Elektroniczna karta szkolenia wstępnego – ważna zmiana w przepisach BHP

W dniu 27 listopada 2025 r. w Dzienniku Ustaw zostało opublikowane rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 listopada 2025 r., które wprowadza zmianę dotyczącą karty szkolenia wstępnego. Potwierdzenie odbycia instruktażu ogólnego i stanowiskowego będzie mogło być składane nie tylko papierowo (czyli jak dotychczas), ale również w postaci elektronicznej.

Najważniejsze nowe rozwiązania:

1. Oprócz formy pisemnej (papierowej lub z kwalifikowanym podpisem elektronicznym) dopuszczono także postać elektroniczną odbycia przez pracownika instruktażu ogólnego i stanowiskowego w karcie szkolenia wstępnego – na przykład wiadomość e-mail.
2. Kierownik komórki organizacyjnej będzie mógł w formie elektronicznej potwierdzać przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego (w karcie szkolenia wstępnego) oraz dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku.
3. Potwierdzenia papierowe nadal będą dokonywane na piśmie w karcie szkolenia wstępnego.
4. W przypadku zastosowania formy elektronicznej pracodawca sporządza odpowiednią adnotację w karcie szkolenia wstępnego w miejscu przeznaczonym na podpis pracownika lub kierownika komórki organizacyjnej oraz dołącza dokument lub dokumenty w postaci elektronicznej zawierające odpowiednie potwierdzenie lub ich odwzorowanie.

Taka kompletna dokumentacja – karta szkolenia wraz z dołączonymi dokumentami – musi być przechowywana w aktach osobowych pracownika.

Nowa możliwość potwierdzania odbycia szkolenia wstępnego, przeprowadzenia instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenia pracownika do pracy w formie elektronicznej – zarówno przez pracownika, jak i kierownika komórki organizacyjnej – według resortu pracy przyczyni się do:

• sprawniejszego i bardziej efektywnego procesu wdrażania oraz szkolenia nowych pracowników,
• lepszego dostosowania przepisów do obecnych warunków rynku pracy oraz postępu technologicznego i cyfryzacji,
• oszczędności czasu i usprawnień organizacyjnych po stronie pracodawców i pracowników.

Warto zaznaczyć, że dopuszczenie potwierdzenia w postaci elektronicznej nie oznacza rozszerzenia możliwości prowadzenia szkoleń wstępnych w formie zdalnej. Zmiana dotyczy wyłącznie sposobu potwierdzania szkolenia, a nie sposobu jego realizacji!

Zmiany zaczną obowiązywać po upływie 14 dni od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.