Praca zdalna, kontrola trzeźwości, work-life balance – nowości w prawie HR

6 lutego 2023 r. w Dzienniku Ustaw została ogłoszona ustawa, która wprowadza do Kodeksu pracy przepisy dot. pracy zdalnej i kontroli trzeźwości. Ustawodawca rozróżnił termin wejścia w życie owych przepisów. Regulacje dot. kontroli trzeźwości weszły życie w dniu 21 lutego 2023 r., zaś przepisy dot. pracy zdalnej zaczną obowiązywać już niebawem – od dnia 7 kwietnia 2023 r.

Cele oraz zasady kontroli trzeźwości

Na podstawie nowych przepisów pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników w zakładzie pracy dla celów takich jak: zapewnienie ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrona mienia. Kontrola powinna być przeprowadzona bez naruszania godności osobistej oraz innych dóbr osobistych pracownika. Co istotne, kontrola ta może być przeprowadzona za pomocą metod, które nie wymagają badań laboratoryjnych – zatem np. za pomocą alkomatu.

Kontrola trzeźwości a przetwarzanie danych osobowych

Pracodawca może przetwarzać informację o godzinie, minucie i dacie przeprowadzonego badania i jego wyniku i przechowywać je w aktach osobowych pracownika (zgodnie z zapowiedziami w tym właśnie celu powstać ma nowa część „E” akt osobowych) maksymalnie przez okres jednego roku od ich zebrania. Niezwykle ważne jest to, że kontrolę może przeprowadzić wyłącznie sam pracodawca lub osoba bezpośredniego przez niego wskazana, która posiada pisemne upoważnienie pozwalające na jej dokonywanie, a co za tym idzie – posiada odpowiednie ku temu kwalifikacje.

Obowiązek uregulowania kontroli trzeźwości w akcie wewnątrzzakładowym

Wszelkie postanowienia dot. kontroli trzeźwości, tj. informacja o jej prowadzeniu, częstotliwości i czasie, sposobie przeprowadzania, grupie pracowników podlegających kontroli, zawarte być winny w akcie wewnątrzzakładowym (układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu). Pracodawca ma nadto obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu kontroli trzeźwości najpóźniej na 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania oraz zapoznać z procedurą kontrolną wszystkich nowozatrudnionych pracowników.

Pozytywny wynik kontroli trzeźwości – co wtedy?

Jeżeli w wyniku kontroli trzeźwości zostanie stwierdzona obecność alkoholu w organizmie pracownika, która wskazuje na stan nietrzeźwości lub stan po spożyciu alkoholu, pracodawca nie dopuszcza pracownika do pracy. Okres niedopuszczenia do pracy powinien być traktowany jako nieusprawiedliwiona nieobecność, zatem pracownikowi nie będzie przysługiwać wynagrodzenie za ten czas. Dodatkowo może być to przyczyną nałożenia na pracownika sankcji porządkowych lub dyscyplinarnych.

Badanie na obecność środków działających podobnie do alkoholu

Ustawa wprowadziła możliwość wprowadzenia przez pracodawcę kontroli pracowników na zawartość w organizmie środków działających podobnie do alkoholu, których definicję zawiera rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 16 lutego 2023 r. w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika (tj. Dz. U. 2023 poz. 317). Do ww. kontroli odpowiednio stosuje się przepisy dot. kontroli trzeźwości.

Praca zdalna – nowość w Kodeksie pracy

Przepisy dot. pracy zdalnej stanowią swoiste novum w polskim ustawodawstwie. Wraz z ich wprowadzeniem wyeliminowane z kodeksu zostaną przepisy regulujące telepracę.

Pracą zdalną w „nowym kształcie” będzie praca wykonywana, całkowicie lub częściowo, w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Ustawodawca przewidział możliwość ustalenia tego typu pracy zarówno na etapie zawierania umowy o pracę, jak i w trakcie już trwającego zatrudnienia (na wniosek pracownika albo z inicjatywy pracodawcy).

