Praca zdalna w Kodeksie pracy – planowane zmiany

Możliwość zlecenia pracy zdalnej pojawiła się ponad rok temu na podstawie tzw. tarczy antykryzysowej i od tamtej pory cieszy się ona dużą popularnością. Z tego względu pojawiły się postulaty dotyczące kontynuowania pracy zdalnej także po wyznaczonym ustawowo okresie jej obowiązywania. Z pierwszych doniesień w tym zakresie wynikało, iż praca zdalna zostanie szczegółowo uregulowana w Kodeksie pracy jeszcze w 2020 r. Jednakże prace legislacyjne nad projektem zmian nadal trwają.

Regulacje na czas pandemii COVID-19

Do momentu wprowadzenia formalnych regulacji dalej obowiązują rozwiązania wskazane w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Obecne przepisy pozostawiają pracodawcy dużą swobodę w zakresie kształtowania wewnątrzzakładowych zasad stosowania pracy zdalnej. Zgodnie z aktualnymi przepisami praca zdalna zlecana jest przez pracodawcę, zatem to od jego decyzji zależy, kto i kiedy może korzystać z tego rozwiązania, a pracodawca nie jest związany ewentualnymi prośbami lub wnioskami pracowników w tym zakresie.

Brak stabilnych rozwiązań po zakończeniu pandemii

Kolejnym aspektem budzącym niepokój wśród zatrudnionych jest obecny termin obowiązywania przepisów dotyczących pracy zdalnej (tj. w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu), a także możliwość cofnięcia polecenia przez pracodawcę w każdym czasie, co może się wiązać z nagłym wezwaniem na teren zakładu pracy. W związku z powyższym z perspektywy pracowników bieżące regulacje mogą wywoływać niepewność co do tej formy świadczenia pracy. Stąd w przypadku zatrudniania nowych osób, którym zależy na długofalowym i stałym wykonywaniu pracy „na odległość”, czyli poza zakładem pracy, jedynym prawnie pewnym rozwiązaniem na ten moment jest telepraca. Tę ma jednak zastąpić praca zdalna.

Projektowane zmiany w przepisach kodeksu pracy

Przyglądając się głównym założeniom obecnej wersji projektu ustawy nie sposób oprzeć się wrażeniu, że nowa regulacja będzie stanowić połączenie obecnych przepisów i rozwiązań dotyczących telepracy i pracy zdalnej. Poniżej zaprezentowano najważniejsze założenia nowych regulacji.

Miejsce wykonywania pracy zdalnej

Praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Oznacza to, że możliwe będzie świadczenie pracy zdalnej całkowicie lub hybrydowo tzn. łączenie możliwości pracy zdalnej z pracą stacjonarną.

Zmiana dotychczasowych warunków pracy

Uzgodnienie między stronami dotyczące wykonywania pracy zdalnej będzie dopuszczalne zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak również w trakcie zatrudnienia. W efekcie nie tylko nowo zatrudnione osoby, ale także dotychczasowi pracownicy będą mogli świadczyć pracę zdalną.

Dokumenty określające zasady wykonywania pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej będą określane w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładowymi organizacjami zawodowymi, a jeżeli nie dojdzie do zawarcia takiego porozumienia, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie z uwzględnieniem ustaleń podjętych w toku uzgadniania porozumienia. U pracodawcy, u którego nie działają związki zawodowe zasady wykonywania pracy zdalnej będą zawarte w regulaminie ustalonym przez pracodawcę, po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Wykonywanie pracy zdalnej będzie jednak dopuszczalne na wniosek pracownika także w przypadku, gdy nie zostanie zawarte porozumienie albo nie zostanie wydany regulamin.

Na względzie należy mieć, iż projekt ustawy określa minimalną treść porozumienia z zakładową organizacją związkową, regulaminu, porozumienia z pracownikiem lub polecenia pracy zdalnej.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

W szczególnych przypadkach praca zdalna będzie mogła być wykonywana także na polecenie pracodawcy tj.:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub
• gdy będzie to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.

Polecenie będzie wymagało odebrania od pracownika oświadczenia, iż posiada on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Praca zdalna okazjonalna

Na wniosek pracownika praca zdalna będzie mogła być wykonywana także w sposób okazjonalny (w wymiarze 12 dni w skali roku kalendarzowego). W takim przypadku pracodawca nie będzie jednak zobowiązany do m.in.  dostarczenia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy ani zapewnienia zdalnej pomocy technicznej. Wniosek, o którym mowa powyżej pracodawca powinien w miarę możliwości uwzględnić.

