Najnowsze zmiany w KP i uzfśs

Szanowni Państwo,

w końcu doczekaliśmy się długo zapowiadanej i jeszcze dłużej procedowanej zmiany przepisów wielu ustaw, w związku z koniecznością dostosowania ich do RODO. Ustawa zmieniająca ok. 160 ustaw została przyjęta przez Sejm w dniu 21 lutego br. i po podpisaniu jej przez Prezydenta 3 kwietnia br., oczekuje już tylko na ogłoszenie – 14 dni później wejdzie w życie. W zakresie HR ustawa ta zmienia m.in. kodeks pracy oraz ustawę o zfśs.

NAJNOWSZE ZMIANY W KODEKSIE PRACY

Najważniejsze zmiany nakładają na pracodawcę nowe obowiązki, ale i przyznają mu nowe uprawnienia w zakresie przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy oraz pracowników. Nowe regulacje przewidują m.in.:

1)         nowy katalog danych odbieranych od kandydatów do pracy, który teraz będzie obejmował w szczególności dane kontaktowe wskazane przez taką osobę (w miejsce dotychczasowego adresu zamieszkania), a także wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia, przy czym te kwestie mogą interesować pracodawcę wyłącznie w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. „Wypadły” z tego katalogu za to imiona rodziców;

2)         nowy katalog danych odbieranych od pracownika (tj. dodatkowo poza danymi zebranymi na etapie rekrutacji), który będzie obejmował m.in. adres zamieszkania, PESEL, ewentualnie dane innych członków rodziny, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także – już od 1 stycznia br. – numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;

3)         możliwość przetwarzania innych jeszcze danych osobowych na podstawie zgody kandydata / pracownika (tj. innych danych niż ujęte w ww. katalogach czy danych wynikających wprost z innych przepisów w sytuacji). Zgoda taka została obwarowana ograniczeniami:

–          zgoda nie może dotyczyć danych dotyczących skazań i naruszeń prawa (zatem nadal nie będzie można żądać od kandydatów do pracy zaświadczenia o niekaralności, gdy nie wynika to z przepisów szczególnych obowiązujących danego pracodawcę),

–          przepisy zapewniają „dobrowolność zgody” poprzez wskazanie, że jej nieudzielenie lub jej wycofanie nie może rodzić dla kandydata / pracownika jakichkolwiek negatywnych konsekwencji,

–          zgoda na przetwarzanie danych wskazanych w art. 9 ust. 1 RODO, tj. szczególnych kategorii danych (dawniej: dane wrażliwe; obejmujące m.in. dane o stanie zdrowia, przynależności związkowej, orientacji seksualnej itd.) może być wyłącznie wynikiem wniosku kandydata / pracownika (tj. jej udzielenie nie może następować z inicjatywy pracodawcy), przy czym przetwarzanie danych biometrycznych będzie dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony;

4)         konieczność udzielenia pisemnego upoważnienia osobom przetwarzającym ww. szczególne kategorie danych osobowych;

5)         zmianę (stosunkowo nowych) przepisów dotyczących monitoringu wizyjnego – zgodnie z nowymi zasadami:

–          monitoring bezwzględnie nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Jeśli w Państwa zakładach monitoring obejmuje takie pomieszczenia, należy zaprzestać jego stosowania w ciągu 14 dni od dnia wejścia w życie omawianej ustawy, o czym należy niezwłocznie poinformować zakładową organizację związkową,

–          zaś w przypadku monitoringu pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni utrzymany jest zakaz jego stosowania, chyba że jego stosowanie jest niezbędne do realizacji celu monitoringu i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób (czyli „po staremu”).

Jednak „po nowemu” monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Jeśli w dniu wejścia w życie omawianej ustawy stosujecie Państwo monitoring pomieszczeń sanitarnych konieczne będzie zatem uzyskanie zgody na dalsze stosowanie monitoringu zakładowej organizacji związkowej, a w razie jej braku – przedstawicieli pracowników. Będziecie Państwo na to mieli 30 dni od dnia wejścia w życie ww. ustawy. Przewidziano przy tym, iż w terminie 3 dni od dnia odmowy udzielenia zgody albo od dnia upływu 30-dniowego terminu na jej udzielenie, pracodawca zaprzestaje stosowania monitoringu takich pomieszczeń, o czym niezwłocznie informuje zakładową organizację związkową albo przedstawicieli pracowników;

6)         podstawę prawną do żądania od pracownika nie tylko orzeczenia lekarskiego, ale także skierowania na odnośne badania w sytuacji, gdy pracodawca chciałby skorzystać z możliwości niekierowania pracownika na badania wstępne zgodnie z art. 229 kp (tj. gdy pracownik „przychodzi” z aktualnym orzeczeniem). Nowe przepisy przewidują także obowiązek przechowywania ww. orzeczenia oraz skierowania;

NAJNOWSZE ZMIANY W USTAWIE O ZFŚS

7)         obowiązek udzielenia pisemnych upoważnień osobom, które w ramach obsługiwania zfśs będą przetwarzały dane osobowe, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (tzw. szczególne kategorie danych);

8)         możliwość przetwarzania danych osobowych w ramach zfśs wyłącznie przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z zfśs oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Zwracamy przy tym uwagę, że w tej regulacji chodzi nie tylko o ewentualne roszczenia pracowników, ale należy również wziąć pod uwagę okres, jaki ZUS czy organa podatkowe mogłyby objąć ewentualną kontrolą;

9)         obowiązek polegający na (co najmniej) corocznym dokonywaniu przeglądu danych osobowychprzetwarzanych w ramach zfśs, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania, a także usuwaniu danych uznanych za zbędne;

10)     część nowej regulacji dotyczącej zfśs i wynikające z niej zasady winny znaleźć odzwierciedlenie w regulaminie zfśs.

Oczywiście, w razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości pozostajemy do Państwa dyspozycji i zapraszamy do kontaktu.