Niezlecone nadgodziny

Sądy pracy nierzadko rozstrzygają spory dotyczące wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny, które zostały faktycznie przepracowane przez pracowników, choć nigdy nie były wyraźnie zlecone przez przełożonego. Mimo, że pracodawcy często traktują takie roszczenia jako bezzasadne, na etapie ogłoszenia wyroku przekonują się, że nie mieli racji. Co zrobić, aby uniknąć takich sytuacji?

Nadgodziny w Kodeksie pracy

Kodeks pracy nie przewiduje żadnej szczególnej procedury związanej z nakazaniem pracownikowi wykonywania pracy w nadgodzinach. Co więcej – jeżeli bliżej przyjrzymy się definicji pracy w godzinach nadliczbowych zobaczymy, że przepis ten w żaden sposób nie uzależnia zaistnienia pracy nadliczbowej od tego, czy pracownikowi zostało wcześniej wydane polecenie jej wykonywania.

Orzecznictwo

Powyższą zasadę potwierdza w wielu orzeczeniach Sąd Najwyższy wskazując, że polecenie pracodawcy wykonywania pracy ponad normę czasu pracy:

• nie musi być wyraźne;
• nie wymaga szczególnej formy.

W praktyce oznacza to, że brak sprzeciwu przełożonego na wykonywanie w jego obecności przez pracownika obowiązków może być kwalifikowany jako polecenie świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych.

Milcząca aprobata to wydanie polecenia

Pracodawcy powinni mieć zatem na uwadze, że nie zawsze argumentem ochronnym będzie dla nich fakt, iż pracownikowi nie wydano wyraźnego polecenia pracy w godzinach nadliczbowych. Jeżeli pracownik zdoła udowodnić, że przełożony zdawał sobie sprawę z tego, iż wykonywał on swoje obowiązki po godzinach, gdyż np.:

• widział, jak pracownik zostaje dłużej pracy,
• prowadził z nim wieczorną korespondencję mailową

i taki stan rzeczy akceptował, istnieje bardzo duże ryzyko uznania przez sąd pracy, iż pracownik zasadnie domaga się wynagrodzenia za tę pracę.

Tym samym, jeżeli przełożony choćby tylko zauważa, że pracownik wykonuje pracę nadliczbową i nie reaguje na to (milcząca aprobata), takiemu zachowaniu zwierzchnika należy przypisać cechę prawidłowo wydanego polecenia pracy w godzinach nadliczbowych.

Kto de facto podejmuje decyzję o pracy w godzinach nadliczbowych?

Powyższe nie oznacza oczywiście, że pracownik może sam decydować, czy i w jakim wymiarze będzie świadczył pracę w nadgodzinach. Praca wykonywana przez niego z własnej inicjatywy poza wiedzą przełożonych z reguły nie będzie uprawniać go do żądania od pracodawcy wynagrodzenia.

Pamiętać należy bowiem, iż z samej definicji stosunku pracy wynika, iż praca wykonywana jest przez pracownika pod kierownictwem pracodawcy i w sposób jemu podporządkowany, a zatem – zasadniczo polega na realizacji poleceń służbowych. Jako utrwalony w orzecznictwie sądów pracy funkcjonuje pogląd, zgodnie z którym warunkiem przyjęcia dorozumianej zgody pracodawcy na pracę w godzinach nadliczbowych jest świadomość pracodawcy, że pracownik wykonuje taką pracę. Samowola pracownika w tym zakresie nie uprawnia go więc do wysuwania pod adresem pracodawcy roszczeń finansowych.

Odróżnić należy zatem sytuację, w której przełożony wie o pracy nadliczbowej pracownika (i milcząco ją akceptuje), od sytuacji nieposiadania przez niego żadnej wiedzy w tym zakresie.

Dlaczego warto i jak uregulować zasady świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych?

Celem ochrony pracodawcy przed powstaniem roszczeń wynikających z przepracowanych godzin nadliczbowych warto uregulować to zagadnienie w:

• umowach o pracę zawieranych z pracownikami;
• aktach wewnętrznych obowiązujących w zakładzie pracy.

Uregulowanie te powinny być jasne i wyraźne. Mogą one obejmować np. zamieszczenie zapisów:

• zobowiązujących pracowników do zgłaszania przełożonym niemożliwości wykonania obowiązków służbowych w normalnym czasie pracy, wraz ze wskazaniem metody takiego zgłoszenia;
• wskazujących, iż praca w nadgodzinach wymaga uprzedniego, wyraźnego polecenia ze strony przełożonego.

W praktyce ochronie tej służyć może także określenie zasad przebywania przez pracowników na terenie zakładu pracy poza normalnymi godzinami jego funkcjonowania.

Powyższe ma szczególne znaczenie zwłaszcza w przypadku pracowników, którzy w całości lub w części wykonują pracę poza firmą (przedstawiciele handlowi, pracownicy pracujący zdalnie itp.).

Czy to wystarczy?

Miejmy jednak świadomość, iż nawet takie zapisy nie zawsze zagwarantują pracodawcy korzystne zakończenie sporu z pracownikiem. Jeżeli bowiem będą one miały charakter wyłącznie blankietowy („martwy”), to nawet mimo ich wprowadzenia w zakładzie sąd pracy może uznać je za niewiążące pracowników.

Decydując się zatem na uregulowanie tej kwestii w aktach wewnętrznych (czego jestem gorącym zwolennikiem, gdyż w znacznej mierze pozwalają one minimalizować ryzyka związane z tzw. „samowolnymi” nadgodzinami) należy bardzo duży nacisk położyć na jej przestrzeganie, zarówno przez pracowników niższego szczebla, jak i kadry kierowniczej, która na co dzień zleca podwładnym nadgodziny.