Nagrody i premie pracownicze – jak je odróżniać i prawidłowo uregulować zasady ich przyznawania?

Kwestia premii i nagród dla pracowników wciąż budzi wiele wątpliwości – w naszej codziennej pracy widzimy, ile problemów sprawia pracodawcom (i pracownikom) rozróżnianie tych świadczeń. Jest to spowodowane w dużej mierze tym, że w obowiązujących przepisach prawa nie znajdziemy definicji ani premii, ani nagrody. Przepisy też zasadniczo nie regulują warunków przyznawania tych świadczeń, dlatego pracodawcy samodzielnie określają je w swoich wewnętrznych regulacjach. Często jednak regulacje te są nieprecyzyjne lub sprzeczne z poglądami sądów, co może powodować w praktyce wiele problemów, np. umożliwiać pracownikom sądowe dochodzenie świadczeń, które w zamyśle pracodawcy miały mieć charakter uznaniowy (czyli takie, których pracownik nie może co do zasady dochodzić przed sądem). Warto jest więc znać różnice między tymi świadczeniami, aby prawidłowo posługiwać się tymi terminami w wewnętrznych regulacjach.

Nagroda – świadczenie uzależnione od woli pracodawcy

Nagroda jest świadczeniem uznaniowym, czyli jej przyznanie zależy wyłącznie od woli pracodawcy. Bardzo ogólne zasady przyznawania tego świadczenia zostały zawarte w art. 105 kp, zgodnie z którym „pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia”. Ma to więc być forma docenienia pracownika, który wyjątkowo angażuje się w wykonywanie jego zadań, ma wyjątkowe osiągnięcia czy zasługi w pracy. Warunki przyznania nagród nie powinny być określane w regulacjach wewnętrznych – to pracodawca powinien samodzielnie w wybranym momencie decydować, że przyznaje nagrodę konkretnej osobie z wybranego przez pracodawcę powodu.

Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 09.07.2024 r. w sprawie o sygnaturze II PSKP 25/23 stwierdził, że nagrody i wyróżnienia mogą być przyznawane pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu pracy. Ze swej istoty nagrody nie mogą więc dotyczyć wszystkich albo większej liczby pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy. Nagroda powinna być przyznawana niejako wyjątkowo. Przyznanie jej wszystkim pracownikom czy większości pracowników jest niezgodne z założeniami takiego świadczenia i może skutkować tym, że świadczenie w rzeczywistości nie będzie miało charakteru uznaniowego.

Pracodawca nie musi nagrody przyznawać (co wynika z zawartego w art. 105 kp sformułowania „mogą być przyznane nagrody”), a pracownik może wymagać wypłaty nagrody dopiero wtedy, gdy dostał od pracodawcy informację o przyznaniu mu nagrody. Może to być informacja ustna, pisemna czy np. mailowa. Jeśli pracownik nie został poinformowany o przyznaniu mu nagrody, to co do zasady nie ma możliwości domagania się takiego świadczenia od pracodawcy. Nie można więc domagać się przyznania nagrody, ale można domagać się jej wypłaty, gdy nagroda została przyznana, ale nie została pracownikowi wypłacona.

Premia – świadczenie o charakterze roszczeniowym

Premia z kolei przyznawana jest wtedy, gdy pracownik spełni określone przez pracodawcę warunki. Takim warunkiem może być np. przepracowanie określonego czasu (premia stażowa), czy osiągnięcie określonego wyniku lub założonego celu (premia wynikowa). Premia może być też przyznawana pracownikom wtedy, gdy to pracodawca osiągnie określony wynik, np. realizując założoną liczbę zamówień czy osiągając założony wcześniej przychód. Z premią mamy więc do czynienia, gdy nabycie prawa do świadczenia uzależnione jest od sprawdzalnych kryteriów. W orzecznictwie Sądu Najwyższego wielokrotnie taki pogląd potwierdzono – przykładem jest wyrok z dnia 21.09.2006 r. w sprawie o sygnaturze II PK 13/06, w której stwierdzono, że pracodawca, ustalając spełnienie przez pracownika ocenianych warunków przyznania świadczenia, dysponuje pewnym zakresem swobody, lecz jeśli są to warunki konkretne i sprawdzalne, to świadczenie jest premią (bez względu na jego nazwę przyjętą u pracodawcy).

