Projekt ustawy o sygnalistach – nowe obowiązki pracodawców oraz odstraszające kary

W polskim systemie prawnym nie można obecnie wskazać jednej, kompleksowej regulacji prawnej chroniącej osoby, które w dobrej wierze i interesie publicznym zgłaszają lub ujawniają informacje o naruszeniach prawa uzyskane w związku z wykonywaną pracą. W najbliższym czasie ma się to jednak zmienić, a to za sprawą tzw. dyrektywy o sygnalistach¹, zgodnie z którą do dnia 17 grudnia 2021 r. państwa członkowskie muszą wprowadzić w życie odpowiednie przepisy. Projekt polskiej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa został opublikowany 18 października br. Poniżej przedstawione zostały jego główne założenia i najistotniejsze kwestie związane z nowymi obowiązkami pracodawców w tym zakresie.

Kim jest sygnalista?

Zgodnie z projektem ustawy status sygnalisty może uzyskać osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Będzie to zatem m.in.:

• pracownik (również były);
• osoba dopiero ubiegająca się o zatrudnianie;
• osoba świadcząca pracę na podstawie umów cywilnoprawnych;
• członek organu osoby prawnej;
• stażysta lub wolontariusz.

Należy pamiętać, że warunkiem uzyskania ochrony będzie dokonanie przez sygnalistę zgłoszenia zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy, a ochroną będą objęte również osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia.

Ochrona sygnalisty

Ochrona osoby zgłaszającej naruszenia prawa ma polegać w szczególności na zakazie podejmowania wobec niej działań odwetowych, w tym jej niekorzystnego traktowania w zatrudnieniu. Ponadto należy liczyć się również z obowiązkiem zapewnienia tej osobie pełnej poufności poprzez opracowanie i wdrożenie odpowiedniej procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania dalszych działań wyjaśniających.

Przedmiotowy zakres naruszeń

Naruszeniem prawa, które może być przedmiotem zgłoszenia ze strony sygnalisty będzie działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem dotyczące wymienionych w ustawie obszarów, w tym m.in.:

• zamówień publicznych;
• ochrony środowiska;
• bezpieczeństwa produktów;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• oraz usług, produktów i rynków finansowych.

Ponadto, w przypadku zgłoszeń wewnętrznych pracodawca ma mieć możliwość rozszerzenia zakresu naruszeń prawa o nieprawidłowości dotyczące np. regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.

Kanały zgłaszania naruszeń

Sygnaliści będą mogli zgłaszać naruszenia za pomocą trzech kanałów:

1. zgłoszenia wewnętrznego, polegającego na przekazaniu informacji o naruszeniu prawa pracodawcy;
2. zgłoszenia zewnętrznego, czyli poinformowaniu o naruszeniu prawa organu publicznego lub organu centralnego;
3. ujawnienia publicznego, które zakłada podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.

Dla pracodawców najbardziej pożądanym sposobem zgłaszania naruszeń będzie z pewnością zgłoszenie wewnętrzne, które może pozwolić uniknąć m.in. ewentualnych szkód wizerunkowych.

Kanał wewnętrznych zgłoszeń

Obowiązek ustalenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, ma dotyczyć co do zasady pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Warto mieć przy tym na względzie:

1. konieczność uzgodnienia treści regulaminu z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników – jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa;
2. termin wejścia w życie regulaminu, tj. 2 tygodnie od dnia podania go do wiadomości pracowników;
3. obowiązek zapoznania pracownika z treścią regulaminu przed dopuszczeniem go do pracy.

Wobec powyższego pracodawcy powinni wziąć pod uwagę nie tylko krótki termin wejścia w życie ustawy, ale także potencjalnie czasochłonną fazę konsultacji z organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników.

Anonimowe zgłoszenia

Zgodnie z projektowaną ustawą do zgłoszeń anonimowych będą stosowane jej przepisy wtedy, gdy zostanie to przewidziane odpowiednio w stosowanym przez pracodawcę regulaminie zgłoszeń wewnętrznych lub procedurze zgłoszeń naruszeń prawa organowi publicznemu.

Oznacza to, że od decyzji pracodawcy będzie zależało przyjmowanie i podejmowanie dalszych działań w związku z wpłynięciem do niego zgłoszenia anonimowego. Chociaż dopuszczalne będzie już „na starcie” eliminowanie wszystkich zgłoszeń anonimowych, pracodawcy powinni rozważyć wszystkie wady i zalety takiego rozwiązania.

W mojej ocenie przyjmowanie przez pracodawcę zgłoszeń anonimowych może stanowić zachętę dla pracowników do ich wewnętrznego dokonywania. Z drugiej strony istnieje wtedy ryzyko wpływu większej liczby zgłoszeń niepotwierdzonych, a dodatkowo należy liczyć się z potencjalnymi trudnościami podczas podejmowania działań wyjaśniających, których przeprowadzenie może wymagać np. zadania sygnaliście dodatkowych pytań.

Rejestr zgłoszeń

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy, poza ustaleniem regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, będzie prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Dokonanie w nim wpisu będzie następowało na podstawie zgłoszenia wewnętrznego, a dane zawarte w rejestrze będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Sankcje

W omawianym projekcie przewidziano również przepisy karne, zgodnie z którymi sankcją za naruszenia przepisów ustawy jest grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3. Takiej odpowiedzialności podlegać będzie osoba, która:

1. utrudnia dokonanie zgłoszenia;
2. podejmuje działania odwetowe wobec osoby, która dokonała zgłoszenia lub ujawnienia publicznego;
3. narusza obowiązek zachowania poufności tożsamości osoby, która dokonała zgłoszenia;
4. nie ustanowiła wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych albo ustanowiona przez niego procedura narusza przepisy ustawy;
5. dokonała zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.

Termin wejścia w życie ustawy

Obecnie projekt ustawy przewiduje jej wejście w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Oznacza, że podmioty zatrudniające więcej niż 249 pracowników powinny liczyć się z relatywnie krótkim vacatio leglis, a tym samym niezwłocznie rozpocząć intensywne prace nad wdrożeniem odpowiednich regulacji. Ustawodawca nie przewiduje obecnie dodatkowego okresu przejściowego, który pozwoliłby na etapowe dostosowywanie się do nowych obowiązków. Inaczej wygląda sytuacja podmiotów w sektorze prywatnym zatrudniających co najmniej 50 i mniej niż 250 pracowników, gdyż realizacja przez nich obowiązku ustalenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych może nastąpić do dnia 17 grudnia 2023 r.

Podsumowanie

Czasu na podjęcie odpowiednich działań jest co raz mniej i chociaż obecnie wszyscy zainteresowani mogą bazować jedynie na projekcie ustawy, to już dziś warto rozpocząć prace nad wprowadzeniem w zakładzie pracy stosownych regulacji. Natomiast pracodawcy, u których już obecnie funkcjonują kanały zgłoszeń wewnętrznych powinni zweryfikować, czy ustalone przez nich procedury są zgodne z projektowanymi przepisami.

W przypadku pytań lub wątpliwości zapraszam do kontaktu z Kancelarią.

1. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej jako „Dyrektywa”).