Polityka zdrowia psychicznego – trend czy obowiązek po stronie pracodawcy?

Pracodawcy coraz częściej rozważają wdrożenie polityki zdrowia psychicznego, która miałaby regulować zasady udzielania pomocy pracownikom w kryzysie. Doświadczenie pandemii, coraz szybsze tempo życia oraz chroniczny stres wpływają negatywnie na pracowników wszystkich grup zawodowych, niezależnie od zajmowanego stanowiska. Pogłębiająca się świadomość w zakresie zdrowia psychicznego oraz wprowadzenie zagadnień z tym związanych do debaty publicznej prowadzą także do powstania pytań o ewentualną działalność pracodawcy związaną z dobrostanem psychicznym pracowników. Czy jest to wyłącznie nowy kierunek, mogący stanowić dodatkowy benefit i zachętę do pracy w organizacji, wyraz troski o pracowników, czy być może obowiązek pracodawcy

Obowiązki pracodawcy wynikające z Kodeksu pracy

Zgodnie z Kodeksem pracy (dalej jako „kp”) do obowiązków pracodawcy należy m.in. zapewnienie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, przeciwdziałanie dyskryminacji i mobbingowi oraz organizowanie pracy w sposób zmniejszający jej uciążliwość. Ich prawidłowa realizacja przez podmiot zatrudniający z pewnością może mieć pozytywny wpływ na kondycję psychiczną pracowników i atmosferę w miejscu pracy. Nie sposób jednak uznać, że z ww. kodeksowych regulacji można wynieść wprost także obowiązek pracodawcy do zapewnienia pracownikom np. dostępu do konsultacji psychologicznych lub telefonów zaufania bezpośrednio w zakładzie pracy.

Ryzyka związane z wdrożeniem polityki zdrowia psychicznego

Oczywiście fakt, iż na pracodawcy nie ciąży obowiązek wprowadzania w organizacji polityk regulujących zasady pomocy pracownikom, nie oznacza, że nie może ona funkcjonować w zakładzie pracy.

Ze względu na coraz częstsze zgłaszanie przez pracowników objawów wypalenia zawodowego czy nawet problemów ze zdrowiem psychicznym jest to temat, który z pewnością warto mieć na uwadze.

Ważne jednak, by pracodawca w pierwszej kolejności oszacował, czy posiada odpowiednie zasoby, które pozwolą mu na realizację postanowień polityki w sposób zgodny z prawem, nie narażając się na negatywne konsekwencje, w tym sankcje z tytułu naruszenia przepisów RODO. Co istotne, dane dotyczące zdrowia należą do kategorii danych wrażliwych, a więc ich zbieranie i przetwarzanie jest dodatkowo obwarowane przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Zgodnie z art. 22^1b § 1kp zbieranie i przetwarzanie tego rodzaju danych jest możliwe wyłącznie za zgodą pracownika, natomiast art. 22^1b § 3 kp stanowi, że do przetwarzania danych osobowych np. dotyczących zdrowia mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę, a nadto osoby te są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy. Co bardzo istotne, pracodawca nie może nakłaniać pracowników do dzielenia się informacjami dotyczącymi stanu ich zdrowia. Należy także wskazać, że zadań związanych z realizacją polityki zdrowia psychicznego nie można powierzyć np. pracownikowi administracji lub działu HR. Dział HR może przyjąć zgłoszenie, natomiast konsultację powinna przeprowadzić wyspecjalizowana osoba z odpowiednimi kwalifikacjami, która faktycznie udzieli wsparcia pracownikowi – psycholog lub psychoterapeuta. O ile rolą działu HR jest identyfikacja zagrożeń i dbanie o zaplecze techniczne, to jednak prowadzenie rozmów z pracownikami przekracza zakres jego uprawnień i możliwości. Okoliczności te sprawiają, że pracodawcy, którzy chcieliby w swoich organizacjach wewnętrznie wprowadzić politykę zdrowia psychicznego, powinni mieć na uwadze pewne dodatkowe wymogi w tym zakresie.