Wnioski pracowników-rodziców

Projekt ustawy określa krąg pracowników, których wniosek o wykonywanie pracy zdalnej będzie dla pracodawcy co do zasady wiążący – są to pracownicy wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia, a także określeni w przepisach pracownicy, w tym rodzice dzieci z niepełnosprawnością. Zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia wniosku tych pracowników tylko, gdy jego uwzględnienie nie będzie możliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Zakaz dyskryminacji i wypowiedzenia umowy

Projekt zawiera zakaz wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę ze względu na odmowę lub zaprzestanie przez niego wykonywania pracy zdalnej oraz zakaz dyskryminacji pracownika wykonującego pracę zdalną.

Pracownik wykonujący pracę zdalną będzie miał zapewnioną możliwość przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Materiały, narzędzia oraz koszty

Pracodawca będzie zobowiązany dostarczyć pracownikowi materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej oraz pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych, a także inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli zwrot takich kosztów zostanie określony. Ponadto pracodawca będzie zobowiązany zapewnić pracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Forma składania wniosków przez pracownika

W przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy kodeksu wymagają formy pisemnej, będą mogły być składane w postaci papierowej lub elektronicznej, co z pewnością będzie stanowiło ułatwienie dla obu stron stosunku pracy.

BHP

Pracodawca będzie realizował obowiązki wynikające z zakresu BHP wynikające z działu dziesiątego Kodeksu pracy z wyłączeniem obowiązków:

• organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami BHP;
• dbania o bezpieczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego;
• dotyczących pomieszczeń pracy i obiektów budowlanych;
• dotyczących urządzeń sanitarnych i środków higieny osobistej.

Szkolenia z zakresu BHP

Szkolenie wstępne BHP osób zatrudnianych do pracy zdalnej na stanowiska administracyjno-biurowe w całości będzie mogło się odbywać za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Pracownik potwierdzi jego odbycie w postaci papierowej lub elektronicznej.

Sporządzenie oceny ryzyka

Pracodawca będzie miał obowiązek sporządzić ocenę ryzyka zawodowego oraz opracować informację zawierającą zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej oraz zasady jej bezpiecznego i higienicznego wykonywania. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik będzie zobowiązany potwierdzić, w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z oceną ryzyka zawodowego oraz zobowiązanie do ich przestrzegania.

Pracodawca nie będzie mógł zlecić wykonywania części prac w trybie zdalnym

Niedopuszczalne będzie zlecanie w ramach pracy zdalnej prac:

• szczególnie niebezpiecznych;
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych;
• z zastosowaniem substancji szkodliwej dla zdrowia lub mieszaniny szkodliwej dla zdrowia lub procesów technologicznych, których produktem może być taka substancja lub mieszanina;
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się substancji trujących, zakaźnych, promieniotwórczych, drażniących lub uczulających oraz innych substancji o nieprzyjemnym zapachu, a także przy pracach pylących lub powodujących intensywne brudzenie.

Wypadki przy pracy

Do badania wypadku przy pracy zdalnej będą stosowane odpowiednio przepisy o wypadkach przy pracy – z uwzględnieniem prawa pracownika do ochrony prywatności. Pracodawcy muszą się więc liczyć z obowiązkiem powołania zespołu powypadkowego, którego zadaniem będzie ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy.

Zgłoszenie pracodawcy wypadku przy pracy zdalnej będzie oznaczało wyrażenie zgody na przeprowadzenie oględzin miejsca wypadku, przy czym jego termin będzie uzgadniany pomiędzy pracownikiem a zespołem powypadkowym. Jednocześnie gdy zespół powypadkowy uzna, że nie jest konieczne przeprowadzanie oględzin miejsca wypadku, gdyż okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości, może odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej.

Termin wejścia w życie przepisów dotyczących pracy zdalnej nie jest znany

Prace nad projektem nie są skończone, zatem mogą jeszcze nastąpić zmiany w kwestii regulacji pracy zdalnej. Na ten moment obecny projekt ustawy zakłada jego wejście w życie po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii i stanu zagrożenia epidemicznego ogłoszonego w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2. Jedno jest jednak pewne – praca zdalna na stałe zagości w wielu zakładach pracy.

O zmianach w tym zakresie będziemy Państwa informować na bieżąco.