„Skrócony czas pracy – to się dzieje!” Rządowy pilotaż rusza już w sierpniu
Od 14 sierpnia 2025 r. pracodawcy z sektora publicznego oraz podmioty współpracujące z urzędami pracy będą mogły zgłaszać się do udziału w programie „Skrócony czas pracy – to się dzieje!”. To inicjatywa Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, której celem jest przetestowanie różnych modeli organizacji pracy przy skróconym czasie pracy – z pełnym zachowaniem wynagrodzenia i zatrudnienia.
Kto może wziąć udział?
Program jest skierowany do pracodawców z sektora publicznego oraz podmiotów współpracujących z urzędami pracy. Przez współpracę rozumie się przekazywanie przez podmiot informacji o wyniku pilotażu do powiatowego urzędu pracy, na terenie którego realizowany jest ww. projekt. Pilotaż można realizować samodzielnie lub we współpracy z innym podmiotem, przy czym jeden podmiot może złożyć wyłącznie jeden wniosek.
Aby przystąpić do programu, pracodawca musi spełnić m.in. następujące warunki:
- prowadzenie działalności przez co najmniej 12 miesięcy przed dniem złożenia wniosku (nie wlicza się okres zawieszenia działalności gospodarczej);
- zatrudnianie co najmniej 75% pracowników na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę;
- objęcie projektem minimum 50% pracowników;
- utrzymanie zatrudnienia na poziomie nie niższym niż 90% stanu początkowego, określonego we wniosku;
- utrzymanie wynagrodzeń pracowników biorących udział w projekcie pilotażowym na poziomie nie niższym niż obowiązujący w dniu rozpoczęcia realizacji projektu pilotażowego, przez cały okres jego trwania;
- brak pogorszenia warunków pracy i płacy pracowników objętych projektem.
Dlaczego pilotaż? Skąd ten kierunek?
Rząd wskazuje, że testowanie krótszego czasu pracy to konieczna odpowiedź na wyzwania demograficzne, technologiczne i społeczne. To odpowiedź na bardzo konkretne, realne i coraz bardziej palące wyzwania rynku pracy.
Po pierwsze – demografia. Pracujących ubywa, a coraz mniej młodych ludzi wchodzi na rynek pracy. Starzejące się społeczeństwo wymusza przemyślenie, jak utrzymać dotychczasową produktywność przy mniejszej liczbie rąk do pracy. Krótszy czas pracy – dając większą elastyczność, lepszy balans między życiem zawodowym a prywatnym i większą satysfakcję z pracy – może być jednym z kroków do rozwiązania tego problemu.
Po drugie – seniorzy. Wydłużenie aktywności zawodowej to jedno z kluczowych zadań stojących przed rynkiem pracy. Jednak, aby osoby starsze rzeczywiście chciały i mogły dłużej pracować, należy im stworzyć warunki, które będą dla nich realnie wykonalne. Krótszy czas pracy może być właśnie odpowiedzią na te trudności.
Po trzecie – technologia i automatyzacja. Coraz więcej zadań da się wykonać szybciej, sprawniej i bez konieczności fizycznej obecności przez osiem godzin dziennie. Sztuczna inteligencja, automatyzacja procesów, narzędzia do zarządzania zadaniami – wszystko to zmienia sposób, w jaki pracujemy. Nie zawsze prawo i organizacja pracy nadążały za tym tempem, a skrócony czas pracy może być jednym z kroków na tej drodze.
Wreszcie – zdrowie psychiczne i wypalenie zawodowe. Temat, który jeszcze kilka lat temu bywał pomijany, dziś staje się jednym z największych wyzwań dla działów HR. Przeciążenie, chroniczny stres, brak przestrzeni na regenerację, to problemy, z którymi boryka się coraz więcej pracowników. Skrócenie czasu pracy może być jednym z elementów wsparcia dobrostanu pracowników.
Pilotaż ma więc nie tylko wymiar testowania organizacyjnego, ale też społeczny. To sprawdzian, czy da się inaczej zorganizować pracę w Polsce i co z tego może wyniknąć.
Co dokładnie będzie testowane?
Program nie narzuca pracodawcom formy testowanego rozwiązania, tylko daje im dużą elastyczność co jej wyboru. Można zgłaszać m.in. skrócenie tygodnia pracy (np. do 4 dni), skrócenie liczby godzin pracy w poszczególne dni (np. do 6 godzin), dodatkowe dni wolne w miesiącu, dodatkowy urlop wypoczynkowy, ale także inne modele dopasowane do specyfiki danego pracodawcy. Niezależnie od wybranego wariantu, każdy model musi zakładać stopniowe skrócenie czasu pracy: o minimum 10% w pierwszych 6 miesiącach i o 20% w kolejnych 6 miesiącach.
Co można sfinansować?
