Przejście na e-teczkę – jak zrobić to prosto i efektywnie?

Choć przepisy pozwalają na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, wielu pracodawców rezygnuje z takiej możliwości, w obawie przed skomplikowanym procesem  przenoszenia dokumentacji. Skanowanie i umieszczanie dokumentacji w systemie elektronicznym jest czasochłonnym zajęciem, więc może to powodować „sparaliżowanie” działu HR. Możliwe jest jednak usprawnienie i ułatwienie tego procesu tak, aby jak najmniej zakłócał codzienne obowiązki pracowników.

Odpowiednie przygotowanie

Równie ważne, jak samo przenoszenie dokumentacji, jest odpowiednie przygotowanie się do tego procesu. Należy pamiętać, że zmiana sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej to projekt zespołowy i wymaga najczęściej zaangażowania pracowników działu HR, działu IT oraz inspektora danych osobowych. Zanim rozpoczniemy sam proces przenoszenia dokumentów, należy więc zorganizować zespołową burzę mózgów i odpowiedzieć na kilka ważnych pytań:

1. Czy dokumentacja pracownicza w zakładzie pracy jest kompletna i „poukładana”?
2. Z jakiego systemu do elektronicznego przechowywania danych osobowych będziemy korzystać? Jakie są jego funkcje?
3. Jakie dokumenty chcemy przechowywać elektronicznie?
4. Czy elektroniczna dokumentacja pracownicza będzie prowadzona dla wszystkich pracowników?
5. Czy osoby, które będą brać udział w procesie zmiany sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej, posiadają odpowiednie upoważnienia do przetwarzania akt osobowych?

Uzgodnienie powyższych kwestii pozwoli podejść do całego procesu z większym spokojem i sprawi, że przenoszenie dokumentacji będzie odbywać się sprawniej.

Nie wszystko naraz

Warto podzielić proces przenoszenia dokumentacji na etapy. Nawet jeśli docelowo chcemy przechowywać elektronicznie pełną dokumentację pracowniczą wszystkich pracowników, nie musimy przenosić wszystkich dokumentów za jednym razem i w tym samym czasie. Dużym ułatwieniem będzie podzielenie pracowników na grupy i tworzenie e-teczek po kolei dla każdej z grup. Dobrym pomysłem jest zacząć cały proces od pracowników nowozatrudnionych – przykładowo, zatrudnionych od początku tego roku. W ten sposób w pierwszej kolejności przenosimy stosunkowo niewielką część dokumentów, a dzięki temu stopniowo uczymy się w praktyce działania systemu do przechowywania elektronicznej dokumentacji.

Ważne jest też, że proces przenoszenia dokumentacji może być podzielony ze względu na rodzaj dokumentów. Dokumentację pracowniczą danego pracownika można prowadzić jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej – trzeba jednak pamiętać o tym, że akta osobowe w całości muszą być prowadzone w jednej postaci. Taka sama zasada obowiązuje w odniesieniu do poszczególnych części dokumentacji pracowniczej wymienionych w § 6 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Można np. ewidencję czasu pracy (§ 6 pkt 1 Rozporządzenia) prowadzić w formie elektronicznej, a pozostałe części dokumentacji – w formie papierowej. Nie jest jednak dopuszczalne, aby w ramach jednej części, np. ewidencji czasu pracy, niektóre dokumenty przechowywać elektronicznie, a inne papierowo.

Uporządkowanie dokumentacji pracowniczej

Przed rozpoczęciem faktycznego skanowania i zamieszczania pików w systemie elektronicznym, warto upewnić się, że przechowujemy w aktach osobowych i pozostałej dokumentacji tylko te dokumenty, które pracodawca powinien (może albo musi) przechowywać na podstawie obowiązujących przepisów. Jeśli w dokumentacji znajdziemy takie informacje, których pracodawca nie powinien posiadać, należy usunąć je. Przykładowo, zdarza się w dalszym ciągu, że w aktach osobowych pracowników można znaleźć kserokopie dowodów osobistych, choć pracodawca nie ma podstaw do ich przechowywania. Należy więc zniszczyć takie dokumenty.

Na tym etapie dobrze jest też sprawdzić, czy dokumenty są odpowiednio uporządkowane, tj. czy przechowywane są w odpowiednich częściach dokumentacji. Przechowywanie w nieprawidłowej części może w przyszłości utrudnić wyszukanie odpowiedniego dokumentu w systemie elektronicznym.

Zaangażowanie zewnętrznej firmy

Przepisy nie wyłączają możliwości przekazania zewnętrznym podmiotom zadań związanych z przenoszeniem dokumentacji. Nie ma więc przeszkód, aby zaangażować zewnętrzną firmę, która zajmie się skanowaniem dokumentów i ich zamieszczaniem w odpowiednim systemie. Dzięki outsourcingowi tych zadań, pracownicy działu HR (czy inni pracownicy, którzy byliby zaangażowani w proces) będą mogli zajmować się swoimi zwykłymi, standardowymi obowiązkami, a przenoszenie dokumentacji do systemu elektronicznego nie będzie zakłócać codziennej pracy działu.

Powierzając zadania zewnętrznej firmie trzeba pamiętać o zapewnieniu odpowiednich upoważnień do przetwarzania danych osobowych pracowników, a w upoważnieniach tych trzeba wyraźnie wskazać zakres, cel i czas przetwarzania.

Podsumowując, proces przenoszenia dokumentacji pracowniczej do systemu elektronicznego nie musi być rewolucją wywołującą stres pracowników i zaburzającą normalny tryb pracy działu HR. Odpowiednie przygotowanie się do tego procesu, w szczególności jego dokładne zaplanowanie, pozwala na stopniowe wdrażanie „elektronicznych teczek” i zwiększa komfort osób biorących w nim udział.

Chętnie pomożemy Państwu zaplanować taki proces i przygotować się do przejścia na e-teczki w taki sposób, aby proces ten był dla Państwa jak najbardziej płynny i łatwy.