Jakie konsekwencje dla pracodawcy będzie miało odwołanie stanu epidemii i stanu zagrożenia epidemicznego?

Od 16 maja 2022 r. w Polsce stan epidemii został zastąpiony stanem zagrożenia epidemicznego, który zostanie utrzymany prawdopodobnie co najmniej do września 2022 r. Decyzja w tym zakresie podyktowana jest spadkiem liczby zakażeń, a także brakiem nowych wariantów koronawirusa. Zmiana ta nie wpłynie jednak znacząco na sytuację prawną pracodawców i pracowników – przepisy co do zasady wiążą takie same skutki prawne ze stanem epidemii, jak ze stanem zagrożenia epidemicznego. Istotne znaczenie dla pracodawców i pracowników będzie miało natomiast w przyszłości odwołanie zarówno stanu epidemii, jak i zagrożenia epidemicznego. W przypadku braku pogorszenia sytuacji epidemicznej w Polsce jest to realny scenariusz, więc warto przeanalizować, jakie najważniejsze skutki prawne będą wiązały się z tą zmianą.

Praca zdalna

Praca zdalna jak dotąd nie została uregulowana w Kodeksie pracy, pomimo tego, że w praktyce to rozwiązanie jest bardzo często stosowane, zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i pracownika. Przepisy regulujące dopuszczalność i zasady wykonywania pracy w tej formie regulują jedynie przepisy ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej jako ustawa covidowa).
Zgodnie z art. 3 ustawy covidowej pracodawca w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, jak również w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, może polecić pracownikowi wykonywanie pracy określonej w umowie poza stałym miejscem jej wykonywania.

Oznacza to, że:

• zastąpienie stanu epidemii stanem zagrożenia epidemicznego nie wpływa na możliwość polecenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnej na podstawie przepisów ustawy covidowej;
• powierzenie wykonywania pracy zdalnej w trybie ustawy covidowej nie będzie możliwe po upływie 3 miesięcy od odwołania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego – w zależności od tego, który z nich zostanie odwołany później.

Obniżenie czasu pracy pracownika lub objęcie pracownika przestojem ekonomicznym

Art. 15 gb ust. 1 ustawy covidowej przewiduje możliwość obniżenia wymiaru czasu pracy pracownika lub objęcia go przestojem ekonomicznym, w związku ze spadkiem przychodów ze sprzedaży towarów lub usług w następstwie COVID-19.
Obniżenie czasu pracy lub objęcie pracownika przestojem może mieć miejsce przez okres do 6 miesięcy, przypadających od miesiąca, w którym wystąpił określony spadek przychodów i istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń. Jednocześnie, okres 6 miesięcy nie może przypadać po upływie 12 miesięcy od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii.

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracodawca wcześniej przywróci czas pracy obowiązujący przed jego obniżeniem lub zakończy przestój ekonomiczny pracownika.

Oznacza to, że:

• zastąpienie stanu epidemii stanem zagrożenia epidemicznego nie wpływa na możliwość obniżenia wymiaru czasu pracownika lub objęcia go przestojem w trybie ustawy covidowej;
• okres 6 miesięcy, kiedy wymiar czasu pracownika może być obniżony lub pracownik może być objęty przestojem co do zasady nie może przypadać po upływie 12 miesięcy od dnia odwołania stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego – w zależności od tego, który ze stanów został odwołany później;
• jeżeli część okresu 6 miesięcy, o którym mowa powyżej, przypadałaby po upływie 12 miesięcy od odwołania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego, pracodawca po upływie tych 12 miesięcy ma obowiązek przywrócić poprzedni czas pracy pracownika albo zakończyć jego przestój ekonomiczny.

Udzielanie pracownikowi urlopu wypoczynkowego bez jego zgody

Art. 15 gc ustawy covidowej przewiduje możliwość udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego bez jego zgody (tj. jednostronnie przez pracodawcę). Udzielenie urlopu jest dopuszczalne w okresie obowiązywania stanu epidemii i stanu zagrożenia epidemicznego w związku z COVID-19. Jego wymiar nie może przekroczyć 30 dni urlopu.