Pilotaż nie ogranicza się do dofinasowania wynagrodzeń pracowników nim objętych. W ramach projektu finansowane może być też:
- badania, analizy oraz ekspertyzy wdrożeniowe;
- przygotowanie dokumentów (regulaminów, harmonogramów itp.);
- szkolenia i wsparcie zespołu związane z testowanym rozwiązaniem;
- optymalizacja i automatyzacja procesów kluczowych dla możliwości skracania czasu pracy np. poprzez zakup narzędzi do optymalizacji pracy – dostosowanych do specyfiki pracodawcy;
- zapewnienie narzędzi, które usprawnią wdrożenie skróconego czasu pracy – ograniczających zbędne procedury, zmniejszających ryzyko błędów i automatyzujących powtarzalne zadania
Maksymalna wartość projektu to 1 mln zł, przy limicie 20 tys. zł na jednego pracownika. Środki pochodzące z Funduszu Pracy mają być wydatkowane zgodnie z umową i rozliczane w systemie elektronicznym.
Na jakiej podstawie będą wybierane projekty?
Zgłoszenie do pilotażu to dopiero pierwszy krok. Aby projekt miał szansę na dofinansowanie, musi spełniać szereg precyzyjnie określonych kryteriów – formalnych i merytorycznych.
Przede wszystkim wniosek musi spełnić opisane wyżej wymagania formalne dot. uprawnionego podmiotu nie tylko w zakresie organizacyjnym, ale również kosztowym. Dokumenty muszą być kompletne i złożone terminowo w formie elektronicznej. Pracodawca musi także zadeklarować regularne wypełnianie ankiet i brak zaległości wobec ZUS, urzędów skarbowych i pracowników. W przypadku pomocy de minimis – konieczne jest złożenie odpowiednich zaświadczeń i dokumentów.
Projekty, które spełnią wymagania formalne, przechodzą do oceny merytorycznej. Tu liczy się przede wszystkim jakość i pomysłowość zaproponowanego rozwiązania. Oceniane będą m.in.:
- zasięg pilotażu – czyli odsetek pracowników objętych skróconym czasem pracy (im więcej, tym lepiej);
- spójność i racjonalność projektu – czy planowane działania są przemyślane i możliwe do wdrożenia w danej organizacji;
- zakres zmian organizacyjnych i technologicznych – czy firma planuje usprawnienia, automatyzację, nowe narzędzia czy modyfikacje procesów;
- sposób oceny efektów – czy przewidziano wskaźniki i narzędzia do realnego mierzenia wydajności oraz skuteczności zmian.
Ocena odbywa się w ramach tzw. 12 „koszyków” – czyli podziału według branży (grupy PKD) i wielkości zatrudnienia. Dzięki temu mikrofirmy nie rywalizują bezpośrednio z dużymi instytucjami, a każde zgłoszenie ma szansę być oceniane w adekwatnym kontekście. Do dofinansowania trafią najlepiej ocenione projekty w każdej grupie – aż do wyczerpania dostępnej puli środków (50 mln zł z możliwością zwiększenia).
Jak wygląda harmonogram pilotażu?
Wnioski można składać od 14 sierpnia do 15 września 2025 r. Do 15 października 2025 roku nastąpi rozstrzygnięcie naboru oraz publikacja listy pracodawców, którzy zakwalifikowali się do pilotażu.
Realizacja projektu pilotażowego rozpoczyna się od dnia zawarcia umowy i podzielona jest na trzy etapy:
I ETAP (przygotowanie): do 31 grudnia 2025 r.
- stworzenie planu wdrożenia modelu
- ankiety wstępne dla pracowników i pracodawców
II ETAP (testowanie): od stycznia do grudnia 2026 r.
- realne wdrożenie skróconego czasu pracy
- kwartalne badania i monitoring
III ETAP (podsumowanie): do 15 maja 2027 r.
- ocena efektów, rekomendacje, sprawozdanie końcowe
Co to oznacza dla pracodawców?
To nie tylko pierwszy tak duży, systemowy test skróconego czasu pracy w tej części Europy, ale również pierwszy na tak wielką skalę pilotaż w Polsce. Program daje szansę na przetestowanie innowacyjnych modeli pracy w bezpiecznych warunkach tj. z ograniczonym ryzykiem i realnym wsparciem finansowym. Efekty pilotażu mają również przełożyć się na rekomendacje legislacyjne – niewykluczone, że część rozwiązań trafi do przyszłych zmian w Kodeksie pracy.
Planujesz udział w pilotażu? Działaj z wyprzedzeniem.
Jeśli rozważasz zgłoszenie swojej organizacji – warto już teraz przygotować się formalnie i organizacyjnie. Dokumenty aplikacyjne (wzór wniosku, projekt pilotażowy, regulamin) znajdziesz na stronie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej:
Potrzebujesz wsparcia przy analizie wymagań, zaprojektowaniu modelu skróconego czasu pracy albo wypełnieniu dokumentacji? Pomożemy. Na co dzień doradzamy w obszarze prawa pracy i HR – także wtedy, gdy zmiana zaczyna się od pilotażu.
30.07.2025