Możliwe rozwiązania ograniczające ryzyko po stronie pracodawcy

Mając na uwadze ilość formalności leżących na barkach pracodawcy, w przypadku organizowania pomocy i wsparcia dla pracowników wewnątrz organizacji, warto także rozważyć rozwiązanie polegające na przekazaniu tego zadania do zewnętrznej firmy w ramach outsourcingu lub rozszerzyć współfinansowane przez pracodawcę pakiety medyczne o konsultacje z psychologiem / psychoterapeutą. To wyjście nie tylko ograniczy ryzyka po stronie pracodawcy, lecz także może przesądzić o efektywności danego narzędzia, ponieważ pracownicy korzystając z pomocy poza organizacją, nie będą obawiać się, że tematy, które poruszają ze specjalistą „dotrą” do pracodawcy.

Dobrym wstępem do polepszenia dobrostanu pracowników może też okazać się przeprowadzanie warsztatów dot. technik radzenia sobie ze stresem lub radzenia sobie w trudnych sytuacjach. Nie należy też zapominać o potencjale związanym ze szkoleniem kadry managerskiej i specjalistów segmentu HR w zakresie umiejętności miękkich, takich jak m.in. doskonalenie umiejętności komunikacyjnych czy rozwiązywanie konfliktów, co z kolei pozwoli na budowanie odpowiednich relacji i atmosfery w zespole oraz identyfikację potencjalnie niebezpiecznych sytuacji. Warto w tym miejscu zaznaczyć wyjątkową rolę managerów oraz działu HR, którzy powinni być szczególnie wyczuleni, przyglądać się zespołowi oraz „monitorować” samopoczucie pracowników. Ich rola jest nieoceniona, gdyż pozostają na pierwszej linii i ich szybka reakcja może uchronić pracownika przed eskalacją problemu i zapewnić mu wparcie, którego w danym momencie potrzebuje. Co więcej, warto cyklicznie przeprowadzać anonimowe ankiety dla pracowników, monitorujące poziom zadowolenia z pracy oraz tendencje wśród pracowników. Pozwoli to zidentyfikować obszary, które wymagają szczególnego zainteresowania ze strony pracodawcy i da czas na wdrożenie środków, które będą stanowiły realne wsparcie dla pracowników.

Refleksja dla pracodawców

Z uwagi na sygnały od naszych Klientów i czynniki występujące w środowiskach pracy takie jak np. wypalenie zawodowe, przewlekłe zmęczenie, czy też niekorzystne reakcje niektórych pracowników na upowszechnienie pracy zdalnej, zachęcamy Państwa do pochylenia się nad tematem i analizy sytuacji dobrostanu psychicznego pracowników w Państwa organizacji. Dobrze skonstruowana i prawidłowo wdrożona procedura, „szyta na miarę” zgodnie z Państwa potrzebami, może usprawnić działanie firmy i sprawić, że pracownicy poczują jak ważne dla pracodawcy jest ich dobre samopoczucie.

Wnioski dla pracodawców:

• dbanie o dobrostan psychiczny pracowników jest pochodną obowiązków pracodawcy wynikającą z Kodeksu pracy, a z pewnością jest wyrazem dbałości pracodawcy o swoich pracowników;
• pracodawcy, którzy decydują się na zaopiekowanie tematu wewnątrz organizacji powinni zwrócić szczególną uwagę na przepisy dot. przetwarzania szczególnego rodzaju danych osobowych, tj. danych wrażliwych;
• w ramach ograniczania ryzyka po stronie pracodawcy warto outsoursować wszelkie możliwe działania poza zakład pracy;
• zacznijmy od szkoleń pracowników w tym zakresie – w szczególności kadry zarządzającej i managerskiej, ponieważ to te osoby jako pierwsze otrzymują sygnały od pracowników o ich złym samopoczuciu w pracy lub mogą sami „wyłapać” borykanie się z takimi problemami w zespole.