Oznacza to, że:

• zastąpienie stanu epidemii stanem zagrożenia epidemicznego nie wpływa na możliwość udzielania pracownikowi urlopu w trybie ustawy covidowej;
• w momencie odwołania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii nie będzie możliwe udzielenie pracownikowi zaległego urlopu w trybie ustawy covidowej;
• udzielenie zaległego urlopu będzie możliwe na zasadach, jakie wynikają z orzecznictwa Sądu Najwyższego, który już od wielu lat stoi na stanowisku, że pracodawca może jednostronnie skierować pracownika na zaległy urlop. Jedynym warunkiem jest to, aby pracownik nie złożył wniosku o udzielenie mu takiego urlopu. Orzecznictwo SN nie przewiduje nawet 30-dniowego limitu w tym zakresie.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Art. 15 ge ustawy covidowej dopuszcza możliwość zawieszania obowiązku pracodawcy:

• tworzenia lub funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
• dokonywania odpisu podstawowego na fundusz;
• dokonywania wypłaty świadczeń urlopowych w przypadku wystąpienia określonego spadku obrotu lub istotnego obciążenia funduszu wynagrodzeń.

Zawieszenie tych obowiązków może mieć miejsce w okresie obowiązywania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego w związku z COVID-19.

Oznacza to, że:

• zastąpienie stanu epidemii stanem zagrożenia epidemicznego nie wpływa na możliwość zawieszania obowiązków pracodawcy związanych z ZFŚS;
• pracodawca po odwołaniu stanu epidemii i stanu zagrożenia epidemicznego nie będzie miał możliwości zawieszania obowiązków, jakie nakłada na niego ustawa o ZFŚS w trybie, jaki wprowadziła ustawa covidowa.

Szkolenia bhp

Po odwołaniu stanu epidemii i stanu zagrożenia epidemicznego nie będzie możliwe przeprowadzanie wstępnego szkolenia bhp w formie zdalnej. Aktualnie jest to możliwe zgodnie z art. 12e ust. 1 ustawy covidowej.

Dodatkowo, art. 12e ust. 2 tej ustawy przewiduje zawieszenie obowiązku przeprowadzania szkolenia okresowego bhp, jeżeli jego termin przypada w okresie stanu epidemii i stanu zagrożenia epidemicznego albo w okresie 30 dni od dnia odwołania tego ze stanów, który zostanie odwołany w terminie późniejszym. Termin na przeprowadzenie takich szkoleń wydłuża się do 60 dni od dnia odwołania stanu epidemii albo stanu zagrożenia epidemicznego.

Oznacza to, że:

• zastąpienie stanu epidemii stanem zagrożenia epidemicznego nie ma znaczenia w kontekście obowiązku przeprowadzenia okresowego szkolenia bhp;
• szkolenia okresowe bhp, których termin przeprowadzenia przypada w terminie do 30 dni od dnia odwołania stanów epidemii lub zagrożenia epidemicznego, zależnie od tego, który z nich zostanie odwołany później, powinny być przeprowadzone przez pracodawcę nie później niż do 60. dnia od dnia odwołania stanu epidemii albo zagrożenia epidemicznego;
• jeżeli pracodawca nie przeprowadzi nowych szkoleń we wspomnianym już terminie 60 dni, dotychczasowe szkolenia tracą ważność.

Ważność orzeczeń lekarskich wydanych w ramach wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich pracowników

Art. 31m ust. 1 ustawy covidowej przewiduje, że orzeczenia lekarskie wydane w ramach wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, który ważność upłynęła po 7 marca 2020 r., zachowują ważność nie dłużej niż do upływu 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii.

Oznacza to, że:

• zastąpienie stanu epidemii stanem zagrożenia epidemicznego nie ma wpływu na ważność badań lekarskich pracowników;
• pracownik, którego badanie lekarskie straciłoby ważność po 7 marca 2020 r., powinien zostać skierowany przez pracodawcę na badania lekarskie w terminie 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii – w zależności od tego, który ze stanów zostanie odwołany później;
• jeżeli pracodawca nie skieruje pracownika na badania lekarskie we wspomnianym wcześniej terminie 180 dni, dotychczasowe badania pracownika stracą ważność.

Podsumowanie

Jak wskazałam we wstępie, zastąpienie stanu epidemii stanem zagrożenia epidemicznego, nie wpływa znacząco na sytuację prawną pracodawców i pracowników.

Sytuacja zmieni się jednak w przyszłości, po – miejmy nadzieję – odwołaniu zarówno stanu epidemii, jak i zagrożenia epidemicznego, pracodawców czeka weryfikacja decyzji, dokumentów oraz stosowanych procedur i polityk.