Gdy zrealizowane zostaną określone w umowie, regulaminie wynagradzania czy też układzie zbiorowym pracy wymagania, pracownikowi należy się premia i może domagać się jej wypłacenia przez pracodawcę. Oznacza to, że premia ma charakter roszczeniowy – jest więc wymagalna od momentu spełnienia warunków i pracodawca jest wtedy zobowiązany do jej wypłacenia, a jeśli jej nie wypłaci, to pracownik może wystąpić z pozwem o zapłatę takiego świadczenia.

Warunki premii niekoniecznie w regulaminie

Najbardziej „pożądanym” sposobem uregulowania premii (z perspektywy prawa pracy i samych pracowników) jest opisanie jej warunków w regulaminie wynagradzania czy regulaminie premiowania – zapewnia to największą przejrzystość zasad wynagradzania. Stąd możemy spotkać się z określeniem „premia regulaminowa” odnoszącym się do takiej premii, której została opisana właśnie w regulaminie. Nie jest jednak tak, że określenie zasad premii w inny sposób ma wpływ na możliwość dochodzenia jej przez pracownika.

Pracodawcy często zakładają, że jeśli warunki przyznawania świadczenia zostały ustalone poza regulaminem, np. w zarządzeniu albo przesłano je do pracowników mailowo, to taka premia ma „słabszy” charakter i pracownicy nie mogą już jej dochodzić od pracodawcy. Nic bardziej mylnego – dla roszczeniowego charakteru świadczenia nie ma znaczenia, gdzie uregulowano warunki przyznawania premii. Premia może nawet wynikać z przyjętego u pracodawcy zwyczaju, który nigdy nie został formalnie spisany. Co więcej, nie ma też znaczenia, czy wszyscy pracownicy zostali poinformowani o szczegółowych warunkach przyznawania premii. Ważne, że pracodawca takie warunki u siebie faktycznie określił, nawet jeśli są one znane np. tylko pracownikom zatrudnionym na stanowiskach kierowniczych. Jeśli więc przykładowo, pracodawca poinformował mailowo pracowników, że na podstawie oceny wykonywania obowiązków pracowniczych zostanie przyznana premia w maksymalnej wysokości 1.000,00 zł, ale konkretne zasady oceniania pracowników oraz zasady ustalania wysokości premii znane są tylko wąskiej grupie osób zatrudnionych, to taka premia ma charakter roszczeniowy bez względu na to, że większość pracowników zna tylko bardzo ogólne zasady przyznawania premii.

„Premia uznaniowa” – ułatwienie dla pracodawców czy jeszcze więcej problemów?

W regulacjach zakładowych dotyczących premii nierzadko można się spotkać z określeniem „premia uznaniowa”. W wielu przypadkach jest to związane z przekonaniem pracodawców, że zamieszczenie w regulacji dot. premii słowa „uznaniowy”, sprawi, że pracownik nie będzie mógł domagać się takiej premii na drodze sądowej. Jest to jednak całkowicie niewłaściwy pogląd. O charakterze świadczenia nie decyduje jego nazwa, a zasady jego przyznawania. Jeśli więc pracodawca ustali, że „premia uznaniowa” przyznawana jest w oparciu np. o ocenę sposobu wykonania obowiązków czy z uwagi na osiągnięcie założonych wyników (czyli mamy do czynienia ze sprawdzalnym kryterium), to takie świadczenie jest po prostu „zwykłą” premią, która ma charakter roszczeniowy i której pracownik może się domagać przed sądem. Takie stanowisko potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 18.01.2022 r., w sprawie o sygnaturze III PSKP/12, stwierdzając, że świadczenie pieniężne nazwane w zakładowych przepisach płacowych (albo w umowie o pracę) „premią uznaniową”, wypłacane pracownikowi systematycznie, w regularnych odstępach czasu, za zwyczajne wykonywanie obowiązków służbowych, a więc w szczególności za sumienne i staranne wykonywanie pracy, w oderwaniu od przesłanek nagrody określonych w art. 105 kp, jest składnikiem wynagrodzenia za pracę (w szczególności wynagrodzenia urlopowego), co oznacza, że pracownikowi przysługuje roszczenie o jego wypłatę.

