„HR w rzetelnej firmie”

Nadchodzą zmiany w procesie rekrutacji

Nowe wymagania dla pracodawców podczas rekrutacji

Polska ma czas do 7 czerwca 2026 r. na implementację przepisów unijnej dyrektywy dotyczącej równości wynagrodzeń, ale już 24 grudnia 2025 r. wejdzie w życie ustawa z 4 czerwca 2025 r. nowelizująca Kodeks pracy, która już wdraża część postanowień ww. dyrektywy. Nowelizacja dotyczy obowiązków związanych  procesem rekrutacyjnym i na ma celu zwiększenie jego transparentności i przeciwdziałanie dyskryminacji na rynku pracy. Choć ustawa liczy zaledwie dwa artykuły (a może właśnie dlatego), już teraz rodzi wiele pytań i obaw po stronie pracodawców.

Co obejmuje informacja o wynagrodzeniu?

Zgodnie z nowymi przepisami, w trakcie rekrutacji pracodawca będzie zobowiązany do informowania kandydata o proponowanym wynagrodzeniu lub jego początkowym zakresie (w tym o wszystkich składnikach pieniężnych i niepieniężnych) oraz do przekazania mu odpowiednich postanowień układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania. Do tej pory nie było obowiązku przedstawiania kandydatowi dokumentów dotyczących warunków wynagradzania, więc jest to pewna nowość w Kodeksie pracy.

Ustne przekazanie informacji o warunkach wynagradzania nie będzie wystarczające. Wyciąg z regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego zawierający warunki wynagrodzenia dla danego stanowiska, powinien zostać przekazany w postaci papierowej lub elektronicznej – można więc wysłać kandydatowi taką informację e-mailem, poprzez system do rekrutacji albo przekazać mu papierowy egzemplarz informacji.

Czy trzeba informować o proponowanym wynagrodzeniu już w ogłoszeniu o pracę?

Ustawodawca nie zobowiązał pracodawców do ujawniania wynagrodzenia w ogłoszeniu o pracę – podanie „widełek” w ofercie pracy jest więc dobrowolne i zależy od decyzji pracodawcy.

Zgodnie z nową ustawą informacja o warunkach wynagradzania powinna zostać przekazana kandydatowi
z odpowiednim wyprzedzeniem, tak by kandydat mógł świadomie ocenić proponowane warunki, porównać je z innymi ofertami i przygotować się do ewentualnych negocjacji. Jeśli planujemy rozmowy na temat wynagrodzenia podczas rozmowy rekrutacyjnej, to kandydat powinien otrzymać informację o proponowanych warunkach wynagrodzenia jeszcze przed rozpoczęciem takiej rozmowy. Najlepiej przekazać te dane przy zapraszaniu kandydata na spotkanie, podczas którego planujemy negocjacje dot. wynagrodzenia.

Czy będzie można pytać o oczekiwania finansowe kandydata?

Oferta płacowa pracodawcy powinna wynikać z obiektywnych przesłanek – takich jak kwalifikacje, doświadczenie oraz struktura wynagrodzeń obowiązująca u pracodawcy. Pytanie kandydata o jego oczekiwania jest dopuszczalne, ale odpowiedź kandydata nie powinna decydować o przebiegu rekrutacji.

Trzeba pamiętać, że tego typu pytanie należy uznać za część negocjacji dot. wynagrodzenia, więc pracodawca powinien najpierw przekazać kandydatowi informację o proponowanych warunkach wynagrodzenia, a dopiero potem pytać o oczekiwania finansowe, by uniknąć niesprawiedliwego odrzucenia kandydata. Negocjacje płacowe powinny rozpoczynać się dopiero po zapoznaniu się kandydata z warunkami.

Kandydat może zapytać o wynagrodzenie wcześniej, niż temat ten planuje poruszyć pracodawca (przed przekazaniem kandydatowi informacji o proponowanych warunkach). W takiej sytuacji pracodawca może poinformować, że temat płacy będzie omawiany później, ale warto zapewnić np., że przed kolejnym etapem kandydat otrzyma szczegóły, by mógł się przygotować do spotkania i negocjacji.

Czy można pytać kandydata o dotychczasowe zatrudnienie?

W sytuacji, gdy doświadczenie kandydata ma znaczenie dla danej pracy, pracodawca może pytać
o dotychczasowy zakres obowiązków i pełnione stanowiska. Jednak zgodnie z nowymi przepisami zabronione jest pytanie o wcześniejsze wynagrodzenie, choć kandydat może je podać dobrowolnie.

Czy istnieje konieczność potwierdzenia spełnienia obowiązku informacyjnego?

Przekazanie informacji o wynagrodzeniu powinno być udokumentowane przez pracodawcę, aby móc w przyszłości wykazać spełnienie obowiązku. Dowodem może być treść ogłoszenia, przesłany e-mail z informacją lub potwierdzenie odbioru pisemnej informacji przez pracownika. W przypadku zatrudnienia kandydata, taki dowód trafia do części A akt osobowych pracownika, a jeśli kandydat nie zostanie przyjęty – potwierdzenie przechowuje się wraz z dokumentacją rekrutacyjną.

Czy nowe przepisy znajdą zastosowanie także w przypadku rekrutacji wewnętrznych?

W naszej ocenie nowe regulacje dotyczą wszystkich kandydatów, zarówno zewnętrznych,
jak i wewnętrznych. Nie ma podstaw, by inaczej traktować obecnych pracowników, którzy mogą nie znać warunków płacowych dla nowego stanowiska.

Jakie dodatkowe obowiązki wprowadza nowelizacja Kodeksu pracy?

Nowelizacja zobowiązuje pracodawców do tego, żeby ogłoszenia o pracę były formułowane w sposób niedyskryminacyjny. W szczególności, w ogłoszeniach należy stosować neutralne płciowo nazwy stanowisk. Przepisy nie wskazują jednak konkretnego sposobu nazewnictwa stanowisk – w tym zakresie decyzja należy zatem do pracodawcy. Przykładowo, neutralne będą następujące sformułowania: „pracownik/pracownica na stanowisko magazynier”, „magazynier/magazynierka”, „magazynier K/M”. Warto zatem zweryfikować przyjętą procedurą rekrutacyjną zaczynając od analizy treści publikowanych ogłoszeń – nie tylko pod kątem nazewnictwa stanowisk, ale także innych kwestii, które mogą bezpośrednio lub pośrednio prowadzić o dyskryminacji.