Nowelizacja rozporządzenia ws. BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe

W ostatnim czasie zmianie uległ akt wykonawczy – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Nowelizacja ww. rozporządzenia weszła w życie z dniem 17 listopada 2023 r. i wskazuje wymagania bhp i ergonomii, jakie powinno spełniać stanowisko pracy, które jest wyposażone w monitor ekranowy, a także wymagania dot. organizacji pracy na takim stanowisku. Z uwagi na fakt, iż pracodawca ma 6 miesięcy (od dnia wejścia w życie zmian) na dostosowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe (które zostały utworzone przed 17 listopada 2023 r.) do minimalnych wymagań bhp i ergonomii ujętych w znowelizowanych przepisach, już dziś chcemy wskazać Państwu najważniejsze zmiany w ww. temacie i wynikające z tych zmian konsekwencje wobec pracodawców. W tym miejscu należy podkreślić, że dla stanowisk utworzonych po 17 listopada 2023 r. okres 6 – miesięczny nie będzie miał zastosowania, zatem pracodawcy będą musieli od początku utworzyć je zgodnie ze znowelizowanymi przepisami. 

Definicje ujęte w rozporządzeniu

W pierwszej kolejności należy wskazać na to, iż nowe przepisy zmodyfikowały definicję stanowiska pracy. Obecnie stanowisko pracy jest to przestrzeń pracy wraz z: wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika; krzesłem i stołem; opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

Z ww. rozporządzenia usunięto definicję systemu komputerowego.

Obowiązek informacyjny wobec pracowników

W nowych przepisach określono obowiązek informowania pracowników o wszystkich aspektach ochrony zdrowia i bezpieczeństwa pracy na stanowiskach pracy, w tym o wynikach przeprowadzonej oceny warunków pracy na stanowiskach pracy wyposażonych w monitory ekranowe, oraz wszelkich środkach bezpieczeństwa i ochrony zdrowia.

Zapewnienie profilaktycznej opieki zdrowotnej – refundacja szkieł kontaktowych

Nowe przepisy wprost dają podstawę prawną do ubiegania się o refundację nie tylko okularów korygujących wzrok, ale również szkieł kontaktowych. Pracodawca będzie musiał zapewnić pracownikom okulary korekcyjne lub szkła kontaktowe, gdy w wyniku przeprowadzonych badań okulistycznych (w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej) zajdzie potrzeba ich użytkowania w trakcie pracy. Niestety, cały proces przyznawania refundacji nadal nie został uszczegółowiony, tj. nadal nie jest uregulowane w jakiej kwocie ww. refundacja przysługuje, czy też w jakim okresie i z jaką częstotliwością refundacje są przyznawane.

Załącznik – minimalne wymagania bhp i ergonomii

Nowelizacja objęła również załącznik do rozporządzenia, m.in. poprzez dodanie postanowienia, zgodnie z którym w sytuacji stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do pracy na danym stanowisku pracy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy – stanowisko pracy powinno być wyposażone w:

• stacjonarny monitor ekranowy lub
• podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu, tak aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika

oraz dodatkową klawiaturę i mysz.

Powyższe oznacza w praktyce, iż pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi, który używa do pracy laptopa – przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy – odpowiednio monitor stacjonarny lub podstawkę wraz z myszką i klawiaturą. Tak sformułowany przepis oznacza, iż to pracodawca może wybrać, którą z ww. opcji wybierze i które z ww. urządzeń pracownikowi udostępni.  

Kolejną ciekawą zmianą w rozporządzeniu − która wymaga dostosowania jest to, iż krzesła stanowiące wyposażenie stanowiska pracy, wedle nowych przepisów muszą mieć regulowane podłokietniki. Rozporządzenie sprzed nowelizacji nie stawiało takiego wymogu, zatem i w tym zakresie pracodawcy muszą dokonać zmian.

Monitory a praca zdalna

Istotnym pytaniem, które nasuwa się w związku z ww. nowelizacją jest to, czy obowiązek pracodawcy do doposażenia w dodatkowy monitor ekranowy lub podstawkę, klawiaturę i myszkę ma również zastosowanie wobec pracowników zdalnych. W ww. kwestii odnaleźć można obecnie dwa stanowiska:

• pierwsze z nich zakłada, że jeżeli to pracownik zdalny, zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, organizuje sobie stanowisko pracy zdalnej uwzględniając wymagania ergonomii, to pracodawca jest poniekąd zwolniony z obowiązku wyposażenia go w dodatkowe urządzenia,
• drugie stanowisko natomiast zakłada, iż urządzenia, o których mowa powyżej stanowią w rozumieniu Kodeksu pracy narzędzia pracy i pracodawca jest obowiązany pracownikowi zdalnemu je zapewnić.

Z uwagi na fakt, iż znowelizowane przepisy weszły w życie stosunkowo niedawno, oba stanowiska są póki co bardzo ogólne i nie ma jednoznacznej (popartej przez organy kontroli) odpowiedzi na pytanie, czy pracodawca powinien dodatkowy sprzęt pracownikowi zdalnemu dostarczyć. Czekamy zatem na zajęcie stanowiska w tym zakresie np. przez Państwową Inspekcję Pracy.

Wnioski dla pracodawców:

• w przypadku stosowania przez pracowników laptopów przez co najmniej połowę dnia pracy – stanowisko pracy pracownika powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę oraz dodatkową klawiaturę i mysz,
• powstała możliwość ubiegania się przez pracowników o refundację nie tylko okularów korygujących wzrok, ale również szkieł kontaktowych,
• w związku ze zmianami, rekomenduje się pracodawcom, by zweryfikowali, czy stanowiska pracy odpowiadają nowym regulacjom, a także by odpowiednio poinformowali oni pracowników o przyjętych zmianach.