Może być jednak tak, że pracodawca z uwagi na nieznajomość prawidłowego nazewnictwa przyjętego w prawie pracy, wprowadza w wewnętrznych regulacjach możliwość przyznania „premii uznaniowej”, w żaden sposób nie precyzując warunków jej przyznawania. W takim przypadku należy przyjąć, że świadczenie jest w rzeczywistości nagrodą, a nie premią. Takie świadczenie powinno więc mieć charakter indywidualny, czyli powinno być przyznawane jedynie niektórym pracownikom. Taki pogląd wyraził Sąd Najwyższy we wspomnianym już wyroku z dnia 09.07.2024 r., w którym stwierdzono, że powszechnie stosowana praktyka odbiegająca od reguły wyrażonej w art. 105 kp (czyli przyznawania nagrody w oparciu o szczególne osiągnięcia pracownika), polegająca na szerokim stosowaniu nagród, nagród „uznaniowych ”, czy „premii uznaniowych ” nie powinna być aprobowana.

„Nagroda” czasem nie jest nagrodą

Tak jak już zaznaczono powyżej, nazwa świadczenia nie decyduje o jego charakterze. Nie tylko pracodawcy mają problem z prawidłowym nazewnictwem (i określaniem charakteru) świadczeń – podobny problem ma nawet nasz ustawodawca. Przykładem jest nagroda jubileuszowa, która przysługuje na przykład pracownikom urzędów państwowych. Pomimo nazwy tego świadczenia, przysługuje ono w przypadku spełnienia przez pracownika konkretnego, łatwo mierzalnego kryterium, jaki jest przepracowanie określonej liczby lat. Skoro mamy do czynienia z tak wyraźnymi warunkami uzyskania świadczenia, to nie ma wątpliwości, że w rozumieniu prawa pracy nie jest to nagroda o charakterze uznaniowym, a premia o charakterze roszczeniowym. Jeśli więc pracownik przepracuje określony czas, a pracodawca nie wypłaci nagrody jubileuszowej wynikającej z danej ustawy, to pracownik ma pełne prawo do tego, żeby tego świadczenia dochodzić przed sądem.

Warto zweryfikować regulacje wewnętrzne

Prawidłowe określenie charakteru świadczeń przyznawanych przez pracodawcę jest bardzo istotne. Niezasadne zakwalifikowanie świadczenia jako uznaniowe może skutkować postępowaniami sądowymi o wypłatę przez pracodawcę należnych kwot, co wiąże się nie tylko z dodatkowymi kosztami po stronie pracodawcy, ale także z niepotrzebnym stresem, a nierzadko z konsekwencjami PR-owymi. Warto więc zweryfikować regulacje wewnętrzne (nawet te, które nie zostały spisane) i prawidłowo ustalić, które świadczenia mają jaki charakter – zwłaszcza w przypadku popularnych „premii uznaniowych”.

Jeśli mają Państwo wątpliwości co do tego, czy świadczenia dla pracowników są u Państwa prawidłowo uregulowane i wypłacane, chętnie Państwa wesprzemy w tej kwestii i zweryfikujemy poprawność przyjętych zasad wynagradzania.