Organizowanie praktyk dla małoletnich wymaga weryfikacji niekaralności pracowników

Choć tzw. ustawa Kamilka (czyli nowelizacja ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich) weszła w życie już 15 lutego 2024 r., wielu pracodawców nie zdaje sobie sprawy z tego, że ustawa ta nakłada na nich istotne obowiązki, a ich niewykonanie może skutkować odpowiedzialnością karną. Jakieś czas temu pisałam już o standardach ochrony małoletnich, które muszą być wdrożone przez pracodawców przyjmujących osoby niepełnoletnie. Tym razem omówię drugi z obowiązków takiego pracodawcy, tj. obowiązek weryfikacji niekaralności zatrudnionych osób.

Kogo należy zweryfikować?

Podmiot zatrudniający ma obowiązek dokonać weryfikacji niekaralności każdej osoby, która po wejściu w życie ustawy (tj. po 15 lutego 2024 r.) ma zostać przez niego dopuszczana do wykonywania zadań związanych m.in. z edukacją, rozwojem lub wychowaniem małoletnich (tj. osób, które nie ukończyły 18 roku życia). Nie ma przy tym znaczenia rodzaj umowy zawieranej z taką osobą, więc może to być zarówno pracownik, jak i np. zleceniobiorca. Weryfikacji podlegają też osoby, z którymi nie zawieramy żadnej formalnej umowy, a które będą dopuszczone do zadań związanych z małoletnimi. Ważne jest, że taka osoba ma wykonywać obowiązki związane z edukacją, rozwojem czy wychowaniem małoletnich, czyli osób do 18 roku życia. Należy zaznaczyć, że nie ma znaczenia też obywatelstwo osoby dopuszczanej do takich zadań – osoby z zagranicy również mają obowiązek przejść weryfikację.

Osoby wykonujące zadania związane z edukacją, rozwojem czy wychowaniem małoletnich, to będą przede wszystkim osoby będące opiekunami praktyk i prowadzące zajęcia/szkolenia dla przyjmowanych praktykantów. W zależności jednak od tego, jak organizowane są praktyki, mogą to być także inni pracownicy (czy osoby zatrudnione na innej podstawie), którzy wydają praktykantom polecenia i weryfikują wykonywanie przez nich zadań. W każdym przypadku trzeba więc odrębnie przeanalizować okoliczności i ustalić, kto powinien podlegać weryfikacji.

Osoby dopuszczone do zadań związanych z małoletnimi przed 15 lutego

W związku z tym, że przepisy ustawy Kamilka, wprowadzające obowiązek weryfikacji niekaralności, weszły w życie 15 lutego 2024 r., przyjmuje się, że nie podlegają weryfikacji osoby, które przed tą datą zostały dopuszczone do wykonywania zadań związanych z małoletnimi.

Trzeba więc pamiętać, że nawet jeśli pracownik/zleceniobiorca (czy osoba dopuszczona do wykonywania zadań na innej podstawie) był zatrudniony jeszcze przed 15 lutego 2024 r., ale dopiero po tej dacie w zakres jego obowiązków weszły zadania związane z edukacją, rozwojem czy wychowaniem małoletnich, to taką osobę również powinniśmy zweryfikować, ponieważ do powierzenia zadań dot. małoletnich doszło już po wejściu w życie ustawy Kamilka.

Kiedy należy przeprowadzić weryfikację?

Zgodnie z przepisami, weryfikacja niekaralności powinna być przeprowadzona przed dopuszczeniem do wykonywania zadań związanych z małoletnimi. W przypadku, gdy mamy zamiar zawrzeć umowę o pracę, w ramach której pracownik będzie wykonywał obowiązki związane z małoletnimi, weryfikacja powinna być przeprowadzona przed nawiązaniem stosunku pracy, więc jeszcze na etapie rekrutacji.  

Jeśli jednak podmiot zatrudniający miał obowiązek zweryfikowania niekaralności, np. z uwagi na zawarcie umowy zlecenia w maju tego roku, a obowiązku tego wtedy nie wykonano, to należy ten obowiązek „nadrobić” i zweryfikować te osoby jak najszybciej mimo tego, że weryfikacja nie będzie przeprowadzona przed dopuszczeniem do wykonywania zadań.

Jak przebiega weryfikacja?

Weryfikacja niekaralności obejmuje zawsze uzyskanie informacji z dwóch polskich rejestrów: Krajowego Rejestru Karnego oraz Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym. Dodatkowo, osoba, która podlega weryfikacji, ma obowiązek przedłożyć oświadczenie o państwach (innych niż Polska lub państwo obywatelstwa), w których zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat. Jeśli kandydat do wykonywania zadań związanych z małoletnimi posiada obywatelstwo inne niż polskie lub wskazał w ww. oświadczeniu, że zamieszkiwał w innym państwie, to powstaje obowiązek przedłożenia także zaświadczeń z rejestrów zagranicznych. Dopiero gdy w danym państwie nie ma możliwości uzyskania odpowiedniego zaświadczenia, to osoba dopuszczana do pracy (czy innej działalności) powinna przedłożyć samodzielne oświadczenie o tym, że nie jest w tym państwie skazana prawomocnie za określone w ustawie przestępstwa.

Kto uzyskuje informacje?

Obowiązek weryfikacji jest podzielony na dwie części i obciąża zarówno kandydata do wykonywania zadań, jak i podmiot zatrudniający. Przedłożenie zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego (oraz ewentualnych zaświadczeń z innych państw) to obowiązek osoby zatrudnianej. Z kolei podmiot zatrudniający musi zweryfikować, czy dane tej osoby figurują w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym.

Jakie są skutki niewykonania obowiązku weryfikacji niekaralności?

Niewykonanie obowiązków przez podmiot zatrudniający lub przez osobę zatrudnianą może skutkować pociągnięciem do odpowiedzialności karnej. Nieprzedłożenie zaświadczenia z KRK przez osobę zatrudnianą czy dopuszczenie takiej osoby do wykonywania zadań bez weryfikacji w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym, może skutkować orzeczeniem kary aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny nie niższej niż 1000 zł.

Osoba zatrudniająca nie powinna w ogóle nawiązywać stosunku pracy w zakresie dot. pracy z małoletnimi ani dopuszczać na innej podstawie do takich zadań osób, co do których uzyskano informacje o tym, że figurują w którymś z rejestrów. Dotyczy to także sytuacji, gdy weryfikacji nie przeprowadziliśmy (albo kandydat nie przyniósł zaświadczenia z KRK), ale z innych źródeł wiemy, że dane tej osoby znajdują się w rejestrze. Jeśli taka osoba zostanie dopuszczona do zadań związanych z małoletnimi, to osoba odpowiedzialna za przeprowadzanie weryfikacji po stronie podmiotu zatrudniającego może podlegać odpowiedzialności karnej i może na nią zostać nałożona kara aresztu, ograniczenia wolności albo kara grzywny nie niższa niż 1000 zł. Jeszcze surowsza kara może być nałożona na przedstawiciela podmiotu zatrudniającego, który dopuścił do wykonywania zadań związanych z małoletnimi osobę, w stosunku do której orzeczono zakaz wykonywania takich zadań (i który wiedział o tym, że taki zakaz obowiązuje).