Elektroniczne rozwiązywanie umów z pracownikami

Przepisy kodeksu pracy jasno wskazują, że oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę lub o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia powinno być złożone na piśmie. Nie oznacza to jednak, że nie ma możliwości przekazania pracownikowi takiego oświadczenia elektronicznie. Jak zrobić to prawidłowo?

Forma oświadczenia

Zgodnie z art. 30 § 3 Kodeksu pracy, wypowiedzenie powinno być złożone „na piśmie”, co należy rozumieć jako dokument podpisany osobiście (ręcznie) przez pracodawcę lub osobę go reprezentującą. Zdarza się jednak, że uzyskanie osobistego podpisu jest problematyczne, na przykład ze względu na podróż służbową lub urlop członka zarządu czy pracownika HR. W takim przypadku pojawia się pytanie, w jaki sposób ułatwić ten proces i umożliwić rozwiązanie umowy o pracę „na odległość”.

Pomimo tego, że Kodeks pracy wymaga formy pisemnej dla wypowiedzenia i oświadczenia o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia, możemy sporządzić je w formie elektronicznej. Jest to możliwe ze względu na art. 300 Kodeksu pracy, zgodnie z którym w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy stosujemy odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego. Jako że Kodeks pracy nie zawiera żadnych regulacji dotyczących elektronicznej formy czynności prawnych, to stosujemy w tym zakresie art. 781 § 2 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z takim, które złożono w formie pisemnej. W konsekwencji, w każdym przypadku, gdy Kodeks pracy przewiduje dla danej czynności formę pisemną, możemy jej dokonać w formie elektronicznej.

Oświadczenie w formie elektronicznej

Aby oświadczenie elektroniczne było tak „silne”, jak oświadczenie pisemne, musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeśli więc pracodawca bierze pod uwagę możliwość przygotowywania elektronicznych wypowiedzeń czy oświadczeń o rozwiązaniu umowy o pracę, należy w pierwszej kolejności upewnić się, że pracodawca lub osoby uprawnione do reprezentowania go posiadają taki kwalifikowany podpis elektroniczny.

Należy pamiętać, że na rynku dostępnych jest wiele rodzajów podpisów elektronicznych, ale tylko podpis kwalifikowany zapewnia, że podpisany dokument jest równoważny z dokumentem podpisanym osobiście. Zwracam uwagę, że większość platform oferujących kwalifikowane podpisy elektroniczne, posiada w swojej ofercie także inne podpisy elektroniczne, które są „słabsze” i które nie spełniają wymogów kodeksowych. Jednym z takich popularnych podpisów jest podpis przy użyciu Profilu Zaufanego (tzw. ePUAP). Nie może on służyć do podpisywania wypowiedzeń/oświadczeń o rozwiązaniu umowy o pracę. Jeśli pracodawca skorzysta z takiego podpisu elektronicznego (niebędącego podpisem kwalifikowanym) podpisując wypowiedzenie, to pracownik będzie mógł odwołać się od takiego wypowiedzenia, ponieważ zostało ono sporządzone niezgodnie z przepisami.

W związku z powyższym, wypowiedzenie nie może zostać wysłane do pracownika np. w formie smsa czy nawet zdjęcia lub skanu pisemnego wypowiedzenia. Co więcej, pracodawca nie może przekazać pracownikowi wydruku wypowiedzenia podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ponieważ pracownik nie jest wtedy w stanie zweryfikować prawidłowości takiego podpisu. Jak więc należy doręczyć pracownikowi elektroniczne wypowiedzenie?

Doręczenie wypowiedzenia

Najczęściej planując przekazanie pracownikowi wypowiedzenia w formie elektronicznej, pracodawca organizuje spotkanie online z takim pracownikiem. Na spotkaniu powinny być obecne dwie osoby reprezentujące pracodawcę, dzięki czemu, w razie kwestionowania przez pracownika faktu otrzymania wypowiedzenia, będziemy mieć świadka całej sytuacji. Podczas spotkania należy poinformować pracownika o tym, że pracodawca zdecydował się rozwiązać z nim umowę o pracę. Jednocześnie należy przesłać pracownikowi plik zawierający oświadczenie o rozwiązaniu umowy opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy i poprosić pracownika o otwarcie dokumentu. Plik najlepiej przesłać do pracownika na jego służbowy adres e-mail. W ten sposób wypowiedzenie przekazane jest zgodnie z obowiązującymi przepisami, a pracodawca ma pewność, że pracownik miał możliwość zapoznać się z dokumentem. Nawet jeśli pracownik odmówi otwarcia pliku i opuści spotkanie, wypowiedzenie będzie złożone skutecznie.

Przechowywanie oświadczenia pracodawcy w dokumentacji pracowniczej

Oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę czy o jej rozwiązaniu bez wypowiedzenia musi znaleźć się w aktach osobowych pracownika. Jeśli akta osobowe prowadzone są w postaci elektronicznej, to wystarczające jest zapisanie pliku opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym w systemie wykorzystywanym u pracodawcy do przechowywania dokumentacji. Jeśli jednak akta przechowywane są w postaci papierowej, pracodawca może zamieścić w aktach wydruk takiego dokumentu (niejako dla celów informacyjnych), ale nie zwalnia to z obowiązku przechowywania samego pliku. Należy więc przechowywać w aktach osobowych także elektroniczny dokument na odpowiednim nośniku danych.

Przekazanie pracownikowi elektronicznego wypowiedzenia czy oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia, jest więc dopuszczalne i nierzadko może być łatwiejsze niż doręczenie pracownikowi papierowego dokumentu. Należy jednak pamiętać, że dokumenty elektroniczne również muszą spełniać określone wymogi prawne – przede wszystkim muszą być podpisane przy użyciu elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Jeśli pracodawca dysponuje takim podpisem, to proces doręczania dokumentów pracownikom może zostać istotnie ułatwiony.