Konsultacja wypowiedzenia umowy ze związkami zawodowymi – jak ją przeprowadzić?

Pracodawców, u których działają związki zawodowe, mogą czekać utrudnienia. Szczególnie odczują je te firmy, które dysponują wieloma placówkami w różnych lokalizacjach. Okazuje się bowiem, że komunikacja drogą mailową z organizacjami zawodowymi może, w niektórych przypadkach, zostać uznana przez sąd za niezgodną z prawem. Niekorzystne rozstrzygnięcie może dotyczyć nawet tych przedsiębiorców, którzy dysponują zgodą związków na komunikację elektroniczną. Tym samym, konsultując zwolnienie pracownika z organizacjami związkowymi, należy bardzo ostrożnie podchodzić do innych form przesyłania powiadomień, niż tradycyjna forma pisemna, jeżeli wymóg pisemności wynika wprost z przepisów prawa.

Obowiązek prowadzenia konsultacji ze związkiem zawodowym przed zwolnieniem pracownika

Jednym z wielu obowiązków, jakie ciążą na pracodawcy, u którego działalność prowadzi związek zawodowy, jest konieczność przeprowadzenia z organizacją związkową konsultacji wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony. W przypadku zamiaru takiego wypowiedzenia w pierwszej kolejności pracodawca powinien skierować do organizacji związkowej pytanie, czy dany pracownik jest jej członkiem lub też został objęty jej ochroną. W przypadku otrzymania odpowiedzi twierdzącej, pracodawca musi przeprowadzić konsultację zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z tą organizacją.

Poprawnie przeprowadzone konsultacje z organizacją związkową

Zgodnie z art. 38 § 1 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek powiadomić na piśmie zakładową organizację związkową, która reprezentuje pracownika, o zamiarze wypowiedzenia umowy o pracę na czasnieokreślony. Z powyższego przepisu jasno wynika obowiązek pisemnego poinformowania związku zawodowego. Co jednak dokładnie oznacza forma pisemna? Czy możliwe jest spełnienie tego obowiązku za pomocą komunikacji elektronicznej?

Pisemna forma zawiadomienia związku zawodowego

Odpowiadając na powyższe pytanie, należy wskazać, iż związkowi zawodowemu powinno zostać doręczone pismo (dokument) zawierające własnoręczny i oryginalny podpis osoby sporządzającej powyższe powiadomienie. Za prawidłowe uznać należy także przekazanie dokumentu, który zostanie opatrzony bezpiecznym certyfikowanym podpisem elektronicznym.

Bezpośrednie dostarczenie pisma lub jego wysyłka listowna często powodują jednak wydłużenie procesu konsultacji. Aby ułatwiać sobie procedowanie w wyżej wskazanych sprawach, w wielu zakładach pracy pracodawcy ustalają z organizacją związkową, że powiadomienia te będą wysyłane do związku zawodowego za pośrednictwem poczty elektronicznej. Takie rozwiązanie dla każdej ze stron jest w sposób oczywisty bardziej dogodną i szybszą formą korespondencji, w szczególności w okresie pandemii, w którym duża część pracowników wykonuje prace poza siedzibą czy oddziałem firmy.

Elektroniczna forma powiadomienia organizacji związkowej nie zawsze jest prawidłowa

Niestety powyższe „ułatwienie” może zostać negatywnie ocenione przez sąd pracy. W najnowszym wyroku o sygn. akt: III PSKP 2/21 Sąd Najwyższy zakwestionował bowiem praktykę przesyłania powiadomienia do związku zawodowego za pomocą poczty elektronicznej uznając, iż wyżej wskazana forma powiadomienia o zamiarze wypowiedzenia umowy nie spełnia wymogu „pisemności”. Tym samym Sąd Najwyższy stwierdził, że taki dokument złożony przez pracodawcę jest wadliwy.

Tradycyjna korespondencja jako najbezpieczniejsza forma komunikacji ze związkami zawodowymi

Mając na uwadze omawiane rozstrzygnięcie, należy stwierdzić, iż stosowanie przez pracodawców innych niż tradycyjna pisemna forma, sposobów powiadamiania, może aktualnie zostać uznane przez sądy pracy za niezgodne z przepisami prawa. W mojej ocenie takie ryzyko istnieć będzie niestety także w sytuacji, w której związek zawodowy wcześniej zgodził się (np. w porozumieniu zawartym z pracodawcą), aby powiadomienia składane były w innej formie niż tradycyjna. Zakwestionować może to bowiem sam pracownik, który po otrzymaniu wypowiedzenia zdecyduje się zaskarżyć je do sądu pracy, podnosząc zarzut wadliwości konsultacji jego wypowiedzenia.

Utrudnienia dla pracodawców w zakresie konsultacji z zakładowymi organizacjami zawodowymi

Powyższe orzeczenie z całą pewnością utrudni pracodawcom procedowanie ze związkami zawodowymi powyższych kwestii. Dotyczy to zwłaszcza tych przedsiębiorców, którzy swoje zakłady pracy posiadają w kilku lokalizacjach. Powyższy wyrok należy mieć na uwadze i – podchodząc ostrożnie do tej kwestii – stosować w omawianym zakresie wyłącznie pisemną formę powiadomień w formie tradycyjnej korespondencji. Dostrzegając ewidentne mankamenty takiej praktyki, należy podnieść postulat jak najszybszego dostosowania przepisów kodeksu pracy do dzisiejszych realiów poprzez odejście (tam, gdzie tylko jest to możliwe) od konieczności sporządzania dokumentów w tradycyjnej formie pisemnej, skoro w ocenie pracodawców, pracowników, a nawet związków zawodowych, forma ta bardziej utrudnia niż ułatwia codzienne funkcjonowanie w obszarze stosunków pracy.