki (także w postaci elektronicznej – nie wysyłamy do urzędu żadnych papierowych dokumentów). Następnie, wniosek trzeba podpisać – również elektronicznie. Do tego posłuży kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany pracodawcy. Wniosek w systemie elektronicznym można też złożyć przez pełnomocnika.

W pełni elektroniczny obieg dokumentów

Co ważne, nie tylko pracodawcy będą zamieszczać dokumenty w systemie elektronicznym. Również sam urząd będzie kontaktował się z pracodawcami elektronicznie. Za pośrednictwem portalu otrzymamy zatem dokumenty w naszej sprawie wydane przez urząd, w tym samą decyzję dotyczącą zezwolenia. Jest więc prawdopodobne, że nowe regulacje faktycznie usprawnią procedurę wydawania zezwoleń, ponieważ ani pracodawca, ani urząd, nie będą musieli oczekiwać na doręczenie dokumentów pocztą.