Jak zobowiązać pracownika do zachowania poufności?

Stosunek pracy stanowi swoistą więź łączącą pracodawcę i pracownika, która opiera się w dużej mierze na wzajemnym zaufaniu. Brak pewności co do lojalności którejkolwiek ze stron powoduje wzajemną nieufność, która znacząco utrudnia prawidłowe wykonywanie obowiązków służbowych. Ujawnienie przez pracownika poufnych informacji i tajemnic przedsiębiorstwa wiąże się z ryzykiem poniesienia strat po stronie pracodawcy. Nasuwa się zatem pytanie, w jaki – prawnie dopuszczalny, a zarazem skuteczny sposób – pracodawca może zobowiązać pracownika do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa oraz nierozpowszechniania informacji poufnych?

Zgodnie z przepisami kodeksu pracy oraz ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji pracownik jest zobowiązany do zachowania poufności. W tym zakresie należy wskazać na art. 100 § 2 pkt 4 kp, który wskazuje, iż obowiązkiem pracownika jest zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Mowa o informacjach, do których pracownik ma dostęp, a których ujawnienie mogłoby sprowadzić choćby potencjalne niebezpieczeństwo spowodowania dla pracodawcy szkody. Powyższy obowiązek wynika wprost z przepisów obowiązującego prawa pracy i – co do zasady – wiąże pracownika od momentu zawarcia umowy o pracę. Podejmowanie przez pracodawcę dodatkowych czynności (np. zawierania umów o zachowaniu poufności) nie jest więc bezwzględnie wymagane, co nie oznacza, że strony stosunku pracy nie mogą zawrzeć takiej umowy. Należy tu bowiem wskazać, iż w interesie pracodawcy jest doprecyzowanie wszelkich kwestii z tym związanych, tak aby pracownik wiedział, które konkretnie dane i informacje są na tyle istotne z punktu widzenia działalności firmy, że ich ujawnienie mogłoby nieść za sobą negatywne skutki dla jej dalszego funkcjonowania. Z tego względu pracodawca powinien wskazać (przykładowo w umowie o pracę lub w regulaminie pracy) rodzaj (zakres) informacji, których nie należy ujawniać. Nie warto bowiem opierać się tylko i wyłącznie na uregulowaniach kodeksowych.

Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa?

Definicję tajemnicy przedsiębiorstwa zawiera z kolei art. 11 ust. 4 ww. ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, zgodnie z którym są to nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Uznanie danej informacji za tajemnicę przedsiębiorstwa wymaga, by pracodawca podjął niezbędne działania zmierzające do zachowania konkretnej informacji jako poufnej. W związku z powyższym, w pierwszej kolejności należy dopilnować, aby nie była ona ujawniona do wiadomości publicznej (np. poprzez zamieszczenie jej w prasie lub w internecie).

Jakie informacje należy chronić?

Informacja podlegająca szczególnej ochronie musi być związana z działalnością przedsiębiorstwa oraz posiadać dla pracodawcy wymierną wartość gospodarczą. Dla pracodawcy prowadzącego lokal gastronomiczny może nią być przepis kulinarny, z kolei dla firmy produkującej opony będzie nią spis komponentów, z których wytwarzana jest guma dla poszczególnych rodzajów opon.

Szczególnie istotne informacje nie powinny być znane profesjonalistom z konkretnej branży, gdyż w takim wypadku tracą one ochronę przewidzianą dla ww. tajemnicy. Z tego powodu niezbędne jest określenie przez pracodawcę zakresu oraz rodzaju informacji, które w jego zakładzie pracy stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. W wielu bowiem przypadkach to, co dla jednego pracodawcy będzie ściśle strzeżoną tajemnicą, dla innego nie będzie przedstawiało żadnej wymiernej wartości.

Zakaz ujawniania tajemnicy przedsiębiorstwa w odrębnych umowach

Działania podjęte przez pracodawcę w celu zapewnienia silniejszej ochrony w omawianym obszarze mogą polegać m.in. na wskazaniu w odrębnych umowach zawieranych z pracownikami szczegółowego zakresu tajemnicy przedsiębiorstwa oraz zakazie jej ujawniania, zawarciu klauzuli poufności w umowie o pracę lub w aneksie do umowy o pracę, ograniczeniu kręgu osób mających dostęp do tych informacji (np. poprzez wprowadzenie kilku poziomów dostępu do danych zgromadzonych na firmowym serwerze itp.). Również w regulaminie pracy może zostać określone, które informacje stanowią dla pracodawcy tę tajemnicę.

Należy przy tym nadmienić, iż dana informacja nie traci swojego poufnego charakteru poprzez udostępnienie jej ograniczonej liczbie osób (np. pracownikom zatrudnionym na stanowiskach kierowniczych), jeżeli zostały one jednocześnie zobowiązane do zachowania poufności w tym zakresie.

Zakaz konkurencji po ustaniu zatrudnienia

Niezależnie od powyższego, w sytuacji, gdy pracownik dysponuje stałym dostępem do kluczowych dla pracodawcy informacji (np. baza klientów, informacje sprzedażowe itp.), których ujawnienie mogłoby narazić firmę na szkodę, z pewnością warto rozważyć dodatkową formę zabezpieczenia w postaci zawarcia z pracownikiem umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy. Należy w niej precyzyjnie zdefiniować zakres przedmiotowy zakazanej działalności konkurencyjnej oraz okres czasu, w którym pracownik zobowiązany jest przestrzegać tego zakazu. Należy przy tym pamiętać, że w sytuacji zawarcia takiej umowy pracownikowi obligatoryjnie należy się po ustaniu zatrudniania odszkodowanie w wysokości nie niższej niż 25% wynagrodzenia, które przysługiwało mu przed ustaniem stosunku pracy w okresie odpowiadającym okresowi zakazu prowadzenia działalności konkurencyjnej.

Dbałość o poufność już na starcie

Podsumowując – już na etapie uruchamiania firmy i zatrudnienia pierwszych pracowników, kluczowe jest zadbanie o właściwe wprowadzenie w zakładzie pracy odpowiednich klauzul dotyczących w szczególności obowiązku zachowania poufności oraz dbania o tajemnicę przedsiębiorstwa. Istotne jest przy tym precyzyjne określenie zakresu tajemnicy tak, aby pracownicy dokładnie wiedzieli, których informacji nie mogą ujawnić. Ponadto, w przypadku szczególnie newralgicznych stanowisk, warto zastanowić się nad zawarciem umów o zakazie prowadzenia działalności konkurencyjnej na okres po ustaniu zatrudnienia, celem ograniczenia negatywnych konsekwencji dla pracodawcy ze strony byłego pracownika.