Zasady wykonywania pracy zdalnej będą musiały zostać uzgodnione przez pracodawcę w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. Jeżeli zawarcie ww. porozumienia ze stroną związkową nie będzie możliwe, pracodawca ustalał będzie zasady wykonywania pracy zdalnej w wydanym przez siebie regulaminie. Podobnie będzie to wyglądało w sytuacji, w której w zakładzie pracy nie działają związki zawodowe, przy czym w tym przypadku wydanie regulaminu nastąpić winno po uprzednim przeprowadzeniu obowiązkowych konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Praca zdalna – polecenie pracodawcy

W nadzwyczajnych sytuacjach pracodawca będzie mógł wydać pracownikowi jednostronne polecenie wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca będzie uprawniony skorzystać z tego wariantu np. w okresie obowiązywania stanu epidemii, stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu nadzwyczajnego oraz w okresie 3 miesięcy od ich odwołania lub jeżeli nie będzie w stanie zapewnić pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy z powodu wystąpienia siły wyższej (np. zalania biura w wyniku powodzi). Niezbędnym elementem w ww. przypadku będzie złożenie przez pracownika oświadczenia, że posiada on odpowiednie warunki do wykonywania pracy zdalnej.

Czy pracodawca będzie mógł nie udzielić zgody na wykonywanie pracy zdalnej?

Co do zasady, pracodawca nie będzie musiał zgadzać się na wykonywanie pracy w trybie zdalnym. Przepisy przewidują jednak od tego wyjątki. Będą należeć do nich m.in. wnioski o wykonywanie pracy zdalnej składane przez: pracownice w ciąży, pracownika, który wychowuje dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia lub opiekującego się innym członkiem najbliższej rodziny. Niemniej nawet w tych sytuacjach pracodawca nie będzie pozbawiony prawa odmowy. Nieprzychylenie się do wniosku będzie mogło być bowiem podyktowane rodzajem pracy lub jej organizacją. W takim wypadku pracodawca będzie zobowiązany przedstawić pracownikowi przyczynę odmowy na piśmie.

Kto poniesie koszty pracy zdalnej – pracodawca czy pracownik?

Pracodawca będzie miał obowiązek zapewnienia pracownikowi wszystkich niezbędnych urządzeń i materiałów do wykonywania pracy zdalnej, a ponadto pokrycia kosztów energii elektrycznej lub usług komunikacyjnych, poprzez wypłacenie odpowiedniego ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu.

Kontrole w zakresie BHP i przestrzegania RODO

Pracodawca na mocy nowych przepisów zyska prawo przeprowadzenia kontroli w zakresie BHP i ochrony danych osobowych dot. wykonywania pracy zdalnej. Kontrola taka wprowadzona może być w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy i w godzinach pracy pracownika.

Praca zdalna okazjonalna

Nowe regulacje wprowadzą do Kodeksu pracy pracę zdalną okazjonalną, która przysługiwać będzie pracownikowi na jego wniosek (papierowy lub elektroniczny) w wymiarze max. 24 dni w roku kalendarzowym.

Implementacja dyrektyw unijnych

Wyczekiwana (choć opóźniona) nowelizacja Kodeksu pracy wdrażająca dyrektywy unijne, tj. tzw. dyrektywę work-life balance i dyrektywę o przejrzystych i przewidywalnych warunkach zatrudnienia, nadchodzi wielkimi krokami. Obecnie ustawa procedowana jest w Senacie.

Przejrzyste i przewidywalne warunki zatrudnienia

Do najważniejszych zmian, które zostaną wprowadzone w ww. zakresie, będą należeć m.in.: uzależnienie czasu trwania umowy na okres próbny od czasu, na jaki pracownik ma być zatrudniony po zakończeniu okresu próbnego; wprowadzenie dodatkowych elementów do umów o pracę; obowiązek wskazania przyczyny rozwiązywania umowy o pracę zawartej na czas określony, a także przeprowadzenia uprzedniej konsultacji w tym zakresie z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową.

Work-life balance

Najbardziej istotne zmiany wynikające z tej dyrektywy będą dotyczyć wprowadzenia dodatkowych 5 dni urlopu opiekuńczego w celu opieki nad członkiem rodziny lub inną osobą wspólnie zamieszkującą, która owej opieki wymaga z poważnych względów medycznych; bezpłatnego zwolnienia od pracy w wymiarze 2 dni lub 16 godzin z powodu działania siły wyższej oraz obowiązku uwzględniania przez pracodawcę wniosków określonych grup pracowników związanych z wprowadzeniem elastycznej organizacji czasu pracy.

Wnioski dla pracodawców

• 2023 rok jest rokiem prawdziwych rewolucji w prawie pracy i HR.
• Część z nowych przepisów już na etapie prac legislacyjnych rodzi wiele pytań i wątpliwości – odpowiedź na nie ukształtują rozwiązania proponowane przez praktyków i ekspertów z dziedziny prawa pracy oraz orzecznictwo sądowe.
• Pracodawcy muszą dostosować swoje akty i polityki wewnątrzzakładowe, by spełnić wymagania nałożone na nich nowymi przepisami.